El Centro de Administración Documental nos acompaña en las buenas prácticas para la gestión de la información Institucional
Cada mes el CAD estará compartiendo algunos consejos y recomendaciones sobre la gestión documental que realizamos en la U.
• Las cartas son la comunicación oficial con la que la Universidad se presenta ante la sociedad y los entes externos, y de ahí la importancia de llevar sus registros y archivos de la forma correcta y oportuna.
• Es por eso que, en esta nota, el Centro de Administración Documental nos comparte algunos
tips para tener en cuenta al momento de radicar este tipo de documentos, un proceso que se debe hacer en cumplimiento a la normativa nacional.
Cuando se trata de presentarnos ante la sociedad como eafitenses, quizás la herramienta más común que tenemos a la mano es el carné que nos identifica como estudiantes, profesores o colaboradores. Es el documento con el que, de manera oficial, nos reconocen a todos como integrantes de esta comunidad de saberes y conocimientos.
Y así como lo hacemos nosotros, la Universidad también cuenta con su propia manera de presentarse ante otras entidades. Se trata de las cartas institucionales, esas comunicaciones oficiales producidas en el desarrollo de las diferentes dinámicas de la Universidad y que son, a su vez, el respaldo legal ante los diferentes organismos y entes de control.
Todas las dependencias académicas y administrativas producen y reciben diferentes cartas en el desarrollo de sus procesos cotidianos. Y, para garantizar su conservación y posterior respuesta ante cualquier solicitud, el Centro de Administración Documental de la Universidad se encarga de conservarlas.
Y para completar este proceso de la manera adecuada, y de acuerdo con lo establecido por el Acuerdo 060 de 2001, emitido por el Archivo General de la Nación, el CAD nos comparte las siguientes recomendaciones para tener en cuenta a la hora de archivar y radicar las comunicaciones oficiales.
- Es importante que todas estas cartas se elaboren con el número de radicado, es decir el consecutivo. Este lo asigna el Centro de Administración Documental, unidad que tiene la responsabilidad de controlar su generación y custodia.
- Si no existe este radicado no será posible ubicar ni presentar la comunicación como prueba o validez frente a un asunto legal que así lo requiera, de esta manera se estaría incumpliendo con los requerimientos estipulados por la norma.
- Si la comunicación no tiene el radicado, el CAD la devolverá a la dependencia para el proceso anterior.
- Toda comunicación debe estar firmada (de manera manuscrita o electrónica), por el responsable en cada departamento, de lo contrario no tendría validez.
- El Centro de Administración Documental facilita el formato actual para la elaboración de cartas con las características que deben contener este tipo de documentos.
- Para solicitar este consecutivo, las dependencias pueden comunicarse, a través de Teams, con Bibiana Mejía. Una vez se elabore la carta se debe enviar al CAD, sus respectivos anexos y respaldos electrónicos, para procesarla en el sistema Docuware.
- Es responsabilidad de las dependencias enviar las comunicaciones con la calidad requerida y cumplimiento con los requisitos anteriormente mencionados.
- “Realizar la entrega oportuna de esta documentación es un ejercicio de transparencia y legalidad con la Universidad. Por eso nuestra invitación es a que a realicemos este proceso de manera juiciosa y a que las dependencias que aún no lo han hecho se pongan al día, pues esto revertirá en beneficios institucionales”, puntualiza Zulma Alejandra Arias Ríos, coordinadora del Centro de Administración Documental.