​Procesos y procedimientos​​

En marzo comienza la actualización de las tablas de retención documental de todas las dependencias

• La generación de diferentes tipos de documentos es parte esencial de la vida académica y administrativa en EAFIT. Y cada uno de estos requiere de un manejo diferente, de acuerdo con las tablas de retención documental que tiene la U para cada dependencia.

• Con los recientes cambios en la estructura organizacional de la Universidad es necesario actualizar algunos de estos instrumentos y, por ese motivo, en el mes de marzo el Centro de Administración Documental liderará un proyecto para acompañar a todas las unidades y áreas de la Institución. Aquí te contamos en qué consistirá.

Comunicados, actas, historias laborales y académicas, movimientos contables, contratos, facturas y circulares, solo por mencionar algunos ejemplos, hacen parte de nuestro día a día como profesores o colaboradores de la Universidad. Es más, es posible que, en muchas ocasiones, hayamos sido nosotros mismos los que hayamos tenido que realizar estos documentos, gestionarlos, firmarlos o llevarlos de una unidad a otra.

Llevar un registro de todo este material es una labor titánica. Y, por ese motivo, existen las tablas de retención documentales, guías facilitadas por el Centro de Administración Documental de la Universidad, para apoyar y permitir el manejo de la producción documental que generan todas las dependencias de la Institución.

Se trata de un listado que, además de presentar las diferentes t​ipologías de documentos, también les permite a las áreas académicas, administrativas e investigativas determinar cuánto tiempo se debe guardar un documento; cuándo debe permanecer en el archivo de gestión de la unidad, o cuándo pasa al archivo central; qué se debe conservar o eliminar; cuáles se digitalizan o permanecen en formato físico; y cuál es el repositorio en el que deben quedar, entre otras normativas.

Este es un ejemplo de una de las tablas de gestión documental

En 2022 la Universidad afinó su proceso de transformación y, como resultado, hubo algunos cambios en su estructura organizacional, lo que sin duda derivó en la generación de nuevos documentos e información, así como de otros procesos y procedimientos que, de una u otra manera, tuvieron impacto en las tablas de retención documental de las diferentes áreas.

Por ese motivo, desde este año el Centro de Administración Documental liderará el proyecto de actualización de tablas de retención documental, no solo en cumplimiento de la ley, sino también para seguir garantizando la transparencia y la integridad en todas sus actividades.

¿Y cómo se realizará?

El proceso iniciará en la primera semana de marzo, y se realizará mediante entrevistas personalizadas y virtuales, en cada dependencia, para identificar la nueva producción documental y, de esa manera, poder realizar la conservación o eliminación necesaria.

Los espacios se solicitarán a los líderes a través del correo institucional. Una vez se reciba el mensaje, cada dependencia delegará a la persona que estará a cargo de la gestión y manejo de la información, y quien será la persona que asista a las entrevistas.

Durante cada espacio, el profesional encargado estará revisando con la persona designada la información que están produciendo, cómo se está conservando o gestionando, y cuál es el manejo que se le debe dar. Esto permitirá actualizar, no solo las tablas de cada unidad, sino también las políticas, normas y procedimientos en seguridad de la información.