Procesos y procedimientos
¿Sabes cuál es la diferencia entre una carta y una circular, o cuándo realizar un comunicado?
• Un buen conocimiento de estos y otros formatos alusivos a la gestión documental permitirá generar un mejor flujo de información, darle mayor fuerza a la comunicación y, además, tener más orden.
• Por eso desde el Centro de Administración Documental (CAD) se invita a la comunidad eafitense a conocer más sobre los tipos de mensaje y sus estilos. En este enlace encontrarán más información.
Como una forma de guiar a los eafitenses en una mejor gestión documental de sus procesos, el Centro de Administración Documental (CAD) de la Institución comparte con la comunidad una serie de tips y recomendaciones para llevar, de forma correcta, el desarrollo de documentos como: una carta, memorando, resolución, constancia, comunicado, circular y certificado. Aquí les mostramos los diferentes ejemplos de estos formatos y en qué momento usar cada uno de ellos.
Carta
Es una comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre organizaciones y personas naturales. De igual forma, en las relaciones entre la empresa y sus empleados. Toda carta que salga de la Universidad debe llevar un número consecutivo que la identifique y formalice en cualquier medio. EAFIT cuenta con el aplicativo de correspondencia, que permite elaborar la carta que necesitas y hacerla llegar de manera digital al usuario deseado.
Memorando
Comunicación escrita de una organización, tiene carácter interno y se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la Institución.
No se debe enviar una comunicación de carácter externo con este tipo de formato dado que solo es para comunicación interna entre funcionarios de la institución para realizar acciones como tramitar, agilizar un asunto, reiterar cierta información o expresar necesidades.
El memorando también debe tramitarse por el aplicativo y, como tal, no necesariamente debe estar formalizado con la firma del jefe ya que este puede provenir de un asistente o auxiliar autorizado para tal fin.
Acta
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.
Se deben elaborar en papel con membrete siempre y cuando se trate de un comité o grupo reconocido como estamento (Comité de Dirección, Comité Rectoral, Comité de carrera, Consejo Académico, Consejo Directivo o Consejo Superior), de lo contrario, pueden desarrollarse en hojas blancas sin membrete.
Toda acta debe llevar la firma de los responsables para que tenga validez: presidente y secretario o de varios firmantes según se estipule en el tipo de acta.
Resolución
Es un documento legal que expresa las decisiones tomadas por el Rector en su calidad de máxima autoridad universitaria para definir procedimientos y resolver u ordenar el cumplimiento de ciertas medidas. Es de carácter general, obligatorio y permanente.
Comunicado
Son un medio escrito formal que se utiliza para dar información oficial sobre las decisiones de los directivos de la Institución, que ameriten ser de conocimiento público. El Departamento de Comunicación es la dependencia que coordina dicha función en la Universidad.
Circular
Es también una comunicación escrita de interés común con el mismo contenido o texto y dirigida a un grupo específico de personas, tanto interna como externamente.
Es impartido por la autoridad competente, en desarrollo de los reglamentos que rigen la Institución, para enterar a los empleados sobre los procedimientos que se adoptan, o acerca de orientaciones relativas al trabajo que cumplen los empleados.
Las circulares solo podrán ser emitidas por los Consejos, la Rectoría, las Vicerrectorías, Secretaría General, Decanaturas y Direcciones.
Certificado
Es un documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).
Calificaciones obtenidas, paz y salvos, o resultados exámenes médicos son algunos ejemplos.
Constancia
Documento también de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad y que puede ser personal. Experiencia laboral, referencias personales o de labor especifica (proyecto).