Procesos y procedimientos
Paciencia, compresión y adaptación, elementos claves para las reuniones de trabajo híbridas
Uno de los elementos que más extrañaron los eafitenses en la virtualidad fue el lenguaje no verbal, que ahora se recupera a través de las reuniones híbridas. La invitación es a encender las cámaras durante estos encuentros.
• La pandemia cambió nuestras formas de trabajar y, mientras los empleados seguimos regresando a las dinámicas de la presencialidad, se hace necesario hacer un repaso de algunos aspectos que hay que tener en cuenta al momento de las reuniones híbridas.
• Manejar los tiempos de respuesta, usar los estados de Teams, notificar a los líderes y compañeros los días en los que estaremos en el campus o desde nuestras casas, programar los encuentros pensando siempre en ambas modalidades, encender las cámaras, entre otras acciones cotidianas, nos unen como eafitenses y nos permiten fluir en lo laboral.
Es un hecho: la pandemia cambió muchas de las dinámicas cotidianas a las que estábamos acostumbrados en las diferentes facetas de nuestras vidas, incluida la esfera laboral de los eafitenses. De repente, las reuniones, los encuentros con compañeros o colegas y los eventos especiales que siempre tuvimos en la presencialidad se trasladaron a la virtualidad y eso significó, para muchos de nosotros, todo un proceso de aprendizaje, adaptación y reinvención.
Y ahora que en el segundo semestre de 2021 decidimos dar un paso más allá y avanzar de manera responsable e inteligente en el retorno a la presencialidad, ese proceso de aprendizaje no se ha detenido, al contrario, en algunos casos tendremos que enfrentarnos a los nuevos retos que supone el modelo híbrido, especialmente al momento de tener reuniones de trabajo en las que algunos empleados estarán desde sus casas y otros desde el campus.
Es el caso de Yadira Escobar Chaparro, asistente de EAFIT Bogotá, quien expresa que las reuniones híbridas han sido una oportunidad para fortalecer habilidades como la concentración y la comunicación clara y asertiva. “Una de las cosas que más valoro de este tipo de encuentros es la conexión con mis interlocutores. No es que antes no la tuviera a través de la virtualidad, pero lo que pasa es que muchas veces se perdía el lenguaje no verbal, que te da muchas pistas de cómo está la interacción que estás teniendo. Y eso también te lleva a que te esfuerces aún más para que tu mensaje sea claro y que todas las personas lo comprendan”, comenta.
Por su parte, Catalina Guzmán Garzón, coordinadora de Servicios de Innovación EAFIT, siente que estos meses trabajando desde la virtualidad le han dejado muchos aprendizajes para aplicar en las reuniones híbridas, como entender que las velocidades de conexión pueden ser diferentes, optimizar el tiempo de cada encuentro o tratar de minimizar, en la medida de lo posible, el sonido ambiente que pueda interferir en sus interlocuciones.
Finalmente, para Tatiana Carrero Cadavid, asistente del Centro para la Excelencia en el Aprendizaje (EXA), el reto mayor ha estado en la presencialidad. Esto, debido a que desde la virtualidad siempre podía estar pendiente del chat de Teams, pero cuando está en el campus las mismas dinámicas de su día a día le impiden estar todo el tiempo frente al computador.
Estas son algunas experiencias que hablan de paciencia, comprensión y adaptación, conceptos claves para tener en cuenta durante este proceso de retorno al trabajo presencial. Así lo ratifica Alexandra Ocampo Peláez, jefa de Desarrollo de Empleados, quien hace un llamado a la apertura constante al aprendizaje y al cambio.
“Como lo dice muchas veces la rectora Claudia Restrepo Montoya, estamos regresando poco a poco al campus y el trabajo no va a ser igual. Nos vamos a enfrentar a otras formas de hacer las cosas, tendremos que dejar de lado algunas prácticas y aprender otras nuevas, e interiorizar la idea de que esto va a ser una constante de ahora en adelante pues la pandemia cambió la realidad del trabajo”, apunta la directiva.
Para Alexandra, por ejemplo, la paciencia será crucial para entender que no existirá la inmediatez en algunos tiempos de respuesta o que todas las personas no estarán disponibles en el chat como durante el tiempo que estuvimos en casa.
Así mismo, también hizo un llamado a aprender a manejar la hiperconectividad; a respetar el tiempo nuestro y el de los compañeros; a reconocer nuestras debilidades y fortalezas; y a mantener una actitud positiva y abierta frente al diálogo, especialmente con los líderes y los compañeros para comunicar todo lo que sentimos o experimentamos.
Por ese motivo, Alexandra Ocampo también nos comparte algunos tips útiles para tener en cuenta durante las reuniones híbridas:
- Planear nuestros días con anticipación dependiendo si serán presenciales o virtuales. Es decir, tener en cuenta nuevamente los tiempos de desplazamiento o ponernos en disposición de trabajo virtual desde un lugar que no envíe señales cruzadas al cerebro, como por ejemplo desde la cama.
- Para las personas que van a trabajar desde la casa la recomendación es que enciendan las cámaras durante las reuniones. La conexión es vital para identificar el lenguaje no verbal, y aunque el tapabocas pueda limitarnos, los ojos y las manos también transmiten emociones y sentimientos.
- Hacer uso de los emoticones y el chat en cada reunión para amenizar y dinamizar la misma.
- Respetar el orden de las intervenciones.
- Ser efectivos con el tiempo de cada encuentro creando una agenda con los objetivos o temas claves que se abordarán en este, y darlo a conocer con anterioridad.
- Cuando se planean reuniones siempre se debe dar ambas alternativas: presencial y virtual. Para el primer caso se deben escoger los lugares de encuentro teniendo en cuenta los aforos establecidos por la Universidad.
- Compartir con los líderes y los compañeros los días en los que estaremos desde la presencialidad o la virtualidad.
- Respetar los horarios de trabajo propios y de los compañeros, y hacer pausas activas en ambas modalidades.
- Al momento de programas o citar encuentros, contemplar un espacio de descanso o traslado entre reunión y reunión.
- Poner un punto de finalización a la jornada laboral.
- En caso de que tengamos que enviar un correo en otros horarios, procurar programarlo para que el destinario lo reciba en su jornada laboral.
- Usar los diferentes estados que ofrece la plataforma Teams para notificar si estamos en el campus o en nuestras casas; ausentes o disponibles, o si ya no desconectamos porque hemos finalizado nuestra jornada laboral.
La presencia de usuario en Teams, otra herramienta para apoyarnos en lo laboral
María Isabel Saavedra Ramos, analista del Departamento de Soluciones e Infraestructura T.I., nos recuerda que la plataforma Teams cuenta con la opción de presencia de usuario, en la que podemos indicar nuestro estado y disponibilidad durante las jornadas laborales. Para acceder a esta herramienta se puede ingresar dando clic en la foto de perfil y, una vez allí, debajo el nombre se podrá desplegar un menú que contempla las siguientes opciones.
Así mismo, en caso de que ninguna de estas opciones se acomode a lo que estemos realizando, en la pestaña “Definir mensaje de estado” podremos personalizar nuestra propia opción.