​​Perfil​​

A la Dirección Administrativa y Financiera la moviliza su vocación de servicio​​

En la imagen el grupo primario de la Dirección Administrativa y Financiera.

• La Dirección Administrativa y Financiera es una unidad transversal, habilitadora y, sobre todo, de servicio. Con sus tres procesos: gestión financiera, gestión administrativa y unidades de negocio, se ha convertido en una dependencia fundamental para apoyar todas las dinámicas de la U.

• Son cerca de 900 eafitenses, entre administrativos y contratistas, los que respaldan esta labor. Y a este grupo se sumó, desde este año, el equipo humano de Idiomas EAFIT, para fortalecerse con las capacidades administrativas y financieras de la Dirección. Conversamos con algunos de sus integrantes para conocer más sobre la estructura, los cambios y los retos de esta dependencia.

Por esos días, en todas las dependencias académicas y administrativas de la U, muchas de las conversaciones están enfocadas en el tema de presupuesto. Los líderes de los equipos se reúnen con sus colaboradores para revisar los gastos del año y prever los del siguiente, se consideran las compras, se habla de los equipos o elementos para adquirir, y se piensan las inversiones y las cotizaciones para adjuntar. Y todo esto antes del 30 de septiembre, que es cuando se vence la fecha límite para este proceso.

La información que sale de estas revisiones internas, y que luego se carga en la plataforma Siprés, pasa a una revisión posterior por parte de un grupo de profesionales que se encarga de verificar que todo esté en orden y se ajuste a la sostenibilidad financiera de la Universidad. Este es solo uno de los procesos que, año tras año, lidera la Dirección Administrativa y Financiera de la Institución que, a partir de 2022, también cuenta con una nueva estructura interna para apoyar y dar soporte a los procesos misionales de la Universidad.

Y es un apoyo 360 grados, como sostiene su director, Víctor Manuel Sierra Naranjo, porque detrás de cada dotación en un aula u oficina, de los nuevos equipos en los laboratorios, o de las inversiones en infraestructura, solo por mencionar algunos ejemplos, está el respaldo de un equipo de cerca de 900 personas que verifica que “la vida en el campus sea lo más fácil posible”.

“Somos unos 150 administrativos de planta, y también trabajamos con los contratistas por outsourcing, los servicios tercerizados y los profesores de Idiomas. Nos mueve un mismo objetivo: el servicio. Facilitamos “la cancha o el escenario” para que los académicos, los investigadores, las otras unidades de apoyo, y los gestores de lo social puedan realizar sus labores”, expresa el directivo.

¿Y cómo? A través de tres frentes de acción: la gestión financiera, la gestión administrativa, y los negocios institucionales y concesiones. 
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Crecimiento, transparencia y solidez, palabras que respaldan la gestión financiera de EAFIT

Mirar a EAFIT desde la perspectiva financiera permite evidenciar aspectos positivos, como la solidez de sus finanzas, la transparencia en todos sus indicadores, y las posibilidades de proyección y crecimiento. Y eso se debe, en gran parte, al acompañamiento que brindan las áreas de Impuestos y Control, Costos y Presupuestos, Tesorería, Apoyo Financiero y Contabilidad, que integran la línea de acción en gestión financiera de la Diaf.

Desde Costos y Presupuestos, por ejemplo, se elaboran los presupuestos y las proyecciones financieras a largo plazo, el seguimiento y análisis a la gestión presupuestal, la evaluación de proyectos, el procesamiento del costeo basado en actividades, la liquidación financiera de convenios y contratos, y la definición y administración de los precios de los distintos servicios de enseñanza en la Universidad. Esta unidad está liderada por Gabriel Ortiz.

Junto a él se encuentra Natalia Escobar, jefa de Tesorería, área desde la que se gestionan los fondos para los desarrollos a largo plazo; la consecución y administración de créditos; el pago oportuno de los compromisos adquiridos; la administración de los recaudos; y la optimización de los costos financieros y el rendimiento de los excedentes. Y, María Eugenia Arias, jefa de Apoyo Financiero, y encargada con su equipo de gestionar los convenios y créditos educativos con instituciones financieras, entre los que se encuentra la iniciativa EAFIT a tu alcance.

Jaime Alberto Bedoya Velásquez, por su parte, lleva algunos meses en la Universidad, pero eso no implica que sean pocos los retos que tiene como jefe de Contabilidad, especialmente a la hora de los informes y estados financieros, las asesorías contables y tributarias, y la gestión de activos, que son algunas de sus responsabilidades. “Mi mayor desafío es lograr articularme con las otras áreas. Por eso estamos estructurando el equipo de trabajo, organizando los procesos y procedimientos y coordinándonos con los demás compañeros para que haya un buen flujo de información. Es un reto que asumo con mucho compromiso”, comenta el eafitense.

Y verificar todos los movimientos de las áreas anteriores será una responsabilidad de Carlos Yepes. Según explica este líder, una de las novedades de la reestructuración de la Diaf es que la unidad que lidera pasó de llamarse Impuestos y Conciliaciones a Impuestos y Control, para estar más acorde con su verdadera razón de ser. “Porque somos los que controlamos y verificamos las acciones de las otras unidades, así como las obligaciones formales de la U y el cumplimiento de todos sus requisitos en temas fiscales”, puntualiza.

