Procesos y procedimientos
La Escuela de Derecho ya tiene el apoyo del Centro de Servicios Transversales
Se espera que para 2022 se haya realizado la implementación completa de los 13 procesos que apoya el Centro de Servicios Transversales. En la foto, el equipo de profesionales de esta unidad
• Desde el mes de abril la Escuela de Derecho cuenta con el acompañamiento del Centro de Servicios Transversales en cuatro de sus procesos de posgrado: inducciones, logística de clases, apoyo a profesores y gestión presupuestal.
• Esta articulación, que se desarrolla en conjunto con la Escuela de Administración y la Vicerrectoría de Sostenibilidad y Proyección Social, dará soporte a las tareas académico-administrativas, para que los coordinadores puedan dedicarse a las labores estratégicas para el posicionamiento de los programas que lideran.
Coordinar un pregrado o posgrado es una labor con múltiples tareas. Por un lado, están los aspectos administrativos relacionados con la logística de aulas, el tema de horarios, la asignación de profesores o presupuestos, la programación del semestre, o la solución de las inquietudes de los estudiantes. Y, por el otro, las responsabilidades estratégicas que tienen que ver con lo académico, lo investigativo, la proyección social y el posicionamiento de cada programa.
Por eso, en 2017 la Escuela de Administración creó una unidad para apoyar a los profesores y estudiantes en estos procesos académico-administrativos. Y ha sido tal su éxito y acogida, que en 2020 se comenzó a trabajar en el fortalecimiento de capacidades, conocimientos y experiencias para replicar este ejercicio a otras dependencias de la Universidad.
Se trata del Centro de Servicios Transversales, que desde el mes de abril ya está operando también para la Escuela de Derecho.
“En junio del año del año pasado, de manera conjunta con la Vicerrectoría Administrativa y de Proyección Social y la decanatura, comenzamos a evaluar las necesidades de esta unidad, hicimos un diagnóstico, identificamos los procesos en los que podríamos aportar valor y definimos las fases en las que se realizaría la implementación. Hoy estamos muy contentos de compartir a la comunidad que estamos apoyando a la Escuela en cuatro procesos”, comenta Stefanía Correa Vásquez, coordinadora del Centro de Servicios Transversales.
Esos procesos, que son los de inducciones, logística de clases, apoyo a profesores y gestión presupuestal serán, inicialmente, para las ocho especializaciones y las dos maestrías de la Escuela, así como para una tercera maestría en Tributación que se ofrece en convenio con la Universidad de Los Andes.
María Virginia Gaviria Gil, coordinadora de Posgrados de esta dependencia, aplaudió este inicio de operaciones del Centro y señaló que uno de los mayores beneficios de su implementación es que permitirá que los coordinadores de los programas puedan ejercer un mayor liderazgo, dedicándose a las responsabilidades más estratégicas, y delegando los aspectos administrativos o los detalles del día a día a un equipo especializado que podrá resolverlo
“Estoy muy contenta con esta iniciativa porque nuestros coordinadores van a estar más acompañados en sus tareas, y también porque tengo mucha confianza en el grupo humano del Centro de Servicios Transversales, quienes nos aportarán su orden, profesionalismo y experiencia”.
A esta opinión también se suma Camilo Piedrahita Vargas, decano de esta unidad hasta el primero de junio de 2021, y quien fue uno de los mayores impulsadores de esta articulación. Para el directivo el alivio se ha sentido desde el mismo proceso de diagnóstico.
“Este trabajo nos ha permitido tener un mayor entendimiento de las cargas y flujos de trabajo y empezar a migrar procesos de administración académica con ayuda del Centro. Esto se va a traducir en una mejor experiencia de usuario para estudiantes y docentes, en eficiencia, calidez y rapidez, y en que empleemos personas, tiempo y recursos valiosos en el posicionamiento y proyección de la Escuela”.
En la actualidad el Centro de Servicios Transversales ofrece apoyo en 13 procesos fundamentales. Para 2022 se espera que este acompañamiento se extienda también a los temas de registros calificados, gestión microauricular, asesorías a estudiantes, trabajos de grado, gestión de la información, movilidad de corta duración, comunicaciones y eventos, representación estudiantil y profesoral, y desarrollo de capacidades.
Una estrategia que el apunta al Itinerario EAFIT 2030
Para Paula Arango Gutiérrez, vicerrectora de Sostenibilidad y Proyección Social, esta incorporación es, además de un motivo de alegría, “una evidencia de la apuesta clara y decidida de la Institución por la transversalidad en sus procesos, y por el cumplimiento de los objetivos planteados en el Itinerario EAFIT 2030, especialmente en los itinerarios de Ecosistema inteligente y consciente, y Sostenibilidad que genera confianza y esperanza”.
Sobre la primera de estas metas la directiva explica que la ampliación del Centro le apunta a poner la experiencia de usuario como un tema cada vez más relevante. “Sabemos que en ese aspecto tenemos retos, especialmente con nuestros aspirantes, para que cada vez puedan acceder a trámites más ágiles, amigables y virtuales, y esta buena noticia está orientada a seguir trabajando en ese tema”.
En lo que tiene que ver con el itinerario de Sostenibilidad que genera confianza y esperanza, la Vicerrectora destaca el hecho de que se podrán aprovechar las eficiencias operacionales del Centro, de la mano de un equipo humano experto y concentrado en una misma dependencia, y soportado por la tecnología. “Eso nos va a permitir ser sostenibles en el tiempo”.
Finalmente, el decano de Administración, Ricardo Uribe Marín, también se mostró muy orgulloso de esta integración. Para el directivo durante estos cuatro años el Centro ha ganado una amplia experiencia, y se ha convertido en una unidad clave para la Escuela. Y espera que esos conocimientos, habilidades y aprendizajes puedan aportar ahora a sus colegas de Derecho.
“Nos alegra que las buenas prácticas se irradien, que se puedan mejorar el nivel de los servicios de otras escuelas. Queremos que, en el futuro, sean más las dependencias que se beneficien del Centro de Servicios Transversales”, concluye.
El equipo humano detrás de esta gestión
Desde su creación la gestión de esta área ha permitido apalancar el crecimiento de la Escuela de Administración, impulsar procesos de innovación académica, compartir y homologar mejores prácticas de administración académica y reducir reprocesos, gracias al trabajo articulado con los coordinadores académicos de los programas.
15 mujeres profesionales, que cuentan con de 10 a 12 años de experiencia en la Universidad, hacen parte de esta unidad, liderada por Stefanía Correa Vásquez. Es precisamente ella quien señala que la reciente ampliación es también un reconocimiento al equipo que lidera por su compromiso y entrega con este proceso de articulación.
“Si hemos crecido de esta manera es porque la U, las directivas y los decanos creen en nosotros, le apuestan a mejorar el nivel de atención y a potencializar la innovación académica, y confían en nosotros para ellos dedicar más tiempo a las labores académicas e investigativas. Estamos expectantes, comprometidas y dispuestas para seguir generando más buenas experiencias y mejores resultados”, puntualiza la coordinadora.