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Una invitación a agrupar los mensajes que se envían por el correo electrónico institucional

La segunda fase de la campaña de correo institucional invita a las diferentes unidades de la Institución a optimizar el número de correos que llegan a diario. 

• Concentrar los envíos por temáticas para dirigirlos a un mismo público y así disminuir la cantidad de mensajes que llegan a las bandejas de entrada es la recomendación principal del Departamento de Comunicación. 

• Eloqua, que es la plataforma que soporta el envío de mensajes, será la herramienta que facilitará la labor para realizar segmentación de bases de datos y llegar al público con mayor precisión. Hay directrices para su uso.

Ahora los envíos son por temáticas. La información se agrupa en boletines electrónicos dirigidos a públicos definidos que se envían a través del módulo de divulgación, con el fin de optimizar el número de correos que se reciben a diario. Sí, es que con motivo de la nueva plataforma Eloqua, que soporta los procesos de promoción de programas, eventos y divulgación, se podrá contar con más criterios para realizar segmentación de bases de datos y llegar al público con mayor precisión, así como conocer y obtener información integral de los contactos.

De esta manera, el correo institucional será uno de los contribuyentes para que la cantidad de mensajes en la bandeja de entrada sea menor. “Este medio de comunicación es uno de los más importantes, no solo para compartir información sino para recibir retroalimentación de los públicos. Por eso, la fase dos de esta campaña de correo electrónico busca sensibilizar sobre la importancia de que las unidades académicas y administrativas que solicitan divulgación agrupen sus mensajes y sigan las nuevas directrices de divulgación”, señala Catalina Suárez Restrepo, jefa del Departamento de Comunicación.

La idea es, además, que la comunidad universitaria conozca los diferentes canales de comunicación que tiene EAFIT y por donde también pueden circular los mensajes que se requieren transmitir. “Es importante que las dependencias tengan en cuenta que debe existir una intención de autorregulación en la cantidad de envíos que se hacen por correo, por lo que la recomendación es a ser muy precisos y específicos para que los mensajes lleguen a los públicos que realmente son destinatarios de los mensajes”, comenta Manuel Gómez Rueda, coordinador del Área Digital del Departamento de Comunicación.

Algunas recomendaciones 

Que el correo es un medio que es solo para información institucional, que las solicitudes de divulgación se deben realizar con un mínimo de cuatro días hábiles de anticipación a la fecha de envío, que una misma información solo se envía máximo dos veces, que el solicitante debe tener claro el público objetivo, que si hay varios mensajes dirigidos a un mismo público deben agruparse en un solo correo y, también, que debe designarse a una sola persona en las dependencias para realizar los requerimientos de envíos. 

Esas son algunas de las recomendaciones que para hacer uso de este medio de comunicación que es un apoyo a la interacción entre la Universidad y sus públicos. 

Y a través de www.eafit.edu.co/formulariodedivulgacion se pueden hacer las solicitudes de divulgación de información. El Área Digital, del Departamento de Comunicación, validará el público objetivo del mensaje y hará los ajustes en caso de ser necesario.

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