Procesos y procedimientos
La gestión documental en la U, buenas prácticas para el
manejo de la información
Elaborar cartas o comunicados, gestionar comunicaciones en
Docuware, almacenamiento digital, firma electrónica o Tablas e Retención Documental son algunos de los procedimientos más comunes.
• En las próximas semanas el Centro de Administración Documental (CAD) compartirá con los eafitenses tips y recomendaciones sobre los procedimientos indicados para gestionar los documentos institucionales.
• El propósito es hacer uso de las políticas y las disposiciones que la Universidad tiene establecidas y conservar así aquella información que es relevante y que se constituye en memoria histórica.
Hacer una carta de la forma correcta, organizar los archivos digitales, agregar la firma electrónica u organizar carpetas electrónicas son aspectos del día a día en el quehacer institucional y que en EAFIT tienen su política para favorecer los procesos de las dependencias, el orden de los archivos de la Universidad y la trazabilidad de la información.
De todo esto se encarga del Centro de Administración Documental (CAD), el área que cuenta con todo el conocimiento para apoyar a los eafitenses en la gestión documental de sus procesos y que en las próximas semanas dará a conocer una serie de tips y recomendaciones para llevar estos procedimientos de la manera correcta.
“Lo que buscamos es evitar que la documentación que se está elaborando se pueda perder por desconocimiento sobre cómo proceder con esta y se pueda seguir gestionando de forma adecuada y segura en los repositorios institucionales. De esta manera, resolveremos los interrogantes que tienen los encargados de hacer estos procesos y daremos línea para establecer pautas sencillas que permitan proceder con la información que producimos durante este periodo de contingencia”, destaca Zulma Alejandra Arias Ríos, jefa del CAD.
Así, en las próximas semanas se presentarán ante la comunidad temas específicos que sean de necesidad para los usuarios, información que a su vez estará disponible en el sitio web del CAD.
“Algunos de los temas que son más relevantes y de los que recibimos más consultas son elaboración correspondencia, cartas, memorandos, actas, circulares o comunicados; gestión de comunicaciones en el software
Docuware; almacenamiento digital; transferencias electrónicas; política de gestión documental; cómo leer la Tabla de Retención Documental; cómo saber qué información se debe conservar o porque se deben firmar los documentos”, agrega la directiva.
Por su parte, Jazmyn Saray Osorio Pérez, auxiliar del CAD, destaca que no solo se trata de acciones que propenden por el orden y almacenamiento de información relevante para la Universidad, sino que permite llevar una trazabilidad de cada acción.
“Seguir los procesos establecidos nos permite siempre tener información a la mano sobre la gestión de cada trámite. Si tenemos un número de radicado —que es una de las opciones que da el sistema— podemos hacer consultas de fechas, remitentes y destinatarios que arrojan un seguimiento a los documentos y que en general son datos de gran utilidad para las dependencias”, señala Jazmyn.
Agrega que se trata de procedimientos sencillos que resultan en buenas prácticas y que a su vez permiten llevar un repositorio ordenado y acorde con el crecimiento y demanda de la gestión documental de la institución. Así que la invitación es a estar atentos a las siguientes publicaciones de esta dependencia en los medios institucionales.