Por las dependencias
La documentación en EAFIT ahora
tiene su propio sistema
En los próximos meses se realizará un piloto con algunas dependencias de la Universidad para que los encargados de gestionarla se familiaricen con el sistema.
• Así es. El Centro de Administración Documental (CAD) y la Dirección de Informática adquirieron una nueva plataforma que facilitará la gestión de las cartas y memorandos que salen e ingresan a la Universidad.
• La recepción de estos documentos, que antes necesitaban la aprobación y el consecutivo de un tercero, ahora se podrán hacer desde el sistema, lo que permite que queden digitalizados y que se puedan consultar al instante.
Cuando una secretaria o auxiliar administrativo necesita enviar una carta oficial de la Universidad hacia alguna entidad externa, lo primero que debe hacer es solicitar al Centro de Administración Documental (CAD) el radicado que sustente su salida. Este proceso, que puede tardar varios minutos, según la cantidad de solicitudes que existan en el momento, ahora será más fácil y permitirá a los encargados de esta labor obtener estos números consecutivos de manera autónoma e inmediata.
Se trata del nuevo Programa Implantación Módulo Correspondencia, desarrollado por esta dependencia en conjunto con la Dirección de Informática. En los próximos meses estará disponible esta plataforma, que hará que la información recibida, que es la que llega al CAD; la enviada que es la que se genera en la Institución y se envía hacia afuera; y la interna, como los memorandos, pueda ser consultada con mayor facilidad al estar digitalizada.
“Esta es una iniciativa en la que estamos trabajando hace más de un año para hacer más sencillo el acceso a la información, para disminuir el tiempo de respuesta con respecto a los números de radicado que ahora arroja el sistema, y más eficientes con el ‘papeleo’ físico que debemos manejar”, explica Zulma Alejandra Arias Ríos, coordinadora del CAD, adscrito a la Dirección Administrativa y Financiera (Diaf).
Pero los beneficios no paran ahí, pues según Alejandra, los formatos permanecerán actualizados y disponibles en el aplicativo, se podrán generar comunicaciones en cualquier horario, hacer consultas de documentos antiguos y sus anexos, mejorar los tiempos de distribución y adjuntar otros archivos relacionados.
Un piloto para familiarizarse con el sistema
Aunque el módulo aún se encuentra en etapa de pruebas, el año pasado se realizó un taller con algunas dependencias de la Universidad que generan mayor cantidad de información, cuyas copias deben reposar en el acervo institucional.
“A esas personas les enseñamos a manejar la plataforma e hicimos algunos ensayos para que supieran como iba a funcionar. Ese ejercicio nos permitió obtener algunas observaciones y recomendaciones que ajustamos según esas necesidades”, señala Edwin Arley Londoño Vélez, analista de la Dirección de Informática.
Y ahora es tiempo de ensayar este nuevo repositorio con un piloto que durará tres semanas. Allí se harán estos procesos en tiempo real y los participantes estarán recibiendo apoyo permanente, con el fin de que puedan conocer la interfaz que además es muy amigable y fácil de manejar por su semejanza a la bandeja de entrada de un correo electrónico.
Serán cerca de 40 personas de 20 unidades de la Institución entre las que están los departamentos de Planta Física, Ingeniería Civil, Ciencias Matemáticas, Tesorería y Cartera; así como el Centro de Laboratorios, la Oficina de Relaciones Internacionales, la Universidad de los Niños, entre otros que intervendrán de manera inicial.
“Allí también participarán jefes de esas unidades, pues en muchas ocasiones quienes elaboran estos mensajes son las secretarias pero necesitan la firma de sus superiores, así que ellos también deben conocer los conceptos básicos”, agrega el analista.
Después de estos acercamientos, el Módulo de Correspondencia estará disponible para todas las unidades administrativas y académicas de la Universidad y sus responsables recibirán la capacitación necesaria para manejarla.
“Agradecemos la participación y disposición de todos para culminar con éxito el proyecto que sabemos será beneficioso para toda la comunidad al facilitar la elaboración y presentación de la correspondencia general de la Institución”, puntualiza Alejandra.