Así avanza la materialización de este sueño institucional: un nuevo portal web para EAFIT
En la intranet continuaremos compartiiendo los avances, logros y evolución de este proyecto
• Será un portal más claro, fácil de navegar, con las personas en el centro y en el que los usuarios encontrarán la información que necesitan más rápido y fácil. Esas son algunas de las muchas ventajas que tendrá el nuevo portal web de EAFIT, cuyo proceso de renovación sigue avanzando de la mano de los eafitenses.
• Y es que para materializar este sueño ha sido fundamental el apoyo, el compromiso y la participación de colaboradores, profes, decanos y directivos a la hora de construir una visión del sitio que nos soñamos. El primer proyecto de esta transformación está a punto de culminar y acá podremos conocer más sobre sus avances.
Para los aspirantes, posiblemente es uno de los primeros lugares al que acuden para buscar información sobre determinando programa académico; para los que ya son estudiantes o para los profesores es un paso obligado para encontrar información sobre bienestar, cultura o, en general, sobre el quehacer cotidianos en la U; para los colaboradores es, sin duda, una herramienta de trabajo; y, para los graduados, un punto de conexión que los mantiene informados y al tanto de todo lo que sucede o les ofrece la Institución.
El portal web de la Universidad es un aliado imprescindible en el quehacer de todos los eafitenses y, por ese motivo, uno de los principales sueños que la U tiene para los próximos meses, es su renovación completa, un proyecto en el que ha sido fundamental el compromiso y participación de profesores, colaboradores, decanos y directivos.
Fue justamente de su mano, y a través de múltiples talleres y encuentros, que se construyó una visión colectiva que, hoy, avanza hacia un portal más claro, fácil de navegar, que pone a las personas en el centro y en el que los usuarios podrán encontrar la información que necesitan más rápido y fácil, entre otras ventajas.
“Cuando hablamos del portal web no solo hablamos del sitio www.eafit.edu.co, sino también del ecosistema que está asociado a este. Y, desde hacía varios años teníamos identificada la necesidad de renovar este sistema para que respondiera mejor a las necesidades de los grupos de interés de EAFIT”, explica Manuel Gómez Rueda, coordinador del área de Comunicación Digital de la Universidad y líder funcional y de contenidos de este macroproyecto.
Se trata, en palabras de este eafitense, de una renovación que abarcará varios niveles, como la herramienta tecnológica, la experiencia de usuario, la forma en la que se aplica la marca en los canales digitales, y de la narrativa, sin olvidar la coherencia con el proceso de transformación que ha vivido la Universidad en los últimos años.
El primero de los proyectos que conforman este macroproyecto de renovación es el del diseño de la nueva experiencia que tendrán los usuarios en la web y ya está a punto de terminar, gracias a la participación y el compromiso de eafitenses de diferentes dependencias que aportaron sus visiones, opiniones y propuestas.
“Convocamos a colaboradores, profesores, decanos y directivos para definir una estructura de contenidos, las interacciones que van a tener nuestras páginas y las herramientas que estarán disponibles. También hicimos talleres para conocer más sobre las personas que visitan el sitio y, a partir de esa información, y con la ayuda de un proveedor externo, realizamos el diseño de una nueva experiencia”, agrega Manuel.
Esta primera propuesta de arquitectura del sitio fue compartida, nuevamente, con los participantes de los talleres y, de manera posterior, se les mostró la representación de los diferentes elementos y cómo estarán dispuestos en la página. También inició la validación de prototipos para ver, gráficamente, como será la experiencia del nuevo portal de la U.
“Nos parece importante expresar nuestra gratitud a las personas que han estado involucradas en este proceso. Que han participado en múltiples talleres, reuniones, verificaciones y conversaciones que han implicado compromiso, trabajo, tiempo y esfuerzo. Y, por supuesto, esperamos seguir contando con ese compromiso durante las fases de implementación y migración”, puntualiza el líder de contenidos.
¿Y a qué se debe esta renovación?
Como lo explica Valeria Mejía Echeverría, directora de Narrativas y Cultura, en EAFIT las personas son el centro de todos los procesos. Por eso, al momento de generar conversaciones con estos hay que procurar que los canales sean los más idóneos.
Si a eso se le suma que uno de esos canales -El portal- estaba generando limitaciones en esas conversaciones, o al momento de reconocer las demandas y búsquedas de los diferentes grupos de interés, entonces su renovación era el paso más natural a seguir.
“Si en EAFIT decimos que vivimos el aprendizaje activo y relevante, eso se tiene que ver en la web también; si hablamos de campus vivo y activo, también tenemos que trasladar eso al lugar digital en el que están nuestros servicios, ofertas y mensajes. Por eso sabíamos que teníamos que renovar el portal”, explica la directiva.
El propósito es que, una vez esté al aire, propicie conversaciones más fluidas, coherentes con la lógica de las personas que visitan el sitio, que plantea escenarios de fácil navegación, y que permite encontrar y entregar información con claridad, organizada y relevante de cara a los diferentes grupos de interés.
Algunas novedades de la nueva herramienta tecnológica
En el mundo de los portales web la gestión de contenidos se realizaba a través de CMS (Content Managment Systems, por sus siglas en inglés). Una de las novedades del nuevo sitio de EAFIT es que este evolucionará hacia el modelo DXP (Digital experience plataform).
Se trata de una plataforma que funciona en la nube, en lugar de alojar el portal en los servidores de la Universidad, lo que le permitirá estar al aire de forma más estable y permanente.
Así mismo, será más amigable para quienes administren sus contenidos, pues estas personas contarán con una consola de administración que les permitirá mover los elementos de forma rápida, intuitiva, modular y visual. Todo esto acompañado de una nueva propuesta de gobierno para este portal, que está en construcción en este momento.
Aunque el equipo de personas que lidera este macroproyecto está conformado por cinco personas, ha sido vital la participación de otras que actúan como enlaces con las dependencias. Otros aliados estratégicos son los que integran el equipo técnico de la empresa proveedora: Julius 2 Grow.
¿Qué sigue para el proyecto de renovación del portal web?
Mientras culminaba esta primera fase de diseño, también iniciaron otros dos proyectos. Uno de estos es el de la implementación y migración, que se realizará cuando estén listos los prototipos. El segundo está enfocado en la creación de una plataforma de E-commerce que integre todas las iniciativas de venta de productos y servicios en una misma tienda online.
En 2025, por otra parte, los esfuerzos estarán enfocados en la transformación de la Intranet, de manera que no solo se alinee con la transformación del portal, sino que también se convierta en una herramienta digital que apoye el quehacer diario de profesores y colaboradores.
“Y es que al ser este un activo digital vivo, siempre estaremos mejorándolo, fortaleciéndolo, y agregando nuevas funcionalidades. Nuestra responsabilidad, como eafitenses, es que siempre sumemos esfuerzos para que este siga evolucionando”, concluye Manuel Gómez.