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16/09/2022

​Perfil​​

La Secretaria General, una unidad aliada para garantizar la transparencia en la U y el bu​​en funcionamiento de todos sus procesos

secretaria-general.jpgEn la imagen Zulma Arias, coordinadora del Centro de Administración Documental; María Claudia Gómez, secretaria general encargada y jefa del Área Jurídica; y Natalia Vásquez, jefa del Área de Gobierno Corporativo.

• En EAFIT, la Rectoría, cada escuela, vicerrectoría o dependencia académica y administrativa cuenta con el apoyo jurídico de la ​Secretaría General, una unidad transversal a todos los procesos de la Universidad, y que tiene una nueva estructura interna para brindar un mejor acompañamiento.

• Una de las novedades es que a las áreas Jurídica y de Gobierno Corporativo se sumó este año el Centro de Administración Documental. Conversamos con el grupo primario de esta unidad y algunas de las abogadas que lo integran para conocer más sobre la nueva configuración y su reto de seguir velando por el buen gobierno corporativo y la transparencia.

Con más de 60 patentes, EAFIT es una de las instituciones del país que más se destaca en este terreno. Cada una de estas invenciones, desde el comienzo del proceso hasta el momento de ser registrada ante la Superintendencia de Industria y Comercio requiere del conocimiento y la experiencia de aquellos profesionales que las lideraron, pero también de un saber específico, uno que está más relacionado con el manejo de la propiedad intelectual, las normas y reglamentaciones, y el cumplimiento de la ley.

Y así sucede con muchas otras actividades e iniciativas de la U, como la revisión de los contratos para proyectos con los sectores público o privado; la asesoría con la normativa de los asuntos laborales o de seguridad y salud en el trabajo; los temas disciplinarios; la creación de políticas para orientar el quehacer de las unidades; el levantamiento de las actas y el acompañamiento al equipo directivo de la Institución, entre otros ejemplos que evidencian la importancia que tiene contar con una visión desde el campo jurídico y legal.

Es ahí donde siempre ha sido fundamental el liderazgo y el apoyo de la Secretaría General de la Universidad, que con su equipo de abogadas brinda a todas las dependencias académicas y administrativas un acompañamiento integral en todo lo que tiene que ver con el gobierno corporativo y los aspectos contractuales y procesales. 

María Claudia Gómez Cabana asumió hace poco el cargo de secretaria general encargada de la Universidad, y entre sus responsabilidades está la de liderar una dependencia que, desde 2016, ya venía repensándose para ajustarse de manera transversal a las dinámicas cambiantes de la educación superior, pero que este año terminó de consolidarse con una estructura interna que busca responder y alinearse con la transformación eafitense.

“Antes estaba el cargo de Secretaria General y todos los abogados dependíamos de ella. Ahora, la transformación que estamos viviendo, las nuevas dinámicas de la Universidad y el crecimiento de nuevas unidades, centros y negocios, ha hecho que tengamos mayores demandas jurídicas. Por eso, para suplir esa labor, nos hemos fortalecido en lo interno”, explica María Claudia.

¿Cómo? En su día a día la directiva estará apoyada por dos jefaturas que ya venían operando desde 2021: las de Gobierno Corporativo y la Jurídica; y una que es una novedad desde hace poco más de cinco meses: la integración a este equipo del Centro de Administración Documental, dependencia que ahora hace parte de la Secretaría General.

Son cerca de 20 personas, entre abogados, mensajeros, administradores, profesionales en archivística y gestión documental, y personal administrativo, quienes integran el equipo humano de esta unidad que depende directamente de Rectoría y que, según su líder, “se ha trazado el objetivo de convertirse en aliada y facilitadora de todas las ideas y nuevos rumbos que se trace la Universidad”.

​El equipo humano de la Secretaría General acompaña a la Universidad en todos sus comités estratégicos, operativos y tácticos, entre los que se destacan el Rectoral y los de Contratación, Comisión de Casos, Disciplinario, el de Becas, de Seguros y de Riesgos, los de Gestión Administrativa y Documental, y el de EAFIT a tu Alcance, entre otros. Además, acompaña a los Consejos Superior, Directivo y Académico​​.

“Acompañamos a nuestro Gobierno Corporativo”

EAFIT es una Universidad en constante evolución y movimiento, pero los dos últimos años, con los retos planteados por la situación derivada de la pandemia y la transformación eafitense, implicó que algunos de esos cambios también impactaran su gobierno corporativo.​

Y en esta gestión ha sido una fortuna contar, en todo momento, con el acompañamiento de la abogada Natalia Vásquez González, jefa del Área de Gobierno Corporativo de la Secretaría General.

En este rol, que se oficializó este año, pero que ya había entrado en vigencia desde abril de 2021, la eafitense brinda todo su conocimiento y experiencia garantizar la legalidad y la transparencia en todos los procesos. También acompaña las sesiones de los consejos Superior, Directivo y Académico, realiza los órdenes del día y verifica su cumplimiento, y elabora las actas para su posterior aprobación.

