Inicia el proceso de planeación del presupuesto 2019

Como parte del ejercicio, el Departamento de Costos y Presupuesto hizo una capacitación general el pasado lunes 30 de julio. También prestará soporte a todas las dependencias durante el proceso. 

Es una mirada global, una a futuro, una en la que el camino se extiende y comienza a definir lo que será un nuevo año de retos y metas por cumplir. Y dentro de esa planeación, en la agenda institucional se encuentra la elaboración del informe presupuestal para 2019, un ejercicio que cada año las distintas dependencias realizan y reportan a la Dirección Administrativa y Financiera (Diaf), con el fin de definir los recursos económicos necesarios para el desarrollo de las actividades. 

Por esto, el Sistema de Información Presupuestal (Siprés) y Bisa —que se encuentran en la lista de aplicaciones institucionales— ya están disponibles para que cada unidad académica o administrativa ingrese las solicitudes presupuestales del próximo año. 

Víctor Manuel Sierra Naranjo, director Administrativo y Financiero, explica que es necesario que cada equipo de trabajo responsable de este proceso haga una planeación de sus actividades en 2019 y, de acuerdo con estas, presente la solicitud traducida en cifras. 

Y aunque en este momento la Universidad se encuentra en una transición de su Plan Estratégico de Desarrollo, la invitación es a conservar dentro de los ejes actuales los aspectos esenciales en los que se ha trabajado en los últimos años: preservar la excelencia académica, consolidar la universidad de docencia con investigación, y mejorar la proyección nacional e internacional. 

Este año, dice Luz Estela Espinosa Ayala, jefa del Departamento de Costos y Presupuesto, el presupuesto se elaborará en dos partes: una con las dependencias generadoras de ingresos, que tendrán plazo para el reporte entre el primero y el 31 de agosto. Para este ejercicio Víctor recomienda analizar el quehacer diario de cada área, así como de los asuntos operativos que representa el 80 por ciento de los requerimientos económicos; y, luego, revisar el tema de proyectos especiales para el que podrán asesorarse con Direccionamiento Estratégico (antes Dirección de Planeación). 

La segunda parte de este proceso será con las unidades administrativas y de apoyo, con las que se hará una revisión de las iniciativas que, de manera tradicional, desarrollan y así se definirán las que se podrán llevar a cabo en 2019, de acuerdo con las posibilidades de financiación que tenga la Universidad. En este último caso la fecha límite es el 7 de septiembre. 

“El nuevo Plan Estratégico de Desarrollo permitirá conocer las bases sobre las que se construirán los planes financieros futuros y, por eso, el presupuesto de 2019, en su componente de gastos e inversiones, debe ser un ejercicio básico y prudente, puesto que se requiere aforar recursos para el desarrollo de los nuevos objetivos”, apunta Luz Estela. 

Al ingresar a la aplicación institucional es importante tener en cuenta que debe hacerlo la persona responsable del centro de costos de cada dependencia, pues es este usuario quien tiene previa autorización para el ingreso a la plataforma. En caso de que se desee autorizar a otro empleado se debe solicitar el acceso a través de presupuestos@eafit.edu.co. 

Una vez en el sistema, lo que sigue es ingresar el presupuesto por periodos para facilitar la evaluación del cumplimiento y la asesoría que se requiera por parte del Departamento de Costos y Presupuesto durante el transcurso del año. 

En caso de requerir apoyo durante el planteamiento del documento inicial o del ingreso de los datos a la aplicación, se podrá solicitar a través de las extensiones 9490, 9066, 9846 y 9983. Así mismo, es posible consultar los demos en este enlace.

Una vez se llegue a las fechas límite para el reporte de las solicitudes, el equipo de trabajo de la Diaf consolidará toda la información y la presentará en la sesión del Consejo Superior de octubre. Los resultados de este ejercicio se divulgarán en noviembre. 

“Los invitamos a desarrollar un ejercicio desde la filosofía del Presupuesto Base Cero y a evaluar de manera detallada todas las actividades, alternativas y costos necesarios para realizar los planes, a la luz de los objetivos de la organización. También recomendamos seleccionar las opciones de menor costo y mayores beneficios, pensando en todo momento en el valor que la actividad le agregará al estudiante o al usuario final”, concluye Luz Estela.