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Noticias Entrenos / Febrero

27/02/2019

​Espacios, cultura y bienestar 

Llega una nueva agencia de viajes a la Universidad

Viajes Éxito es una empresa filial del Grupo Éxito que opera desde 2007.

• Viajes Éxito será la nueva agencia de viajes con la que la Universidad gestionará este proceso que facilita las labores académicas y administrativas de los empleados. El cambio se dará a partir del viernes primero de marzo.

• Esta es una plataforma virtual que permite ahorros muy significativos en los costos de tarifa administrativa y mayor efectividad en la gestión. Sin embargo, se mantendrán las mismas políticas de viaje que actualmente tiene la Institución.


Entablar la negociación con proveedores y optimizar recursos. Esa es una de las misiones del Departamento de Compras, adscrito a la Dirección Administrativa y Financiera, dependencia que tiene entre sus funciones la de administrar el servicio de viajes que facilita el desarrollo de las actividades docentes y administrativas. 

Por eso, y en esa búsqueda de optimización de recursos, a partir del viernes primero de marzo, se hará un cambio en la gestión de viajes institucionales que ahora se prestará a través de la agencia Viajes Éxito, una plataforma virtual que permite ahorros muy significativos en los costos de tarifa administrativa.

Según Víctor Manuel Sierra Naranjo, director Administrativo y Financiero, el cambio de agencia implica aspectos importantes como lo son la efectividad del proceso, ya que por la digitalización la papelería será más ágil; la optimización del recurso, puesto que permite ahorros muy significativos en los costos de tarifa administrativa; y la autogestión de los usuarios. 

Viajes Éxito cuenta con un abanico de negociaciones con diferentes hoteles y aerolíneas en Colombia y el mundo que permite obtener tarifas más bajas gracias a la economía de escala. Con este cambio, las reservas hoteleras no tendrán costo, lo que significa un ahorro adicional y, además, existe la posibilidad que ofrece la plataforma para que los viajes sean aprobados por el ordenador del centro de costos. 

Para la comunidad en general el proceso seguirá siendo el mismo, cuenta Sandra Agudelo López, jefa del Departamento de Compras. Se debe realizar, inicialmente, la solicitud al correo asesoresdeviaje@eafit.edu.co, y una vez se tenga la respuesta sobre la cotización, cada viajero o secretaria con su jefe toman la decisión y realizan la solicitud en el sistema Sigavi.

“Desde el Departamento de Compras se hace el proceso de gastos de viaje en la plataforma de Viajes Éxito y después le llega a la dependencia el correo con la formalización del tiquete, indicándole el hotel, la liquidación de viáticos y demás” agrega Sandra.

Entre los beneficios que se vislumbran con el servicio a través de esta agencia está el de extender la oferta para los empleados de la Universidad para sus vacaciones, y se planea en un futuro tener paquetes y ferias turísticas de fácil acceso para los empleados con precios más económicos. 

“Fue una decisión muy pensada y estudiada. Se tomó porque trae más beneficios para toda la comunidad. Creemos que a corto plazo se podrán ver las ventajas que va a traer este nuevo proveedor institucional, y esperamos el acompañamiento de toda la comunidad universitaria en estos primeros días de cambio de agencia” señala Víctor.

Sandra por su parte, apunta que es importante recordar que se mantendrán las mismas condiciones de viaje que actualmente existen y que son muy buenas para los empleados. “Lo que estamos haciendo es que administrativamente estamos optimizando los recursos económicos”.

En caso de alguna duda se puede escribir al correo gastosdeviaje@eafit.edu.co o llamar a las extensiones 9207, 9960 o 8705. El Departamento de Compras estará disponible para resolver las inquietudes que surjan con respecto a este cambio.
Última modificación realizada el 27/02/2019 11:38 por Aura Maria Giraldo Murcia