Procesos y procedimientos
Los aforos en eventos y espacios, otra forma de conectarnos con el aprendizaje y el cuidado
En EAFIT los eventos son una oportunidad para fortalecer relaciones, proponer conversaciones y propiciar espacios de reflexión. En la imagen un encuentro combinado al aire libre.
• A la hora de planear un evento presencial, virtual o en modalidad combinada, o durante las clases, es importante que los eafitenses tengan en cuenta los aforos en los diferentes espacios. En el caso de los auditorios las capacidades máximas se pueden consultar en el siguiente
enlace, mientras que para los espacios de aprendizaje los profesores podrán hacerlo
aquí.
• Estos aforos son calculados teniendo en cuenta las recomendaciones del Ministerio de Salud y Protección Social y estarán sujetos al avance de la pandemia y a las disposiciones de los gobiernos nacional y local. Las solicitudes de eventos se deben hacer con dos semanas de anticipación, ante el Departamento de Comunicación, a través del siguiente formulario.
Desde el inicio de la pandemia, todos los miércoles a las 3:00 p.m., el programa Saberes de Vida invita a los eafitenses y al público en general a disfrutar de su ciclo de conferencias Llegó la hora del café, en el que se abordan diferentes temas de interés general, académico y cultural. Primero, estos espacios se realizaban completamente virtuales, pero con el regreso a la presencialidad, algunos de los encuentros volvieron a la presencialidad. De hecho, el último de estos contó con la participación de 15 personas.
“Estos eventos en modalidad combinada nos dan mucha esperanza en este momento y por eso han tenido muy buena acogida. Generalmente, el proceso que seguimos es poner a disposición de los eafitenses las dos modalidades y, una vez se alcanza el límite permitido, se cierran los cupos”, explica Wendy Morales Duque, analista de Educación Permanente.
Como esta dependencia, la Dirección de Desarrollo Institucional y Egresados de la Universidad también quiso sumarse a esta modalidad con sus habituales Jueves del Egresado (que durante el último año y medio han sido virtuales), solo que lo hicieron con una pequeña modificación: los panelistas dan su charla desde el campus, y el evento cuenta con transmisión para todos los asistentes. Así lo menciona Sandra Valencia Arenas, asistente de esta unidad.
En EAFIT los eventos son una oportunidad para fortalecer el relacionamiento con los diferentes grupos de interés, proponer conversaciones creativas y significativas, y propiciar encuentros y reflexiones. Durante el último año y medio muchos de estos se desarrollaron en la virtualidad y, este semestre, y de manera responsable e inteligente, la presencialidad nos permite el reencuentro con el campus, teniendo en cuenta un elemento importante: los aforos.
“La Universidad, de una forma muy rigurosa, y atendiendo las recomendaciones y normativas de las autoridades gubernamentales, ha definido unos aforos para los auditorios y los espacios de aprendizaje de la Universidad, que incluyen aulas y laboratorios. Esto con el fin de seguir garantizando el cumplimiento de las medidas de bioseguridad y en coherencia con el propósito de este semestre de volver para estar bien”, agrega Alejandra Cárdenas Londoño, coordinadora de Relación Públicas y Eventos del Departamento de Comunicación.
La administrativa enfatiza en que estos aforos no son definitivos, y que pueden ir variando de acuerdo con el avance de la pandemia y las recomendaciones de las autoridades encargadas. Esa información, que será actualizada de manera permanente, se puede consultar
aquí.
Así mismo, el Centro para la Excelencia en el Aprendizaje (EXA) también nos recuerda que los espacios de aprendizaje como aulas y laboratorios cuentan con sus respectivos aforos. Estas capacidades, que también están sujetas a los cambios antes mencionados, se pueden consultar en este
enlace.
Recomendaciones para los eventos presenciales, virtuales o en modalidad combinada
De acuerdo con la Resolución 777 de 2021 del Ministerio de Salud y Protección Social, que define los criterios y condiciones para calcular los aforos durante la nueva normalidad, la Universidad definió las siguientes capacidades:
- Los eventos culturales en el Auditorio Fundadores tendrán un aforo de 50 personas.
- Los eventos académicos e institucionales tendrán un aforo de 154 personas en el Auditorio Fundadores; 34 personas en los auditorios del bloque 38; 36 en el Auditorio Fabricato; y 19 en la Sala de Audiencias.
Por eso, pensando en que estos espacios cuenten con los recursos necesarios y se garanticen las medidas de bioseguridad, Alejandra Cárdenas Londoño, coordinadora de Relaciones Públicas y Eventos, nos comparte las siguientes recomendaciones, que también pueden consultarse en la siguiente
circular
- Los eventos institucionales más importantes de la Universidad se priorizarán para realizarse en modalidad presencial o combinada.
- Evaluar cuál es la modalidad más apropiada para cada evento. Para esto se recomienda mirar si los objetivos del encuentro se pueden lograr en la virtualidad, la presencialidad o en la modalidad combinada. Si bien la invitación es a rehabitar el campus, es importante hacerlo con responsabilidad.
- En los casos en que sea necesaria la presencialidad o la modalidad combinada se propenderá porque los eventos se realicen en los espacios al aire libre de nuestra Universidad Parque.
- Las solicitudes para realizar eventos presenciales, virtuales o en modalidad combinada se deben realizar con mínimo dos semanas de anticipación a la realización del mismo.
- Para hacerlo se debe diligenciar el siguiente cuestionario que permitirá sistematizar y definir, en articulación entre las diferentes áreas de la Universidad, una agenda académica y cultural pertinente y estratégica que responda a las necesidades de los diferentes públicos de la Institución.
El Departamento de Comunicación, con base en los criterios anteriormente expuestos, será el encargado de recibir, evaluar y dar respuesta a las solicitudes, en los siguientes dos días hábiles.
- La invitación también es a consultar los
aforos cuando se esté planeando un evento, pues estos pueden cambiar de acuerdo al avance de la pandemia. También es importante hacer la distinción entre eventos académicos, institucionales y culturales pues las capacidades máximas son diferentes para ambos casos.
- Es importante seguir, en todo momento, la señalización dispuesta en el campus y las medidas de bioseguridad como el distanciamiento físico, la desinfección y lavado de manos, y el uso permanente de mascarillas cubriendo nariz y boca. Esto aplica tanto para los asistentes como para los panelistas, moderadores y presentadores.
- Para el desarrollo de los eventos que requieren retransmisión es importante tener en cuenta las capacidades y la programación de solicitudes del Centro Multimedial.
- El Área de Relaciones Públicas y Eventos estará dispuesta para acompañar, brindar asesoría y prestar el apoyo logístico a las diferentes dependencias en la realización de sus eventos.