Esta herramienta nos invita a ser más autónomos en el manejo y gestión de la información institucional
El Centro de Administración Documental está dispuesto a atender todas las dudas a través del correo
gestiondocumental@eafit.edu.co.
• Se trata del Sistema de Gestión de la Información Institucional de la Universidad, plataforma liderada por el Centro de Administración que se actualizó, de manera reciente, para fortalecer las buenas prácticas en el manejo de la información que generamos.
• Entre las novedades está la unificación de todos los procesos a través del aplicativo Gestión Documental, y la posibilidad de realizar cartas y memorandos directamente en el sistema. Es importante tener en cuenta que, por temas de seguridad, en cada dependencia hay personas encargadas que tienen los permisos para ingresar a la herramienta.
Comunicados, cartas, actas, historias laborales y académicas, movimientos contables, contratos, facturas y circulares, solo por mencionar algunos ejemplos, hacen parte de nuestro día a día como profesores o colaboradores de la Universidad. Es más, es posible que, en muchas ocasiones, hayamos sido nosotros mismos los que hayamos tenido que realizar estos documentos, gestionarlos, firmarlos o enviarlos de una unidad a otra.
Y es que la generación de documentos es parte esencial de la vida académica y administrativa de EAFIT, a través de ellos también narramos una historia de 63 años de trayectoria y compromiso con la educación y la transformación de sociedad. Pero, después de más de seis décadas de vida institucional, ¿dónde está toda esta información?, ¿cómo se nutre este repositorio con los nuevos documentos que se generan cada día? y, aún más importante, ¿cómo participamos los eafitenses a la hora de consultarlo o ayudar a nutrirlo?
Sí, son miles y miles de documentos, y todos ellos están almacenados en Docuware, el Sistema de Gestión de la Información Institucional de la Universidad. Se trata de una plataforma con la que cuenta la Universidad, desde hace varios años, para facilitar la administración de este acervo y que, en los últimos tres meses, tuvo un proceso de actualización para ofrecer nuevas mejoras y facilidades a la comunidad eafitense.
¿Cómo explorar el Sistema de Gestión de la Información Institucional?
Una de las novedades, explica Zulma Arias Ríos, coordinadora del Centro de Administración Documental (CAD), es la unificación de todos los procesos en una misma aplicación, a la que se puede ingresar a través de este enlace, o buscando la opción Gestión Documental en aplicaciones institucionales que están disponibles en el Portal Web Institucional. Una vez allí las personas podrán encontrar los cuatro grandes procesos de esta unidad: repositorio documental, consulta documental, correspondencia y reportes.
“El repositorio documental es el inventario con todo lo que generan las dependencias año tras año, como circulares, facturas, actas, cartas, pénsums, o planos, entre muchos otros. Allí están tanto los documentos electrónicos como los físicos que se han ido digitalizado. Algunas dependencias son autónomas en cargar estos documentos y, en otros casos, nos encargamos de acompañar a algunas unidades para que podamos valorar qué tipo de información producen y cómo irla subiendo para alimentar el archivo de la U”, complementa Zulma.
La opción de consulta documental es solo para usuarios autorizados. Las dependencias cuentan con sus respectivas carpetas archivadoras y, dependiendo de los permisos con los que cuenta un usuario, podrá acceder a diferentes documentos. Por ejemplo, en el caso de las historias laborales solo pueden hacerlo el Departamento de Desarrollo de Empleados y la Secretaría General, y así con otro tipo de información, siempre garantizando la seguridad y la reserva de este material.
En la sección de correspondencia hay otra novedad. Ahora los eafitenses que sean autorizados por cada dependencia para la gestión y administración documental podrán realizar sus propias cartas y memorandos. El aplicativo les va a asignar el número de consecutivo, el membrete y la firma del líder. “Antes las personas nos llamaban a pedirnos el número de consecutivos, pero eso ya no va a ser necesario. La idea es que las unidades sean más autónomas en su gestión”, expresa la coordinadora del CAD.
El último de los módulos, el de reportes, está destinado a la gestión interna del Centro de Administración Documental y a la generación de reportes específicos que soliciten las dependencias académicas y administrativas.
“Conservar, administrar y preservar esta información es algo que se debe hacer por ley, pero más allá de lo normativo, la invitación que queremos hacerles a todos los eafitenses es a que se apropien de este Sistema de Gestión de la Información, que lo conozcan, lo exploren y sepan de todas las facilidades que les ofrece. Como Centro de Administración Documental siempre estaremos atentos a ayudarlos con las dudas que puedan tener”, concluye Zulma.
Algunos tips útiles para tener en cuenta
Aunque los eafitenses producimos algún tipo de información importante para el devenir de la Universidad vale la pena recordar que no todas las personas tienen acceso al Sistema de Gestión de la Información Institucional para poder garantizar la seguridad de los documentos que están alojados allí.
Sin embargo, para poder encaminar mejor los esfuerzos, a través de las personas delegadas en cada unidad para esta gestión, es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones.
- Verificar si el jefe o líder encargado de las firmas de cartas, memorandos y otros documentos cuenta con su firma digitalizada. En caso de no tenerla hay que solicitarla al Centro de Administración Documental. Una carta sin firma no tiene validez.
- Ubicar e identificar a las personas que, en cada unidad o dependencia, tienen los permisos para ingresar al Sistema. Generalmente son analistas y auxiliares administrativos.
- No nos dejemos coger de la tarde con la entrega de la información al CAD. Para evitar esto hay que recordar el cronograma de transferencias documentales. Cada dependencia cuenta con uno.
- A la hora de cargar información al aplicativo es importante digitalizar los archivos físicos en buena calidad y procurando que sean legibles.
- En el mismo lugar donde están alojados todos los procesos del CAD, las personas encontrarán una serie de videos instructivos que los guiarán en los diferentes procesos. Estos se pueden consultar aquí .
- Aunque lo ideal es que toda la información física sea digitalizada, las dependencias pueden asesorarse con el CAD para valorar sus documentos y priorizar aquello que se debe cambiar a formato electrónico con mayor rapidez.
- La solicitud de permisos y asesorías se puede hacer al correo gestiondocumental@eafit.edu.co.