Actualidad eafitense

La Universidad estrena herramienta de
visualización de dashboards

En la actualidad se realizan sesiones de acompañamiento a los usuarios que ya tenían reportes en la plataforma y de capacitación a quienes comienzan a usar la herramienta.

• Se trata de la migración de TableaU a PowerBI de Microsoft que lideró la Dirección de Informática para la consulta de reportes e informes institucionales.

• La nueva plataforma que está disponible desde este 21 de julio ofrece mayores ventajas en la centralización de la información, uso de filtros, una interfaz más cómoda para el manejo y mejores costos para la Universidad.

Una Institución que busca siempre ir a la vanguardia cuenta con un equipo humano que con compromiso y dedicación está en la búsqueda permanente de las mejores opciones y posibilidades para que los procesos universitarios sean actuales, excelentes y de calidad.

Hoy, la Dirección de Informática es una de esas dependencias que da cuenta de ese compromiso de los eafitenses al poner a disposición de toda la comunidad una nueva herramienta de visualización de dashboards (reportes o informes), que a partir de este 21 de julio deja de hacerse en TableaU y se estrena en PowerBI de la compañía Microsoft. Esta estrategia hace parte del Proyecto de Gobierno de Datos y Analítica que se desarrolla desde esta dependencia.

“No solo tendremos mejorías destacables en términos de visualización, sino que habrá avances en la maleabilidad de los datos y la información que las áreas requieren para soportar sus procesos y decisiones. Así mismo permite una integración sencilla con las fuentes de datos que usa la Universidad de manera general y aprovecharemos también este despliegue para hacer una revisión más pertinente de la información que generan las dependencias y de las personas que acceden a esos datos”, apunta Ernesto José Garnica Barraza, director de Informática.

De acuerdo con lo que explica Miguel Mercado Salcedo, programador de la Dinfo, se trata de aquellos datos que las dependencias recolectan para hacer mediciones, estadísticas, proyecciones o rendimientos de su objetivo particular que ahora estarán disponibles en una herramienta con mejor visualización, mayor posibilidad de filtros, con una interfaz fácil de manejar, mejores estándares de seguridad y con beneficios en términos de costos para la Institución.

“Antes de la migración este tipo de información solo podía consultarse en los equipos de la Universidad por la sensibilidad de la información allí alojada con un usuario y contraseña genérico previamente creado en la Dinfo. Sin embargo, uno de los inconvenientes con la antigua herramienta estaba en la trazabilidad de la información y en que no podíamos identificar si este usuario era utilizado por varias personas y con qué frecuencia”, señala Miguel.

Con PowerBI el equipo de esta unidad de trabajo podrá saber quién ingresa a consultar la información y en qué momento; podrá obtener más licencias para que más dependencias puedan generar los reportes de manera autónoma por el bajo costo; y los usuarios podrán acceder a información con integraciones a plataformas como Forms, SharePoint y bases de datos, entre otros.

Para el cambio, Luis Guillermo Quiroz Triviño, líder del Proyecto de Datos y Analítica, cuenta que se hizo la migración de 163 reportes de diferentes dependencias que estaban en TableaU, lo que según el experto logra eficiencias en términos de sintetizar información, logra alojarla en solo lugar y permite la búsqueda a través de filtros y usabilidad.  

“Adicional a esta transición técnica tenemos un frente de trabajo para el modelo de servicio que consiste en normalizar las solicitudes de informes y reportes haciendo que todo esté centralizado y uno más enfocado en gestión del cambio para la apropiación de la herramienta con sesiones de capacitación conjunta para los usuarios que ya tienen reportes creados y tendremos unas nuevas para usuarios que vayan a construirlos”, añade Luis Guillermo.

En la actualidad algunas de las dependencias que más utilizan este tipo de reportes son el Departamento de Desarrollo Estudiantil, la Dirección de Mercadeo Institucional, la Oficina para el Éxito de los Estudiantes, la Dirección Administrativa y Financiera y las vicerrectorías​. Sin embargo, cualquier unidad que requiera de la herramienta puede solicitar apoyo a la Dirección de Informática.