Actualidad eafitense
Ya viene la implementación de las tablas de retención documental
El instrumento fue creado de acuerdo con el levantamiento de información que se realizó en 2018.
• A partir de abril las dependencias recibirán capacitación para diligenciar las tablas que permiten agrupar los documentos de acuerdo con su relevancia, y definir sus tiempos de archivo y disposición final.
• Esta etapa hace parte del programa de Gestión Documental que implementa la Universidad para gestionar la información física y electrónica que produce en la actualidad la Institución.
Una política interna, un álbum de fotografías, una carpeta de contratos o los balances del presupuesto de los últimos años. En EAFIT se genera una gran cantidad de información sensible para el correcto funcionamiento de los procesos y procedimientos que, de acuerdo con su relevancia, es entregada al Centro de Administración Documental (CAD) para su archivo y disposición.
Y ese ejercicio, que se ha transformado en los últimos años, convoca el apoyo de las dependencias para tener todo orden, un cometido que se logra a través de la aplicación de las tablas de retención documental y cuyo manejo se divulgará en una serie de capacitaciones a partir de abril.
Esta etapa hace parte del Programa de Gestión Documental en el que la Universidad trabaja desde 2017 con el fin de facilitar la gestión de la información física y electrónica que se produce en la Institución. El año pasado, la compañía Iron Mountain realizó con cada una de las dependencias el levantamiento de la información basados en la cantidad y tipo de material que produce día a día. Con este insumo desarrollaron el formato que divulgarán en las capacitaciones y que se usará de manera anual.
“Se trata de un instrumento archivístico que permite definir lo que se hará con la información de acuerdo con su valor para facilitar su disposición y búsqueda posterior. De esta manera podremos optimizar recursos tecnológicos y espacios físicos”, explica Zulma Alejandra Arias Ríos, jefa del CAD.
Por su parte, María Eugenia Miranda Miranda, consultora de Iron Mountain, afirma que las tablas hacen una identificación de los diferentes documentos que generan las áreas productoras para agrupar series o grandes asuntos y facilitar el manejo.
“El análisis consiste en hacer esta agrupación con sus tipologías asociadas, es decir, teniendo en cuenta el trámite de esa información desde que inicia hasta que termina; luego hay un espacio para establecer los tiempos de retención de cada documento en años y la disposición final que se le debe dar”, explica la consultora.
Este grupo de profesionales también divulgará las políticas de este procedimiento y el cronograma de transferencias de información al CAD.
“Así estarán preparados para comenzar la aplicación y hacer el envío pertinente, por lo que los invitamos a que nos unamos en el propósito de ajustar los procedimientos de la Institución a un formato eficaz que nos permita una gestión documental acorde con nuestras propias necesidades y con la transformación de la bitácora eafitense”, invita Alejandra y añade que estará llegando la invitación a participar de estas capacitaciones próximamente.