Actualidad eafitense
Requisitos legales para tener en cuenta en la realización de eventos
De acuerdo con las necesidades propias del acontecimiento se debe solicitar el apoyo de otras dependencias.
• La Secretaría General comparte con los eafitenses la Política sobre requisitos legales que se deben tener presente a la hora de desarrollar cualquier evento al interior del campus, para cumplir con lo establecido por las autoridades locales.
• Tener claro el tipo de evento a realizar, el lugar, la lista de convocados y las necesidades logísticas para el desarrollo de los mismos facilitará la consecución de los requerimientos necesarios.
Encuentros culturales, académicos, institucionales, ferias para la salud o exhibiciones. Para estudiantes, para empleados, para egresados o para la comunidad en general… en fin. Son tan diversos los eventos que ofrece la agenda de la Universidad que ameritan un amplio despliegue organizacional por parte de la dependencia encargada.
Y uno de los aspectos importantes a tener en cuenta es la parte legal, por lo que la Secretaría General decidió elaborar la Política sobre requisitos legales para la realización de eventos en la Universidad, en la que determina los procedimientos que deben seguirse de acuerdo con cada necesidad.
“Esta política está derivada de una norma que existe hace muchos años y con la que brindamos siempre acompañamiento a cada unidad de la Institución para poder cumplirla de forma correcta. Sin embargo, notamos que, en general, hay desconocimiento sobre el tema”, explica Viviana González Correa, abogada de la Secretaría General.
Lo primero será, según la experta, programar todo el tema logístico con una antelación prudente para determinar todos los requisitos que se deben cumplir.
Después de definir si el evento es de tipo académico, deportivo, cultural o institucional, se pasa a revisar la cantidad de invitados para determinar el recinto en el que se va a desarrollar y la necesidad de contratar operadores o personas externas que apoyen el espectáculo.
“Nosotros prestamos asesoría jurídica a todas las dependencias que así lo requieran para definir temas como derechos de autor, registro de espectáculos ante el Ministerio de Cultura, certificación del Departamento Administrativo de Gestión del Riesgo de Desastres (Dagrd), permisos ante la Secretaría de Gobierno, entre otros, pues cada uno de estos tiene unos formatos especiales que requieren revisión”, agrega Viviana.
Una lista de verificación para facilitar la organización
Con el fin de que este proceso sea más sencillo, la abogada sugiere un checklist para comenzar. En este es importante tener en cuenta:
- Definir el tipo de evento teniendo en cuenta si es académico, recreativo, deportivo, cultural o institucional.
- Revisar la lista de invitados y analizar la cantidad de personas que van a concurrir.
- Concretar el lugar.
- Conocer la hora y la duración máxima del evento.
- Hacer una lista de las actividades que se van a desarrollar.
- Verificar si es necesario solicitar organización protocolaria.
Toda esta información permitirá solicitar con antelación el apoyo de otras unidades de trabajo como, por ejemplo, la autorización para ingreso de personas externas al Área de Seguridad, del Departamento de Planta Física; la adquisición de pólizas, a través del Departamento de Compras; la reserva de aulas y equipos audiovisuales, en Admisiones y Registro, o la organización y protocolo que apoya el Área de Relaciones Públicas y Eventos, del Departamento de Comunicación.
De esta manera, todas las iniciativas que nutren la agenda eafitense se podrán desarrollar con éxito y dentro de los requisitos legales que tiene en cuenta la administración municipal, un ejercicio que, a su vez, le entregará a los organizadores la habilidad para implementar por si mismos este proceso cada que lo requieran.
La política completa se puede consultar aquí.