Por las dependencias
Un nuevo proyecto para la gestión documental
La iniciativa pretende mejorar la transparencia y eficacia en términos de administración documental.
• Se trata del proyecto Definir e implementar políticas para la gestión documental, que permitirá la administración integral de la información.
• El Centro de Administración Documental (CAD), en conjunto con la empresa Adalid Security Legal & Forensic Corporation, hará contacto con las dependencias para realizar un diagnóstico integral de archivo.
Dado el crecimiento de la Universidad, la información producida (física, electrónica, digital) se ha incrementado de forma acelerada y heterogénea, y a pesar de la existencia de políticas declaradas, no se contaba, hasta la fecha, con un programa de gestión documental que cubriera el ciento por ciento de las necesidades de la Institución.
Para esto nace el proyecto Definir e implementar políticas para la gestión documental, que se ejecutará de la mano de la empresa Adalid Security Legal & Forensic Corporation, de Bogotá, que cuenta con experiencia en proyectos de gestión documental y que acompañará a la Institución por dos años en la definición e implementación de políticas documentales.
“Para iniciar el proyecto, se requiere realizar un diagnóstico integral de archivos de la Universidad y determinar el estado de los mismos en términos de conservación para documentos físicos y de preservación para los producidos en soporte electrónico, y así establecer un programa de gestión documental con lineamientos y políticas claras para la correcta administración de la producción documental y disposición final de la misma”, explica Zulma Alejandra Arias Ríos, jefa del Centro de Administración Documental (CAD).
Por su parte Juan Carlos Massey Hurtado, coordinador de Gestión de Calidad, señala que “el diagnóstico es importante para determinar el estado actual de la información física y digital producida en la Universidad, teniendo en cuenta aspectos administrativos, tecnológicos, jurídicos, de recurso humano, procesos y producción documental”.
El coordinador añade que esta parte preliminar servirá para saber cuáles son los pasos a seguir en la implementación de las políticas.
El proyecto permitirá fortalecer la eficiencia y transparencia administrativa y estará alineado a los objetivos estratégicos de la Institución y al Plan Estratégico de Desarrollo de EAFIT.
Por esto, en próximos días el Centro de Administración Documental estará haciendo contacto con las unidades académicas y administrativas de la Universidad para establecer las fechas de visita y entrevista del diagnóstico integral de archivo.