Procesos y procedimientos
Estas son las agendas temáticas para conectarnos con todos los eventos de la U
Las dependencias deben hacer la solicitud de divulgación de sus eventos a través de www.eafit.edu.co/divulgacion con al menos cuatro días hábiles de anticipación y teniendo en cuenta la programación temática de la semana. En la imagen uno de los eventos que se realizan en la Universidad.
• Desde este año, la Universidad cuenta con unas agendas temáticas de eventos que se envían de lunes a viernes por correo electrónico. Con estos boletines se busca lograr una divulgación más pertinente y oportuna, al mismo tiempo que contribuyen a disminuir el volumen de correos que recibimos en el día a día.
• Los lunes el tema es academia; los martes serán para ciencia, tecnología e innovación; los miércoles estarán reservados para el bienestar y la cultura; los jueves el turno será para los eventos que nos conectan con el entorno; y el viernes para enterarnos de las novedades institucionales.
Conferencias a cargo de expertos internacionales, muestras de arte, congresos y seminarios especializados; sesiones de debate y reflexión con algunos de los principales tomadores de decisiones de la ciudad y del país; conversaciones que se conectan con el empresarismo y el emprendimiento; o actividades para vivir el deporte, el bienestar o la salud. En EAFIT todos los días hay una oportunidad diferente de acercarse al conocimiento desde diferentes perspectivas.
Y eso se debe a una nutrida agenda de eventos académicos, científicos, culturales o de interés general que lideran las diferentes unidades y dependencias de la Institución. Detrás de cada uno de estos espacios hay un proceso de logística que contempla convocatorias, inscripciones, selección de espacios, diseño de piezas y, por supuesto, unos momentos de divulgación para darlos a conocer.
Justamente, pensando en mejores formas de cumplir con este último ítem, desde el Área Digital, del Departamento de Comunicación se crearon, desde este año, una serie de boletines agrupadores de eventos con los que se busca llegar de manera oportuna a todos los públicos interesados y ayudar a reducir el volumen de correos institucionales que recibimos todos los eafitenses, gracias a que se evita el envío de mensajes individuales, a menos que se evidencie necesario.
Como lo explica Manuel Gómez Rueda, coordinador de esta área, ya desde el inicio de la pandemia se habían adelantado esfuerzos para agrupar los eventos en los envíos, pero con el regreso a la presencialidad el número de actividades volvió a incrementarse de manera significativa y fue necesario pensar en diferentes opciones para optimizar la divulgación.
De esta manera se creó la siguiente programación para toda la semana:
Lunes: Disfrutemos nuestra agenda académica
En este boletín podremos encontrar todos los eventos académicos que organizan la Universidad o sus diferentes escuelas o departamentos académicos como congresos, seminarios, conferencias o conversaciones. Así mismo, se publican las acciones relacionadas con los procesos académicos de estudiantes y profesores, o los cursos que les ofrece el Centro Cultural Biblioteca Luis Echavarría Villegas en este aspecto. Por tratarse del boletín temático más grande, es posible que la información se distribuya en un envío adicional durante la semana según la cantidad de solicitudes que se reciban.
Martes: Conectémonos con la Ciencia, la Tecnología y la Innovación
Además de transmitir conocimiento, otra de las razones sociales de nuestra Institución es generarlo y ponerlo al servicio de la sociedad. Por ese motivo, como parte de la estrategia de divulgación y apropiación de dicho conocimiento, la Universidad cuenta con una amplia agenda de eventos enfocados en los temas de ciencia, tecnología e innovación. Todos ellos tienen cabida en este boletín, junto con las convocatorias especializadas o las herramientas que ofrece la Biblioteca en materia de investigación.
Miércoles: Vivamos el cuidado, el bienestar y la cultura
Los envíos de los miércoles buscan agrupar todos los eventos que le apuntan a estos frentes. Por un lado, todo lo relacionado con jornadas de salud, acciones de prevención y promoción del bienestar, deportes o salud mental y, por el otro, la programación dedicada a las diferentes manifestaciones artísticas como cine, literatura, teatro, danza, artes plásticas o música, entre otras.
Jueves: Conectémonos con el entorno
Uno de los propósitos de la Universidad para responder a las demandas del futuro es conectarse con los ecosistemas empresariales, de emprendimiento y de organizaciones públicas. Por eso, muchos de los eventos institucionales son posibles gracias al trabajo conjunto o en alianza con estas entidades. Los días jueves están reservados para estas acciones, así como para todos los eventos relacionados con internacionalización.
Viernes: Enterémonos
Anuncios especiales como suspensiones de servicios, cierres temporales u obras de infraestructura tienen su lugar en esta agenda temática. Sin embargo, en caso de que se trata de alguna decisión o noticia institucional que sea urgente, se evaluará la posibilidad de realizar un envío individual a través del correo y en el día que sea pertinente.
Adicionalmente, como lo explica Manuel Gómez, se seguirán enviando los comunicados institucionales, los nuevos nombramientos y el boletín #VivimosEAFIT cuando sea necesario.
Vale la pena aclarar que todos estos boletines, a su vez, se irán ajustando en el futuro con la actualización de marca que está realizando la Universidad, y que ya puede evidenciarse en el Portal Web Institucional.
Y si vamos a programar eventos, este es el proceso a seguir
El proceso para la divulgación de eventos sigue siendo el mismo. Las dependencias deben hacer la solicitud a través de www.eafit.edu.co/divulgacion [https://www.eafit.edu.co/divulgacion], con al menos cuatro días hábiles de anticipación a la fecha en la que se publique el boletín correspondiente y dentro del horario de oficina, de lunes a viernes, entre las 8:00 a.m. y las 6:00 p.m.
A manera de ejemplo, si se busca divulgar un evento académico, la solicitud de divulgación se debe hacer cuatro días hábiles antes del día lunes, que es cuando se envía la agenda de ese tema.
Así mismo, esos cuatro días no contemplan el proceso de elaboración de las piezas gráficas que acompañan cada evento, y que se recomienda que se realicen con el área de Comunicación Creativa para que estas cumplan con todos los lineamientos institucionales.