Procesos y procedimientos
Seguir el paso a paso en el proceso de contratación de servicios externos nos facilita nuestro quehacer en la U
Diligenciar a tiempo la solicitud, a través del aplicativo Cronos, permite que el relacionamiento entre la Universidad y los proveedores sea más fluido.
• A la hora de realizar un proceso de contratación de servicios, por parte de un proveedor externo, es importante que recordemos que realizar el paso a paso de manera adecuada puede evitarnos demoras administrativas, retrasos en los pagos o el embotellamiento de facturas a final de mes.
• Los departamentos de Compras y Contabilidad, y el Centro de Administración Documental, unidades que lideran estas solicitudes, nos comparten algunos consejos y recomendaciones útiles para tener en cuenta durante esta gestión.
Cada inicio de mes Yeison Andrés Álvarez Marmolejo, auxiliar administrativo del Departamento de Contabilidad, debe contabilizar todas las facturas por contratación de servicios del mes anterior para generar los estados financieros de la Universidad. Se trata de un balance que se convierte, al mismo tiempo, en un importante insumo para la toma de decisiones institucionales por parte de la Alta Dirección.
Para realizar esta contabilización Michael Agudelo Arbeláez, del Centro de Administración Documental, le debe entregar previamente a Yeison todas las facturas derivadas de los procesos de contratación de servicios que las diferentes dependencias de la Universidad han realizado con personas naturales y jurídicas. Se trata de una labor que requiere, a su vez, de la previa aprobación y apoyo del Departamento de Compras a través del aplicativo Cronos.
Al tratarse de una labor que es de vital importancia para el quehacer institucional, tanto Contabilidad como el Centro de Administración Documental y el Departamento Compras quieren recordarles a los eafitenses que seguir de manera adecuada el paso a paso para estas solicitudes puede evitar, no solo que se generen cuellos de botella al final de mes, sino también facilitar las tareas administrativas de todas las unidades.
“La última semana del mes se incrementa el número de facturas que nos llegan y es porque muchas veces estas no se diligenciaron o radicaron de la forma correcta, lo que podría generar retrasos en los pagos a los proveedores y reprocesos en nuestras labores cotidianas. Por eso, es importante recordar que nuestro compromiso con la contratación de servicios nos ayudará a tener mejores procesos internos y a fortalecer la imagen de la U ante los externos”, comenta Nathaly Ospina Giraldo, coordinadora de Contratación de Servicios.
De esta manera, Nathaly, Yeison y Michael nos comparten algunos tips para tener en cuenta a la hora de ingresar estos requerimientos:
¿Cómo hacer el proceso?
• Una vez se identifica la necesidad de servicio por parte de un proveedor externo, y se recibe por parte de ellos la cotización, las unidades deben validar que cuentan con el presupuesto necesario para la contratación.
• El siguiente paso es ingresar el requerimiento a través del aplicativo Cronos.
• Cuando se hace esta solicitud el área de servicio genera y envía una orden de servicio al proveedor donde se le indica que puede comenzar a prestar su servicio.
• Después de finalizar dicha labor, la dependencia que lo solicitó debe verificar que el proveedor haya cumplido e ingresar nuevamente al sistema para marcar el servicio como recibido a satisfacción.
• De manera automática le llegará una notificación al proveedor para entregar su factura en el CAD.
• Esta dependencia verificará que se haya cumplido con el paso a paso anterior y, de esta manera, el proceso de pago será más fluido.
¿Qué hay que evitar?
• No verificar el presupuesto con el que se cuenta antes de la contratación. Esto puede generar reprocesos y generación de nuevas solicitudes.
• Indicarle al proveedor que inicie el servicio sin haber ingresado, previamente, la solicitud a Cronos. Si se realizan de esta manera, al momento del pago el CAD no encontrará ninguna orden y le rechazará la factura al proveedor.
• Olvidar marcar la casilla de recibido también generará demoras en los pagos.
Algunos aspectos claves
Yeison Andrés Arbeláez, de Contabilidad, comparte algunos consejos para facilitar esta gestión:
• Ingresar la solicitud inmediatamente se recibe la cotización y se verifica el presupuesto. No dejarlas acumular.
• Identificar a un responsable dentro de las unidades, como por ejemplo los auxiliares administrativos, que se encarguen de su seguimiento.
• Recordar que se trata de un proceso completamente electrónico y ágil que no toma más de cinco minutos.