Por las dependencias
La Escuela de Administración ya tiene su Centro de Servicios Compartidos
Ellos son parte del grupo de trabajo del nuevo Centro de Servicios Compartidos de esta unidad académica, quienes estarán ubicados, a partir del segundo semestre, en el ala izquierda del primer piso del bloque 26.
• El 2017 inició para esta escuela con importantes cambios en la manera como desarrollan sus labores administrativas, pues en este nuevo centro se concentrarán, en principio, todas las actividades que dan soporte a sus 21 posgrados y, más adelante, a sus 4 pregrados.
• Son 18 procesos macro que abarcan todo el ciclo de vida del estudiante y que atienden las necesidades de los diversos públicos de interés de la escuela. Cada proceso cuenta con un líder y un equipo de trabajo que lo apoya.
Desde el mismo momento en que una persona decide estudiar en EAFIT y hace su inscripción a un programa, inicia un ciclo de procesos administrativos que, además de dar soporte a las funciones nucleares de docencia, investigación y proyección social, acompañan al estudiante en su paso por la Universidad hasta el final.
Y la Escuela de Administración, después de una labor de identificación de necesidades de sus diversos públicos y, con el propósito de optimizar sus recursos y ser más efectivos en la prestación de sus servicios, decidió, a comienzos de 2016, darle vida al Centro de Servicios Compartido, proyecto que a la fecha ya se encuentra estructurado y en sus primeras etapas de ejecución.
Este modelo, que ya practican muchas compañías, es el primer ejercicio que se conoce en la Universidad que nace desde la academia, lo que lo convierte en una idea innovadora, al homologar, concentrar y mejorar los procesos administrativos que apoyan esta función.
“Habíamos detectado que no todos los programas de la escuela contaban con el mismo soporte administrativo, algunos, por su volumen, tenían asistentes, mientras otros solo dependían de la labor del docente responsable. Por eso, sentimos que eso no era lo apropiado si lo que queremos es seguir proyectando los programas de cara al futuro y garantizar a todos nuestros públicos de interés el mismo nivel de servicio que nos caracteriza”, asegura Manuel Acevedo Jaramillo, decano de la Escuela de Administración.
Constanza Delgado Cuéllar, una de las líderes de esta iniciativa, afirma que de los 21 posgrados y los cuatro pregrados que existen en la Escuela de Administración, solo el 48 por ciento estaban asistidos, pero el 52 por ciento no lo estaba. “Muchos coordinadores de programa no se enfocaban en asuntos estratégicos orientados a lo académico, por atender temas administrativos y, al dejar sus funciones, la información se iba con ellos, entonces lo que comenzamos a ver es que dentro los programas habían procesos que eran similares y se podían homologar”.
Y es que en la diversidad está la oportunidad para ser mejores, pues los diferentes aportes que los coordinadores de cada programa hacían a sus procesos, se sumaron para unierse en una sola forma de hacer las cosas.
Así, y con el liderazgo de Constanza, Carlos Mario Betancur Hurtado y Catalina Giraldo Henao, se inició hace un año la construcción de este proyecto que ya cuenta con el apoyo de cerca de 12 personas que hacen parte del nuevo Centro de Servicios Compartidos (CSC).
El CSC ya está en marcha
Un Centro de Servicios Compartidos es una unidad interna dentro de una organización, que consolida y optimiza procesos que se encuentran distribuidos en las diferentes áreas de negocio, reduciendo los costos y mejorando la calidad del servicio.
El CSC de la Escuela de Administración ya inició labores y, aunque está en la etapa de adecuación del espacio físico en el que se ubicará a partir del segundo semestre de 2017 (primer piso del bloque 26), ya cuenta con 18 procesos macro que, a su vez, tienen un líder de proceso y un equipo que lo apoya.
Para dar vida al proyecto fue necesario hacer la documentación y referenciación con empresas del sector, la consolidación del grupo de trabajo que incluye a los asistentes de los diversos programas, la identificación de los procesos compartidos, la caracterización de los mismos y la creación de la matriz que dio como resultado los 18 procesos entre los que están la promoción de programas, la programación académica, el ingreso de estudiantes, la inducción, la logística de clases, el apoyo a profesores, la gestión de pasantías y study tours, las acreditaciones nacionales e internacionales, las asesorías a estudiantes, el apoyo a los trabajos de grado, la gestión y ejecución presupuestal, las comunicaciones y eventos, la presentación de proyectos de investigación, el contacto con sedes y los convenios, la representación estudiantil y profesoral, la virtualización de programas, el desarrollo de más capacidades, y la documentación y el registro.
Además, este ejercicio permitirá afianzar y optimizar la interacción de la escuela con los diferentes departamentos administrativos de la Universidad, con quienes se defiirán acuerdos de servicio.
“Vamos a iniciar el ejercicio con posgrado y, luego, lo haremos con los pregrados. Lo que queremos es que las personas que estamos en el Centro nos apersonemos de los procesos para que el tránsito de los alumnos sea una buena experiencia, en la que ellos sientan que las respuestas a sus necesidades las obtienen de manera más rápida y efectiva”, dice Constanza.
Catalina Giraldo, quien ahora hace parte del equipo de trabajo de Atenea, complementa al señalar que su llegada a este grupo llega en un momento oportuno, pues muchos de los servicios del nuevo centro podrán ser apoyados desde las distintas soluciones tecnológicas.
Y si se trata del impacto de cara a los diversos públicos de interés, el Decano manifiesta que el cambio será positivo, en la medida en que el alumno ya no tendrá que ir de oficina en oficina, sino que va a tener un solo lugar y un solo interlocutor que le hará la recepción de su inquietud, independiente del programa en el que esté inscrito y de la ciudad de Colombia en la que reciba sus clases.
“La idea es que nos empiecen a reconocer, no como la universidad que tiene el mejor posgrado en un tema o el mejor pregrado en determinada disciplina, sino como la que cuenta con la mejor Escuela de Administración”, concluye Constanza.