Por las dependencias
Desde el 2 de mayo Idiomas EAFIT hará uso de Epik EAFIT
De las capacitaciones, que se realizan en el bloque 1, hacen parte 315 personas, entre empleados administrativos y docentes.
• Desde el 26 de febrero y hasta el 13 de abril los integrantes de esta unidad académica y de otras dependencias reciben capacitaciones en el uso de este sistema.
• La herramienta, que brinda seguridad y confiabilidad de la información, facilitará a los estudiantes de Idiomas EAFIT la interacción con los procesos de la Institución para su inscripción, matrícula o solicitudes de servicios.
Integrar bajo una misma herramienta los procesos administrativos del ciclo de vida del estudiante, tanto en los programas de pregrado y posgrado, como en los de extensión, fue el propósito que se planteó el programa Atenea.
Ahora, después de un trabajo de identificación de necesidades y planeación de soluciones presentan Epik EAFIT, el nombre que recibe la suite People Soft Campus Solution que adquirió la Universidad.
De acuerdo con Carolina Pabón Ramírez, jefe de este proyecto institucional, el nuevo sistema de información permitirá adoptar mejores prácticas internacionales para la ejecución estándar y óptima de los procesos administrativos del ciclo de vida del estudiante, garantizará la confiabilidad y seguridad de la información y permitirá tener una plataforma sólida para materializar los objetivos de la Universidad a largo plazo.
Epik EAFIT saldrá a producción el próximo 2 de mayo por lo que las capacitaciones se orientan, desde el pasado 26 de febrero, a empleados administrativos y docentes de Idiomas EAFIT y personas de dependencias que apoyan estos procesos como los departamentos de Tesorería y Cartera, y Contabilidad, Carnetización y la Dirección de Desarrollo Humano-Bienestar Universitario.
Las capacitaciones al personal administrativo irán hasta el próximo 13 de abril, en las aulas del bloque 1, divididas en dos tipos de formación. “En una de ellas les explicaremos los nuevos procesos que soportará la herramienta y en otra más detallaremos el uso de la misma” agrega Carolina.
En total, los empleados administrativos convocados recibirán 88 horas de formación y los docentes un promedio de ocho horas, entre el 9 y el 13 de abril, de forma presencial. De forma adicional, en la semana del 23 de abril, el equipo de Atenea se reunirá con todas las personas involucradas en este proceso para indicar el esquema de soporte, puntos de contacto y otros aspectos a tener en cuenta una vez el sistema comience a funcionar.
En el segundo semestre para educación formal
Luego de iniciar con los procesos de Idiomas EAFIT se dará inicio a la segunda fase que cubre los procesos relacionados con los estudiantes de pregrado y posgrado.
“Para ambas etapas contamos con muchos beneficios que ofrece la herramienta como poder tener consolidada la información para procesos de acreditación o reportes ante diferentes estamentos que se convierten en un insumo valioso para la toma de decisiones”, destaca la eafitense.
Además, Epik otorgará a integrantes de la Universidad en otras ciudades herramientas autónomas para desempeñar sus funciones, y permitirá la optimización en el uso de los espacios físicos para clases o eventos.
De este modo, el propósito de mejorar las prácticas institucionales; así como adquirir mayores índices de calidad, eficiencia y seguridad que permitan prestar un mejor servicio comienza a cumplirse con la dedicación y entrega de quienes emprendieron la misión del programa Atenea.