Por las dependencias
EAFIT ya está lista para dar comienzo al Programa
de Gestión Documental 
La implementación permitirá, entre otros, facilitar la disposición y búsqueda de información cuando sea requerido.
• El Centro de Administración Documental (CAD) ya se encuentra en la definición de las políticas y estrategias para gestionar la información física y electrónica de manera ordenada y acorde con el crecimiento de la Institución.
• En los primeros meses de 2019 todas las dependencias comenzarán a ser partícipes con el uso de tablas de retención documental que definen la mejor ruta para archivar el material que generan.
Es dinámica, es transformadora, es innovadora. Así es EAFIT, una universidad que cada día crece con todos sus procesos y que en ese diario caminar genera información que nutre el acervo institucional, un valioso material que el Centro de Administración Documental (CAD) se ha encargado de consolidar por años.
Ahora esta unidad administrativa pone en marcha el Programa de Gestión Documental (PGD) con el que busca dar las líneas bases para gestionar la información física y electrónica que se produce en la Institución. Y a comienzos de 2019 todas las dependencias comenzarán a ser partícipes de la implementación.
En palabras de Alejandra Arias Ríos, jefa del CAD, el programa es un instrumento que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo el desarrollo de los procesos archivísticos, con el fin de facilitar la disposición y búsqueda de la información cuando así sea necesario.
“Para tener éxito en la implementación de esta estrategia requerimos contar con el compromiso de todos los eafitenses porque es parte de la transformación digital que vivimos por estos días. Con esta herramienta vamos a poder optimizar recursos tecnológicos y espacios físicos”, explica la directiva.
El CAD comenzó, en 2017, con un diagnóstico inicial de los archivos con los que cuenta la Universidad para determinar el estado de los mismos y establecer los principales lineamientos y políticas claras para su correcta administración y disposición.
“En la actualidad, nos encontramos en la construcción de las políticas y los mecanismos que implementaremos a partir del próximo año. Con la información que obtuvimos de manera previa esperamos traducir las necesidades que encontramos en actividades y planes de mejora para desarrollar en los próximos meses”, señala Paola Marín Castaño, auxiliar administrativa del CAD, quien agrega que esta etapa está liderada por el proveedor Iron Mountain.
Las dependencias participarán en 2019
De acuerdo con Zulma, todas las dependencias académicas y administrativas recibirán, por parte del proveedor, un llamado para la capacitación y el apoyo en el uso de este instrumento.
“Vamos a tener unas tablas de retención documental que son unos cuadros en los que se presenta la información por departamento, los tiempos en los que deben conservar los archivos o eliminarnos. Esta estrategia les ayudará a definir cuándo se debe remitir la información al CAD, cómo la deben transferir, la manera en que se debe marcar o los códigos que la deben identificar de acuerdo con el tipo de documentación”, agrega la jefa.
Además, será una manera de tener en cuenta los riesgos, la seguridad de la información que se maneja de forma interna y externa, y dar cumplimiento a los requisitos desde lo legal, así como hacer uso de los programas adecuados para el manejo de esta.
“Así que la invitación es para estar pendientes de los cambios que vienen y a hacer parte de una nueva cultura en el manejo de la información con lineamientos más claros, concisos y mejor estructurados en los que hemos trabajado para avanzar de manera acorde con el crecimiento institucional”, concluye Paola.