Procesos y procedimientos
Las solicitudes de importación, un pedido que se debe hacer con tiempo
Si de importaciones directas se trata, las dependencias deben llenar el formato de solicitud en el Departamento de Compras y en caso de que el producto o equipo sea traído al país por el proveedor se debe hacer el requerimiento por el sistema Neón.
• Con el fin de que los proveedores externos de la Universidad puedan entregar antes del 31 de diciembre de este año los productos que necesitan las dependencias es necesario hacer las solicitudes con antelación.
• Hasta el 16 de septiembre hay plazo para enviar las peticiones de importaciones y así lograr que la inversión se haga en el presupuesto de este año y no afecte los planes financieros del siguiente.
Cuando una dependencia requiere hacer la inversión de un equipo envía al Departamento de Compras la solicitud de adquisición, muchas veces acompañada de una cotización. Allí, los empleados de este grupo de trabajo buscan otras alternativas en el mercado con condiciones comparables que beneficien a la Universidad. Luego proceden a solicitar a los proveedores la entrega del pedido.
Sin embargo, muchos de estos productos deben ser importados, algunos de manera directa por la Universidad y otros por parte de los proveedores, un proceso que puede tardar varios meses.
“Por esto, queremos solicitar a las dependencias que, por favor, revisen en sus presupuestos las compras que tienen pendientes por ejecutar para que las pidan antes de 16 de septiembre”, indica Sandra Elena Agudelo López, jefa del Departamento de Compras.
Sandra también hace énfasis en que si las solicitudes se hacen con mayor tiempo va a ser posible recibir el producto antes de que termine este año y así no se afectarán los planes financieros de cada dependencia.
Luz Estela Espinosa Ayala, jefa del Departamento de Costos y Presupuestos, explica que los presupuestos expiran al 31 de diciembre de cada año, razón por la que, de no poder lograrse la compra, el dinero se convertirá en un excedente para la Universidad y la dependencia deberá incluir la inversión en sus cuentas del año siguiente.
“Al dejar estos requerimientos para el último trimestre del año se desborda la capacidad instalada de la Universidad y de nuestros proveedores, pero si se hace el procedimiento con tiempo hay posibilidades, incluso, de ahorrar”, señala Luz Estela, e invita a que, de manera general, no se dejen las solicitudes de compras nacionales o extranjeras para último momento.
Y agrega que: “en la medida en que somos oportunos dejamos un mensaje a quienes nos proveen sobre cómo planeamos y organizamos nuestros procesos”.
Algunos asuntos que detienen el proceso
Hay dos maneras de conseguir los equipos si de importaciones se trata. Una de estas es que la solicitud sea hecha de manera directa al fabricante en el exterior por el Departamento de Compras y la segunda es que sea hecha por la entidad proveedora o distribuidora de la marca en Colombia.
Si bien muchos activos son considerados nacionales, hay distribuidores que no cuentan con el inventario suficiente en el país por lo que ellos hacen este proceso para traerlos al país. En este último caso, la empresa puede tomarse hasta tres meses para reunir suficientes solicitudes y hacer todos los pedidos de sus clientes.
En cualquiera de estos escenarios, según Sandra, se pueden presentar situaciones ajenas a la voluntad de ambas partes que retrasan la llegada de los productos.
“Hemos tenido en ocasiones nevadas o tornados en algunas ciudades que hacen que las fábricas cierren, barcos que no pueden descargar la mercancía en los puertos por largas filas, derrumbes en las carreteras, procesos en la Dian para la nacionalización que tardan más de lo esperado o situaciones más cercanas como el actual paro camionero en Colombia, todas estas situaciones que se salen de nuestras manos pero que retrasan la entrega”, dice Sandra.
Y es que estimar de manera correcta las fechas y poder recibir los productos con antelación es una situación que también le ha permitido a algunas unidades de trabajo, no solo controlar las partidas presupuestales, sino también obtener otros beneficios.
“En los laboratorios de Ingeniería Civil hemos podido lograr con buen tiempo la nacionalización de nuestros equipos; adecuar los espacios físicos, instalarlos y ponerlos en uso o recibir capacitación por parte del fabricante. Así cumplimos también con los planes requeridos para la docencia, la investigación y los servicios a terceros”, cuenta Bladimir Rodríguez Useche, coordinador del Laboratorio de Suelos y Concreto, a quien le toca realizar este proceso para la unidad académica a la que pertenece.
Sin embargo, Sandra señala que es importante tener en cuenta que cuando los recursos para la compra son de un proyecto cofinanciado y no caducan el último día del año, ella y su grupo reciben las solicitudes durante todo el año por lo que continúan con sus labores en diciembre y enero para cumplir con estas.
Así, la invitación es para que toda la comunidad universitaria que tenga en sus planes la adquisición de equipos que deban gestionarse a través del Departamento de Compras envíe sus solicitudes antes de la fecha establecida y así se cumpla con las proyecciones presupuestales de la Universidad para esta vigencia.