Por las dependencias
La Diaf renueva algunos de sus objetivos
y su política de gestión
El proceso se realizó con el apoyo de un consultor externo y el trabajo de todo el equipo de la dirección. En la fotografía los integrantes del grupo primario.
• La Dirección Administrativa y Financiera (Diaf) inició 2016 con una revisión de los aspectos que rigen su quehacer y ahora comparten con los eafitenses los resultados más importantes de este proceso.
• La incorporación del sistema de gestión de riesgos, de la gestión ambiental en la Universidad y el paso del Departamento de Convenios y Contratos hacia la Secretaría General son algunas de las novedades.
La Universidad cada día crece, evoluciona, avanza y adopta iniciativas para ser mejor y, en ese sentido, las dependencias dirigen todos sus esfuerzos y actividades diarias. Y la Dirección Administrativa y Financiera (Diaf) comenzó el año pensando en una redefinición de roles para apoyar las funciones de la Institución. El resultado arrojó la necesidad de hacer algunos cambios en su política de gestión y en los objetivos estratégicos.
Así lo explica Paula Andrea Arango Gutiérrez, directora de la Diaf, para quien es importante analizar cada cierto tiempo estos aspectos porque los retos son dinámicos y la actuación de la esta dependencia siempre debe estar acorde con la evolución de la Universidad.
“Además tenemos como objetivo actualizar nuestros procesos y metas para converger hacia la nueva versión 2015 de la norma ISO 9001”, agrega la directiva.
La revisión se hizo gracias a la práctica que hacen de manera regular los integrantes de este equipo para hacer una exploración de su papel en el proceso de apoyo a la Universidad. Fue así como pidieron a un consultor externo que analizara las funciones y sugiriera unos objetivos y una política que abarcaran todo el direccionamiento estratégico de esta dependencia.
Política y objetivos se enlazan entre sí
En el primer documento esta unidad hablaba de hacer una gestión consciente de los riesgos (aquellos operativos o financieros), ítem al que ahora le agregan el tema de las oportunidades.
“En nuestra política siempre habíamos tomado este aspecto desde una perspectiva cautelosa, pero ahora queremos también mirarlo desde lo positivo como una posibilidad de mejora”, comenta Martha Cecilia Arroyave López, coordinadora del Área de Conciliación y Gestión del Riesgo.
Martha añade que esta unidad de la Institución también está muy interesada en tener un mejoramiento continuo, a través del referenciamiento con las mejores prácticas nacionales o internacionales para extraer experiencias que se puedan implementar en EAFIT.
Así mismo, incorporan allí el tema de la transparencia como principio rector, pues, aunque es un asunto en el que ya han trabajado desde hace algunos años, consideran importante dejarlo plasmado en el documento, pues piensan que es un deber el de informar y entregarle a toda la comunidad universitaria todo lo relacionado con los estados financieros y las actividades de las que esta Dirección es responsable.
En materia de objetivos estratégicos, la Diaf tiene un par de cambios relevantes: el primero tiene que ver con el traslado del Departamento de Contratos y Convenios hacia la Secretaría General.
“Nosotros tenemos la misión de proteger y administrar de manera efectiva los recursos financieros de la Institución y el objetivo permanece pero, con este cambio, nuestra labor estará enfocada desde la planeación”, agrega la coordinadora.
Otro punto importante es el de establecer una sólida cultura del cuidado ambiental entre toda la comunidad, una iniciativa que se desarrolla de manera frecuente, pero que ahora hace parte formal de su plan de acción.
“Esta revisión, que nos sirve como una oportunidad para empezar a pensar en la renovación de nuestra certificación, puede funcionar también en algunos aspectos para el proceso de autoevaluación institucional”, señala Paula Andrea.
Así es como este grupo humano evoluciona en sus líneas de trabajo para avanzar acorde con el crecimiento de la Institución y garantizar a todos sus integrantes la transparencia de sus procesos.