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Reunión Grupo Primario del 22 de noviembre de 2016


 Asistentes

Gloria Patricia Ospina            Jefe Biblioteca

María Isabel Duarte               Coordinadora Sala de Patrimonio Documental

Walter Blandón                      Coordinador Gestión Tecnológica

Lina María Tejada                  Coordinadora Gestión Recursos de Información

Ana María Vélez                    Coordinadora Gestión Servicios al Público

Claudia Vélez Pereira Asistente de Servicios al Público


​Ausente:                                            Juan Carlos Restrepo  Comunicador

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Plan de acción 2017

 

 

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Se realizó la revisión final del plan operativo 2017 para poder proceder a enviárselo al Dr. Félix Londoño para su revisión.

 

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Plan de acción 2016
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Se realizó la revisión del Plan operativo 2016 para verificar su cumplimiento.

 

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Generalidades
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Patricia Ospina informó:

 

  • La nevera de la cocineta del piso 5 fue aprobada en el presupuesto. Se procederá a gestionar la compra en 2017.
  • Se reunió con la diseñadora de planta física para hablar sobre las reformas de los mostradores de atención: Devolución, Referencia, circulación y préstamo, hemeroteca. El puesto de la Sala de Audiovisuales no se modificará en el 2017 porque el cambio se llevara a cabo en 2018 cuando se reforme toda la sala. También se diseñarán los puestos de consulta del catálogo para personas de baja talla. Walter Blandón debe enviar las especificaciones de las pantallas a la diseñadora.
  • Para que la diseñadora conozca las recomendaciones de Salud Ocupacional, Patricia le enviará el informe de la evaluación de riesgos osteomusculares enviado por el Dr. Alberto Pérez Moreno. 
  • En 2017 se instalaran los pasamanos de las escalas de los mezzanines.
  • Ya están listos los diseños de las reformas a las barras laterales. Sólo falta la aprobación de Ricardo Tamayo, Jefe del Departamento de Planta física.
  • Ana María Vélez debe definir dónde se instalará el buzón para la devolución de documentos y buscar un nuevo buzón que se ajuste al presupuesto asignado.
  • Patricia también solicitó hacer reparaciones en los pisos de los túneles y el arreglo de los tapetes levantados.
  • En conversación con la supervisora de aseo, Sandra Milena Osorio, acordó que se debe hacer una brigada de limpieza de todo el edificio antes de iniciar la prestación del servicio el 16 de enero. Esta brigada debe incluir: lavado de sillas de la Sala de Audiovisuales, limpieza de tapetes y divisiones de paño, limpieza de oficinas y puestos de atención, lavado de vidrios por la cara interna del edificio. Lavada de escalas, baños, limpieza de lámparas, pasamanos, barras laterales, mobiliario y estantería, limpieza de muros y salas de  estudio.
  • Varias personas de la Biblioteca deben ingresar a laborar una semana antes en enero, estas son: Claudia Vélez, Damary Gómez, Juan Carlos Restrepo, Walter Blandón, Héctor Abad, Luz Dary Galeano. Así mismo, Claudia Vélez y Juan Carlos disfrutarán sus vacaciones a partir del 12 de diciembre.
  • Las recomendaciones del informe de Salud ocupacional sobre las medidas de corrección de los puestos de trabajo y los procedimientos deben ser atendidas lo más pronto posible. Se debe gestionar la compra y  la reparación de sillas, la compra de los implementos de escritorio como almohadillas, atriles, mouse tipo lápiz y reposapiés, los cambios en mostradores y puestos de atención, los cambios de las ruedas de los carritos. Cada coordinador se encargará de hacer los trámites correspondientes. 

    El miércoles 7 de diciembre a las 3:00 p.m. se realizará la presentación del informe de fin de año a todo el personal. Ana María Vélez debe gestionar la reserva de la sala UNCTAD y el refrigerio. Juan Carlos Restrepo debe enviar el comunicado informando el cierre.

     

 

Lina Tejada informó:

 

  • El inventario se inició el lunes 21 de noviembre. Algunos grupos van adelantados, por lo tanto se han iniciado otras colecciones.
  • Patricia Ospina se reunió con Catalina Velásquez de Negocios institucionales para discutir las dificultades que se presentan con el procedimiento de compra de materiales. A partir de la fecha, y para garantizar una oportuna atención por parte de la librería, se designó a Deisy Natalia Hernández Gómez, quien labora en la bodega, para que atienda directamente los pedidos de la Biblioteca.
  • Se deben hacer dos modificaciones a la funcionalidad de adquisiciones en SINBAD, la primera es crear un rol para que el usuario registre observaciones en las solicitudes de material y la segunda es crear una bodega en SIO para que puedan hacer consultas sobre las solicitudes y su estado. Walter Blandón debe implementar ambos cambios en el software. Así mismo, se decidió que Leonardo enviará a la librería un resumen de material solicitado semanalmente.

    También se cambiará la meta de entrega de material que actualmente se tiene en 45 días a 60 días y se implementará el pago con tarjeta de crédito a las editoriales que no aceptan pago de 45 días como es el caso de Panamericana.
  • A partir de 2017, las ferias del libro organizadas por la librería involucrarán también a la Biblioteca y al Fondo editorial.

 

Claudia Vélez informó:

 

  • Ya se recibió la capacitación sobre el software Vantage Point. Esta consistía en una demostración del funcionamiento del software pero fue un curso muy básico que no permitió profundizar en la forma de utilización. Por tal razón, se decidió conseguir un profesor local que pueda dar una formación más completa. Se sugirió hablar con el profesor José Fernando Martínez. Patricia Ospina lo contactará.
  • El curso sobre Vantage Point que se ofrecerá en la Biblioteca en 2017 será bimodal: virtual y presencial.
  • Ya se inició el proceso de selección de la persona de logística. Se han recibido varias hojas de vida pero se van a entrevistar tres personas inicialmente.
  • Para responder la solicitud de un curso en Competencia informacionales para los profesores del colegio Alemán, se elaboró una propuesta que incluye los módulos 2 y 4 del curso virtual. Claudia les enviará comunicación en el transcurso de la semana.

 

 

Walter Blandón informó:

 

  • Para evitar malestar en los usuarios, se sugiere suspender el proceso de multas durante todo el período de vacaciones de fin de año. Se aprobó la propuesta.

 


22 de noviembre de 2016

 
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Universidad EAFIT 
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