Por las dependencias

El programa de Gestión Documental inicia etapa de identificación

Entrevistas con los equipos de trabajo de cada unidad académica y administrativa de la Universidad se realizarán durante este semestre. 

• Por cada dependencia, el Centro de Administración Documental, en compañía de la empresa Adalid, adelanta un diagnóstico inicial de la cantidad de documentación que se produce en estas y su disposición. 

• Una vez finalice esta etapa, la Universidad revisará las necesidades para la implementación del programa, así como las políticas y plataformas necesarias para el manejo de la información. 

La creación de nuevos programas y dependencias hacen parte de la evolución y transformación constante de EAFIT y los retos que desde las áreas administrativas se generan para permitir que el quehacer universitario vaya en la vía correcta son parte de la atención de unidades de trabajo como el Centro de Administración Documental (CAD), que ahora tiene en marcha un nuevo proyecto de gestión de documentos. 

De acuerdo con Alejandra Arias Ríos, coordinadora del CAD, la evidencia física, digital y electrónica que se recibe o se envía desde la Institución hacia afuera ha crecido en los últimos años de forma acelerada, por lo que fue necesario declarar políticas que permitan centralizar la información. 

Así, la Universidad, en conjunto con la empresa Adalid Corporation, comenzó a aplicar de forma inicial un diagnóstico integral de archivos en el que, a través de la aplicación de fichas técnicas en cada dependencia, se identifica la cantidad y el tipo de información que producen y la disposición que se le da a este recurso. 

“A propósito de este análisis, la empresa contratada nos dejará unas políticas diseñadas a la medida de los procesos eafitenses. Con esa información sabremos cómo se deben gestionar los documentos, lo que se debe y no se debe hacer con estos, en dónde los podremos almacenar según su tipo, entre otros aspectos”, explica la coordinadora.

Este proceso, que se adelantará durante este semestre, requiere del apoyo de los integrantes de las unidades de trabajo, por lo que Zulma extiende la invitación a ser partícipes activos en este proceso que, además, permite cumplir con la resolución 8934 de 2014 en la que se indica que las entidades reguladas por la Superintendencia de Industria y Comercio deben tener una serie de procedimientos para llevar de forma adecuada la gestión documental. 

“Tenemos una programación definida en la que citamos a las dependencias para la aplicación de unas encuestas que se distribuyen entre todo el personal por lo que la disposición del tiempo es corta”, destaca Alejandra. 

La implementación desde el próximo semestre

Una vez culmine la etapa de levantamiento de los datos la Universidad podrá analizar el estado de su información y así definir los pasos a seguir y los procedimientos a implementar. 

Según lo explica Jaime Vargas Camberos, consultor senior de Adalid, se realizarán unas tablas de retención documental para darle disposición a los archivos y definir lo que sucederá con estos a través del tiempo. 

“El objetivo es que, cuando se cree un nuevo documento, el encargado lo pueda almacenar y distribuir de forma adecuada, y cuando los necesite, podrá ubicarlos de forma rápida y segura”, añade Jaime. 

Con estas ayudas cada dependencia tendrá un mayor conocimiento de este tipo de procedimientos y podrá definir qué envía al CAD, qué guarda en sus servidores y qué puede eliminar de acuerdo con las políticas que se deriven de este ejercicio, así como de las plataformas que se pongan a disposición.

De esta manera, recuerda el consultor, EAFIT estará actualizada y organizada con este proceso que cada vez es más importante y que requiere de más esfuerzos por parte de quienes manejan amplias cantidades de documentación.