Actualidad eafitense
EAFIT se prepara para prestar sus servicios en caso
de un evento de interrupción
Un convenio marco de cooperación con las instituciones del G8 hace parte de las acciones definidas en las estrategias que ya se empieza a materializar.
• Se trata del Plan de Continuidad del Negocio que se ha desarrollado en la Universidad para definir las acciones a seguir en caso de que el campus no pueda operar como es habitual y así los servicios se puedan prestar con normalidad.
• La iniciativa ha sido liderada por el Área de Gestión del Riesgo y contempla en total 23 planes y estrategias que incluyen el apoyo y compromiso de las diversas dependencias de la Universidad. El plan tendrá momentos de socialización, documentación, validación y simulacros.
Una Universidad Parque pensada para todos los grupos de interés, unas instalaciones seguras, sistemas de seguridad acordes para atender a los integrantes de la comunidad eafitense y mucho más hacen parte de las acciones que se implementan cada día para garantizar la normalidad de la operación en la sede principal de la Institución.
En palabras de Martha Cecilia Arroyave López, responsable del Sistema de Gestión de Riesgos, de los Sistemas integrados de Gestión y Control, eventos como inundaciones, sismos o atentados podrían hacer que el campus tenga que suspender sus actividades habituales, por lo que se hace preciso tener un Plan de Continuidad del Negocio o BCP (Business Continuity Plan, por sus siglas en inglés) en el que se establezcan las acciones a tomar en alguna de estas situaciones.
“Se trata de una metodología basada en buenas prácticas nacionales e internacionales de instituciones mundiales que dictan ciertas normas para generar resiliencia organizacional y preparar a estas entidades para responder y continuar entregando sus servicios o productos ante eventos de interrupción”, explica la eafitense.
Para esto, EAFIT decidió implementar la Gestión de Continuidad del Negocio y asumir una serie de compromisos con base en estándares internacionales. Esta gestión está compuesta por cuatro planes dentro de los que se encuentra un Plan de Continuidad de Negocio BCP.
Otro de estos es el de respuesta a emergencias que se enfoca en salvar a las personas, los activos y cuidar del medio ambiente; el de manejo de crisis que se orienta en las comunicaciones, la atención de las situaciones y la protección de la reputación; el de continuidad del negocio, que busca reestablecer los servicios, proteger los ingresos y las finanzas de la Universidad y el mercado; y el plan de recuperación de desastres de TI para los servicios de tecnología.
Así se proyecta la U
Según lo explica Martha, en 2016 se creó el Comité de Continuidad del Negocio y se hizo también un diagnóstico de madurez para saber en qué nivel de alcance se encontraba la Institución frente a los requerimientos de cada plan, de acuerdo con los estándares internacionales.
“Allí encontramos que contábamos para esa fecha con un avance del 25,80 por ciento en los cuatro planes, que teníamos importantes desarrollos en respuesta a emergencias y en manejo de crisis, pero más acciones por trabajar en los últimos dos. Esto nos llevó a desarrollar un análisis de impactos denominado Business Impact Analysis (BIA, por sus siglas en inglés) con personal académico y administrativo a través de talleres y entrevistas.
Agrega que existen análisis BIA de carácter estratégico, táctico y operativo que, en su conjunto, facilitan analizar el panorama desde un punto de vista macro hasta uno micro, lo que permite tener claridad sobre el objetivo básico de recuperación (que para la Universidad es el pregrado y posgrado), los procesos que se deben recuperar en principio y los que pueden esperar a que se reestablezca la operación, las dependencias que deben prestar soluciones, el personal que activa la estrategias, qué equipos de cómputo o software son necesarios, entre otros.
También los sitios a los que se podrían trasladar las operaciones en caso de una inhabilidad total del campus para prestar el servicio y de allí que se creara un convenio marco de cooperación con las instituciones integrantes del G8.
“Ya empezamos a materializar esta iniciativa y en paralelo los laboratorios, la Oficina de Admisiones y Registro y otras dependencias se han comenzado a reunir con sus pares en estas instituciones aliadas para reconocer las capacidades y definir cómo podríamos apoyarnos si alguna de estas situaciones llegara a presentarse”, agrega la coordinadora.
Por su parte, John Jairo Londoño Mesa, coordinador de Logística de la Oficina de Admisiones y Registro, afirma que los frentes de trabajo de su equipo, en conjunto con las demás instituciones, se centran en identificar las capacidades de cada uno, preparar lo que sería un eventual traslado de acuerdo con las particularidades de cada programa –por ejemplo, si se trata de instrumentos musicales o equipos- y el suministro para la atención del servicio con personal preparado y capacitado.
“Es de gran importancia que esta iniciativa institucional siga avante para evitar retrasos y no generar ninguna interrupción en las operaciones básicas. Allí es de vital importancia el apoyo y compromiso de todas las áreas que podamos involucrarnos y de los docentes que, a través de las herramientas virtuales, pueden continuar ofreciendo las clases desde cualquier lugar”, señala el coordinador.
De todo este trabajo han resultado en total 23 planes que se han divulgado con las unidades académicas y administrativas. A futuro se espera poder hacer simulacros y continuar nutriendo la estrategia de acuerdo con las variaciones que tenga cada dependencia.
“Esta es una construcción colectiva que se mejora con el tiempo y el apoyo de cada uno. Queremos generar consciencia entre los eafitenses, evidenciar los avances y prepararnos de manera gradual y escalonada”, concluye Martha.