Actualidad eafitense
Nueve puntos para lograr un buen trabajo desde casa
Los eafitenses, desde la modalidad de trabajo desde casa, mantienen activa la Universidad en estos tiempos de contingencias.
· El profesor Mariano Gentilin, adscrito al Departamento de Organización y Gerencia, promotor de la Comunidad de Aprendizaje en torno al Trabajo Virtual y coordinador del doctorado en Administración, comparte con los eafitenses que en la actualidad laboran desde sus hogares el texto Cómo prepararse para el trabajo desde casa.
· La actual contingencia de salud pública que ocurre en el mundo exigió a muchas organizaciones implementar esta modalidad, por lo que el docente especifica en nueve ítems cómo las personas, desde sus casas, pueden hacer una óptima planeación que les permita cumplir sus funciones y tener un equilibrio.
El texto es del profe Mariano Gentilin y se denomina
¿Cómo prepararse para el trabajo desde casa? Se trata de nueve puntos que el docente de la Escuela de Administración, y adscrito a la Comunidad de Aprendizaje en torno al Trabajo Virtual que creó hace tres años y que coordina con su colega Angie Mazo, comparte con los eafitenses para que durante estos días planeen muy bien sus actividades laborales en un entorno personal.
¿Cómo prepararse para el trabajo desde casa?
1. Planifica las actividades, tanto de la semana como del día a día: tomarse unos minutos antes de empezar a ejecutar las tareas para pensar todas las actividades que se deberán llevar a cabo, de ahora en adelante de manera virtual, y realizar un cronograma de cómo se llevarán a cabo. La virtualidad nos exige mayor planeación para que podamos ser productivos, eficientes y, sobre todo, poder establecer divisiones fundamentales entre vida-familia vs. trabajo. De esta manera, podremos alcanzar los objetivos planteados, sin caer en
workaholism.
2. Alista los medios de trabajo con anticipación: si bien para el trabajo virtual puede que solo necesitemos un computador y acceso a internet, el funcionamiento y la apropiación de las herramientas tecnológicas son cruciales para desarrollar las actividades de manera eficiente. En momentos de virtualidad, las TIC pasan a tener un papel fundamental porque si estas no nos funcionan, impacta directamente en que la actividad se pueda o no llevar a cabo.
3. Estructura tus horarios: determinar los horarios del día de trabajo es fundamental para parametrizar las actividades, y también para concentrar esfuerzos en los momentos de productividad. La virtualidad nos permite tener mayor flexibilidad, pero a cambio de mayor planeación de las actividades. Esto significa que cada día podría variar mis horarios con el fin de atender diversas circunstancias (citas médicas, cuidado de los niños, eventualidades, etc.), pero esto sin atentar las horas de trabajo, así como la concentración durante esos momentos.
4. Presta especial atención a la preparación previa: es importante prepararse para empezar la jornada laboral, y esto implica una rutina similar a cuando uno se prepara para ir a la oficina, pero con el beneficio de que no perderé tiempo en transporte o en llegar al trabajo. El trabajo desde casa no se puede convertir en “telepijama” porque ahí es cuando se desvirtúa el trabajo. La preparación previa nos ayuda a ser más productivos y aprovechar mejor los beneficios del teletrabajo (ahorro en tiempos, mayor tiempo con la familia, etc.).
5. Elige tu espacio de trabajo: tener un espacio de trabajo garantizará orden en la casa, concentración en tu trabajo y armonía con la dinámica familiar. Elegir el espacio implica pensar en la distribución del hogar, el acceso eficiente a las TIC necesarias (tomacorriente para el computador, buen acceso a internet, luminosidad, etc.), y, sobre todo, en la privacidad que se requiere. El hecho de que uno esté en la casa no significa que esté disponible para atender el timbre, el teléfono o los niños en todo momento. Por supuesto ante una eventualidad sí, pero en principio el espacio de trabajo debería ser solo para trabajar.
6. Fomenta la interacción entre colegas: la interacción, y sobre todo una comunicación fluida, es fundamental para que los otros integrantes de mi organización o de mi equipo estén enterados sobre cómo estamos procediendo y cómo procederemos. Hay que tener en cuenta que el trabajo remoto hace que no tengamos a nuestros compañeros de lado y, por lo tanto, las alternativas de comunicación informal y espontánea disminuyen mucho. Por esto, es necesario tomar conciencia de la necesidad de comunicar de manera formal, clara y continua los pasos que vamos dando.
7. Aprovecha las ventajas de la videoconferencia: la comunicación entre seres humanos posee un alto porcentaje de expresión gestual. Por esto, usar la videoconferencia facilita mucho los entendimientos y disminuye la posibilidad de malos entendidos. Cuando se realicen videollamadas es deseable reforzar la comunicación con correos donde queden establecidos de manera clara los acuerdos y compromisos, de tal manera que no haya malos entendidos.
8. Establece acuerdos con la familia: es prioritario cuando uno o varios integrantes de la familia van a trabajar desde casa establecer acuerdos con todas las personas que integran el hogar. Esto implica desde acordar los horarios y los espacios de privacidad, hasta conversaciones para explicar y concientizar a la familia que si estamos trabajando no podemos ser interrumpidos en todo momento o por cualquier situación que cotidianamente no se da por estar en la oficina.
9. Distribuir los momentos según las actividades: hay actividades que requieren mayor concentración, diligencia y foco, y otras actividades que demandan mayor
trabajo en equipo, intercambio de ideas, reuniones y demás. Esto implica también pensar en qué momento hay menos gente en la casa, en qué momento se es más productivo y en qué momento están disponibles mis compañeros, etc.