Un campus para estar y permanecer gracias a su gestión administrativa

El de EAFIT es un campus para ser, estar y permanecer. Basta dar un recorrido por sus instalaciones, por sus plazoletas, parques y jardines, o por algunas de sus espacios de aprendizaje y laboratorios de vanguardia para sentir esta afirmación. Y eso es posible, en gran parte, por las labores de infraestructura, mantenimiento, seguridad y aseo que hacen que cada lugar sea una invitación a ser explorado, apropiado y redescubierto.

En la Universidad estos cuatro procesos son responsabilidad del área de Planta Física, liderada por Ricardo Tamayo Uribe, quien resalta de manera especial el rol de Sabrina Molina Gallego, coordinadora de Infraestructura; Juan David Franco Espinosa, coordinador de Aseo; Johan Sánchez Vanegas, coordinador de Seguridad; y de todo el grupo de supervisores de Mantenimiento sin quienes no sería posible esta gestión.

“Con ellos y con todo su equipo de colaboradores tenemos muchos retos por delante, como terminar la construcción del Edificio de Ciencias-bloque 20 para habilitarlo en 2023; coordinar la reubicación y los traslados de las diferentes áreas y dependencias administrativas; y seguir apoyando el Plan Maestro, en el que estarán concentrados gran parte de nuestros esfuerzos en el futuro”, expresa Ricardo.

Planta Física es una de las dos áreas que hace parte de la Gestión Administrativa de la Dirección Administrativa y Financiera. La otra es el Departamento de Adquisiciones y Servicios, antes conocido como Compras, y que es liderado por Sandra Agudelo López.

“Justamente una de las novedades es el cambio de nombre. Lo hicimos porque en esta unidad no solo compramos bienes tangibles, sino que también gestionamos servicios como los transportes, seguros, viajes o viáticos, entre otros, y esta nueva denominación es más integral y engloba todas nuestras responsabilidades”, explica Sandra.

La jefa de Adquisiciones y Servicios manifiesta que uno de los mayores objetivos que se ha trazado, junto con sus 15 colaboradores, es el de seguir posicionando el departamento como una unidad de apoyo transversal a toda la Universidad. “Que la gente sepa lo que hacemos, que estamos aquí para acompañarlos en lo que necesiten y que siempre puedan contar con nuestro apoyo”.

El tercer frente de acción de la Diaf está concentrado en las unidades de negocio, tanto las institucionales como las que están en concesión. Aquí será fundamental el apoyo de Adriana Diosa Ortiz, jefa de Negocios Institucionales, y quien señala que, desde esta unidad, ya están trabajando en algunas encuestas con la comunidad eafitense para conocer sus intereses y poder fortalecer la oferta que actualmente existe en el campus.

“Además de este fortalecimiento en las opciones que tenemos, también vamos a hacer un trabajo muy fuerte, con cada negocio, en términos de buenas prácticas y sostenibilidad para estar más acordes con el rumbo que tiene la Universidad y que todos estemos en ese mismo camino”.

Idiomas, un nuevo compañero de viaje

Y a este grupo se sumó, desde este año, la Dirección de Idiomas. Se trata, como lo explica el director administrativo y financiero, de un coequipero que llega para unir esfuerzos de manera conjunta por el crecimiento de la Institución. “Es un compañero de viaje al que brindaremos respaldo en lo administrativo y financiero, especialmente en este año que ha tenido una gran reactivación, apoyados en la tecnología y en una oferta cada vez más innovadora”.

Es una afirmación en la que coincide Juan Esteban Ruiz, director de Idiomas, y quien considera que, con la visión y experiencia de la Diaf, serán muchos los beneficios y oportunidades que tendrá la unidad que lidera. “Nos estamos complementando muy bien. Por un lado, ellos son expertos en lograr eficiencias en costo y para mejorar nuestro margen, pero además contamos con un comité asesor para todo lo que tiene que ver con el direccionamiento estratégico. Es un acompañamiento integral”.

Cerca de 350 colaboradores entre administrativos y profesores, más de 2.000 estudiantes al año, 14 colegios adscritos al programa de Sislenguas y una oferta de siete idiomas son algunos de los indicadores con los que esta dirección continúa su camino de crecimiento, uno en el que esperan consolidar algunas iniciativas como Lengua Tech, un programa de inglés para el sector tecnología; la renovación de la marca de Idiomas EAFIT, la transformación de inglés para niños y jóvenes con la inclusión de temas en ciencia, tecnología, ingeniería, artes y matemáticas; y la creación de un proyecto para el estudio de idiomas en el exterior. 

Tres grandes retos para el futuro

Hacer de EAFIT un campus del futuro, apoyar todos los procesos de sostenibilidad ambiental, y respaldar la transformación organizacional son los tres grandes desafíos que la Dirección Administrativa y Financiera se ha trazado para su futuro.

Y, como lo explica Víctor Manuel Sierra, todo esto se enmarca en un reto global: el de la sostenibilidad, “es decir, velar porque en la Universidad se generen las condiciones ideales en lo financiero, ambiental y social para ser una institución perdurable en el tiempo”.

En este concepto se enmarca el anhelo del campus del futuro, que tendrá como prioridad propiciar los espacios para que se fortalezcan los procesos de aprendizaje, de ciencia, tecnología e Innovación y del ecosistema de emprendimiento. “Queremos un campus en el que se vivan experiencias internacionales, en el que la ciencia esté a la vista y en el que los espacios también fortalezcan los nuevos modelos de trabajo, como el coworking”.

De la mano de este van los ejes de sostenibilidad financiera y ambiental, así como el apoyo de la transformación organizacional, “propiciando el análisis, las ideas, los procesos y los procedimientos para que todos los proyectos sean viables”, concluye Víctor.​​