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Procesos y procedimientos​​​

Conozcamos y seamos responsables con los requisitos para la realización de e​​ventos

Si tienes previsto realizar un evento de ​​la Universidad, dentro o fuera del cam​​pus, te invitamos a consultar el Protocolo sobre los requisitos legales para la realización de eventos. En la imagen uno de los eventos de Aniversario.

• EAFIT es un gran espacio de encuentro, un lugar para la conversación, un epicentro de eventos significativos y memorables. Y cada uno de estos momentos requiere de una buena planeación para lograr su objetivo.

• Permisos, licencias, autorizaciones, pagos de derechos​ de autot y otros trámites también hacen parte de esta organización, y de ahí la importancia de que conocer el Protocolo sobre los requisitos legales para la realización de eventos.

Llegamos al Auditorio Fundadores, a la Plazoleta del Estudiante o al Domo del Centro de Visitantes; tomamos asiento, saludamos amigos y ponemos en silencio nuestros teléfonos celulares; luego, nos disponemos para disfrutar de la conferencia, la lección inaugural, la charla de algún invitado internacional o el concierto de esa banda que estábamos esperando hace tanto tiempo. 

Esa es, más o menos, la dinámica que seguimos cuando participamos de un evento en EAFIT ¡Y estos no son pocos! En EAFIT siempre está sucediendo algo y su nutrida programación contempla una amplia oferta para todos los grupos de interés. 

Lo que muchos desconocemos es que, detrás de esos 60 minutos o dos horas que puede durar el encuentro, hay una cuidadosa labor de preparación para que todo salga bien.

Algunos requieren trámites de licencias, permisos o autorizaciones. Otros necesitan la presencia de ambulancia o de personal de atención prehospitalaria. Y también están los que requieren pagos de derecho de autor ante las sociedades de gestión colectiva e individual, dependiendo de la cantidad de asistentes, la finalidad del evento y el espacio en el que se realizará. Esos son solo algunos ejemplos de la gestión que hay detrás de cada uno de estos espacios. 

Y para seguir apoyando estas dinámicas, la Universidad comparte con los eafitenses el Protocolo sobre los requisitos legales para la realización de eventos, que ya se encuentra disponible para la consulta de todos los eafitenses.​

¿Qué es este documento y por qué todos los eafitenses debemos consultarlo?

Alejandra Cárdenas Londoño, jefa de Relaciones Públicas y Eventos de la U, nos explica que en la ciudad, a través de la Alcaldía de Medellín, ya existe una serie de lineamientos y reglamentación para la realización de eventos. Lo que hace el Protocolo, entonces, es tomar esa misma normativa, darle un lenguaje más cercano y hacerla coherente con la realidad eafitense, buscando cumplir con los aspectos legales y garantizando siempre el bienestar de los eafitenses.

“Lo primero que las dependencias encontrarán serán las claridades sobre los diferentes tipos de eventos. Después, dependiendo de ese tipo de evento, podrán conocer en detalle los requerimientos que deben cumplir, o los permisos y autorizaciones que deben solicitar ante los entes encargados”, explica Alejandra.

La administrativa agrega que, en el caso de tener que hacer una solicitud ante la Alcaldía de Medellín, esta entidad cuenta con una ventanilla electrónica muy ágil para estos procedimientos.

El Protocolo también permite identificar cuándo son eventos instituciones pequeños, que no tienen riesgo y, por ende, deben cumplir con lineamientos mínimos.

“La idea es que todas las dependencias y unidades que realizan eventos se sensibilicen con este tema, que sean responsables y, sobre todo, previsivos. Por eso la invitación es a consultar este Protocolo y a seguir la normativa que se consigna en estos”, puntualiza.​