Actualidad eafitense
Todos a actualizar la firma institucional
En este enlace puede encontrar un tutorial sobre cómo hacer los cambios en las plataformas Microsoft Office Outlook y Office 365.
• De acuerdo con la resolución 12220, del 20 de junio de 2016, del Ministerio de Educación Nacional, todas las piezas promocionales de las instituciones de educación superior deben incluir la frase Vigilada Mineducación.
• Si bien en la papelería, medios digitales y souvenires ya se ha comenzado a incluir este requerimiento, también es importante que los empleados la agreguen en la firma institucional que usan en sus correos electrónicos.
Empleados, docentes y directivos usan diariamente el correo electrónico institucional como una de las formas más directas y efectivas de comunicación interna y externa. Solicitar una cita, compartir documentos o hacer una solicitud es parte del quehacer diario de las dependencias.
Por eso, EAFIT ha incluido, desde hace algunos años, el uso de la firma institucional que proyecta una imagen clara y uniforme. Sin embargo, el Ministerio de Educación Nacional, por medio de la resolución 12220, del 20 de junio de 2016, exige el uso de la advertencia Vigilada Mineduación en todas las piezas promocionales de las instituciones de educación superior.
De manera adicional, explica Paulina Vélez Jaramillo, coordinadora del Área de Comunicación Creativa, se debe incluir en la leyenda que la Universidad está acreditada hasta 2018, según la resolución 1680 de 2010.
“El cambio en el diseño no es grande, en el caso de la firma institucional solo solicitamos que agreguen estas líneas en la parte final. En las demás piezas publicitarias como tarjetas personales, hojas membrete, sobres, pendones, folletos y en los medios digitales ya estamos aplicando la actualización”, indica la coordinadora.
Así mismo, la resolución resolvió que al ofertar los programas académicos se debe agregar también el código Snies, el tipo de formación si se trata de programas de pregrado o posgrado, la modalidad en que se dictan y toda la información relevante que incluyan los anuncios.
Un paso a paso para hacer el cambio
Para comenzar solo basta con visitar www.eafit.edu.co/firmadigital/firma-Universidad-EAFIT.html en donde se encuentra el modelo de firma institucional y seleccionar desde la esquina inferior derecha hasta la esquina superior izquierda. Luego se copia el texto utilizando las teclas ctrl+c.
En caso de que use el correo electrónico a través de Microsoft Office Outlook se debe dirigir al menú herramientas que está ubicado en la barra superior y luego dar clic en opciones.
Allí se abrirá una ventana emergente en la que se encuentra la pestaña formato de correo. Al hacer clic se podrá ver en la parte inferior la opción de firma. En este espacio, se procede a pegar con ctrl+v los elementos seleccionados de manera previa y reemplazar las equis con su información.
Una vez termine el proceso debe presionar aceptar para que se guarden los cambios.
De otro lado, si usa la versión Office 365 debe dirigirse a la barra superior derecha, menú ajustes y luego seleccionar opciones. En el menú izquierdo se debe seleccionar configuración y luego el campo para insertar firma. Con las teclas ctrl+v se pega el contenido y se reemplaza la información con los datos de contacto. Cuando se finalice el procedimiento, se debe hacer clic en guardar.
Vea aquí el tutorial para hacer el anexo.
“Al seguir estos pasos generamos orden, creamos identidad y permitimos que nuestro logo siempre se vea en buena calidad, sin afectar su resolución o tamaño. Que todos sigamos estos lineamientos nos va a permitir seguir construyendo una imagen institucional fuerte”, agrega Paulina.
Así que en pocos minutos todo el personal eafitense podrá hacer el cambio que facilitará entre otras cosas la identificación de quien envía la información y permitirá que la visibilidad de la imagen de la Universidad sea positiva.