Procesos y procedimientos
La planeación, clave en el desarrollo de los eventos en la Universidad
El trabajo articulado entre esta Área del Departamento de Comunicación y la dependencia anfitriona permitirá que las actividades se realicen con éxito y se optimicen recursos.
• El Área de Relaciones Públicas y Eventos ofrece a todas las dependencias asesoría y acompañamiento en la realización de foros, conversatorios o presentaciones que hagan parte de sus actividades.
• Aspectos logísticos y de protocolo como contratación de proveedores, ubicación de mobiliario, entre otros, son los asuntos que se deben tener en cuenta. Conozca en este artículo cómo hacer la solicitud.
Encuentros académicos, culturales y de interés general son característicos en la agenda eafitense, la misma que ofrece diversidad de temas e invitados que hacen parte del quehacer de las dependencias institucionales.
Detrás de todos estos eventos hay un proceso de logística y unos requisitos para que cumplan con los estándares que la Universidad tiene diseñados y, para esto, la asistencia de Relaciones Públicas y Eventos, adscrita al Departamento de Comunicación, ofrece el acompañamiento y asesoría en la planeación de estos acontecimientos.
“Nuestro objetivo es articular esfuerzos con las unidades anfitrionas de la actividad en todo el proceso de coordinación de insumos y requerimientos. De esa manera asumimos algunas tareas compartidas y trabajamos en conjunto para cumplir con la meta propuesta”, señala Alejandra María Cárdenas Londoño, asistente de Relaciones Públicas y Eventos.
Y es que no todos los eventos requieren de los mismos elementos, por eso la experiencia que este equipo de trabajo tiene en la organización de los mismos permite que todos reflejen la impronta eafitense.
Por ejemplo, uno de los sucesos que hay de manera periódica en EAFIT es la Semana Asia, una jornada en la que el Centro de Estudios Asia Pacífico ofrece distintas conferencias y presentaciones sobre la región. Para estos encuentros los integrantes de esta dependencia ya tienen algunas pautas que, año tras año, han aprendido, sin embargo acuden al apoyo logístico que se les ofrece.
“Siempre nos asesoramos con la parte de protocolo porque, en general, recibimos personas como embajadores o ministros. Además, es importante tener a Relaciones Públicas y Eventos como aliado a la hora de buscar los proveedores porque es una tarea que hace parte de sus actividades diarias y conocen el mercado. Eso nos ayuda a optimizar, por ejemplo, recursos económicos”, comenta Alma Sofía Castro Lara, asistente del Centro de Estudios Asia Pacifico.
Un paso a paso para hacer las solicitudes
Para comenzar, se debe enviar un mensaje vía correo electrónico a Alejandra Cárdenas a
acarden4@eafit.edu.co. Ahí se debe indicar el nombre del evento, la fecha, el lugar y el objetivo del mismo. Adicionalmente, se deben adjuntar las hojas de vida de los invitados para elaborar los libretos de presentación y la agenda estimada.
En caso de que el suceso sea de alto impacto, el mensaje debe enviarse con copia a Catalina Suárez Retrepo, jefa del Departamento de Comunicación al correo
csuarez7@eafit.edu.co.
Después de recibir la información, el Área de Relaciones Públicas y Eventos identifica las tareas y funciones que se deben realizar en conjunto y se comienzan a definir aspectos como la reserva del espacio, las solicitudes de cotizaciones y la contratación de proveedores, así como algunos aspectos de protocolo y presentación en caso de que el evento así lo requiera.
Días antes de la fecha final, ambas unidades se reunirán para hacer un seguimiento de las tareas asignadas y una lista de chequeo para confirmar que ya todo está listo.
“Lo ideal es informar con el mayor tiempo de anticipación posible, pues esto facilitará una correcta organización de las actividades y la satisfacción de los asistentes”, agrega Alejandra.
Cuando llegue el momento del encuentro, un integrante de cada área se encontrará en el lugar con una hora de anticipación para ajustar detalles y recibir a los invitados.
Así, este grupo de trabajo está listo para convertirse en un aliado de cada dependencia y hacer que sus actividades resulten lo mejor posible y proyectar una buena imagen de la Institución.