Por eso no es raro que sean pocos los días en los que no tiene, aunque sea una reunión, especialmente ahora que sus principales retos estarán enfocados en el ejercicio de comunicación de los cambios en los Estatutos, así como en la continuidad de la segunda parte de este proceso. “Nos sentimos muy orgullosas de acompañar a la Universidad en este rol, pues me permite ver ese balance que hay en nuestro gobierno entre la tradición y el legado de los fundadores, con prácticas más actuales y en sintonía con la realidad”.​

“Somos los que leemos con lupa la letra pequeña”

“La del día a día”, “las que leen y verifican toda la letra pequeña”, “las que acompañan a todas las unidades cuando más lo necesitan”, esas son algunas de las frases que María Claudia Gómez utiliza para describir a las integrantes del área jurídica cuyo liderazgo alterna con su cargo actual como Secretaria General encargada.

Y no se equivoca porque, junto a un grupo de siete abogadas, se encarga de dar soporte legal a todo lo que requieren las diferentes dependencias para materializar su quehacer y sus dinámicas, ya sea como contratitas o como contratantes.

La revisión de contratos, la gestión de la propiedad intelectual, el acompañamiento en temas de riesgos en pólizas, los consentimientos, la demandas y procesos judiciales, el análisis de las actuaciones que puedan constituir faltas disciplinarias, acompañamiento, o ser el enlace jurídico con la Dirección de Desarrollo Humano-Bienestar para los asuntos legales, son algunas de las responsabilidades de estas eafitenses. Cada escuela, vicerrectoría, centro de estudio e incidencia, o dependencia administrativa cuenta con, al menos, el acompañamiento de una de estas profesionales.

“Y es algo que hacemos con mucho cariño. En mi caso soy la asesora jurídica de los temas laborales, de seguridad y salud en el trabajo, y migratorios. Son temas que se volvieron mi pasión y especialidad, y aunque son de la Dirección de Desarrollo Humano-Bienestar, me he apropiado de ellos como si fueran nuestros, e incluso comparto mucho con las personas de esa unidad”, menciona la abogada Viviana González Correa.

“Siento que la llegada del Centro de Administración Documental es algo muy positivo, nos ayuda a integrar todo el proceso de gestión documental de una forma más ordenada y dando cumplimiento a la normatividad legal. Todo esto en aras de tener un control efectivo de esta documentación y de los requerimientos que le hacen a la Universidad”, María Paula Pérez Gómez, abogada de la Secretaría General.

A lo jurídico ahora se suma el conocimiento de la gestión documental

Una de las novedades en la nueva estructura de la Secretaría General es la llegada del Centro de Administración Documental, que antes hací​​​a parte de la Dirección Administrativa y Financiera. El cambio, que se dio entre los meses de abril y mayo de este 2022, fue muy bien recibido por todos los integrantes de la unidad, quienes señalan que ha sido una oportunidad para fortalecer y estrechar los vínculos entre las gestiones jurídica y documental.

“Si vamos al detalle, la gestión documental está asociada con lo jurídico porque lo que nosotros hacemos es el gobierno de la información, y nos basamos en la normativa archivística del país”, explica Zulma Arias Ríos, coordinadora del Centro de Administración Documental.

Y tampoco se trata de una relación nueva. La administrativa señala que desde hacía muchos años esta área y la Secretaría General ya trabajaban de la mano a la hora de guardar las actas de los Consejos y otros documentos fundamentales para el funcionamiento de la Universidad, una tarea que ahora se va a ver fortalecida por la cercanía.

“Esta unión también nos va a ayudar con los retos que tenemos dentro del Centro, especialmente ahora que estamos trabajando en la actualización del programa de gestión documental y el proyecto de administración de los documentos electrónicos. Saber que tenemos el apoyo de la parte jurídica es una gran oportunidad”, puntualiza Zulma.

Algunos de los retos


Fortalecida con estas tres unidades, y con el compromiso de seguir garantizando un acompañamiento integral, transversal, ágil, de calidad y con rigor jurídico, la Secretaría General se ha trazado varios retos de cara al futuro porque, como lo expresa María Claudia Gómez, “se nos viene mucho trabajo”.

Está, por un lado, continuar con la segunda parte de la Reforma de los Estatutos Generales e, igualmente, hacer una revisión de los comités estratégicos, operativos y tácticos que tiene la Universidad en la actualidad. “Debemos mirar cuáles son y cómo están funcionando”.

Y sin duda, como agrega la directiva, el reto más importante es lograr que todas las unidades perciban a la Secretaría General como una aliada, teniéndola en cuenta desde que se comiencen a gestar las ideas. “A veces nos perciben como una unidad que les pone pausa o hace más lentos sus procesos, pero lo que en realidad queremos es facilitar la materialización de sus proyectos, con una mirada panorámica de toda la situación, y verificando que todos los riesgos jurídicos estén cubiertos”, dice María Claudia.

Última modificación realizada el 20/09/2022 8:41 por Contratista Digital