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Intranet EntrenosIntranet Entrenos / NoticiasNoticias 2015JunioHacer bien las solicitudes de viaje puede otorgar premios
03/06/2015

Procesos y procedimientos

Hacer bien las solicitudes de
viaje puede otorgar premios

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La coordinación entre el viajero y la persona que hace las solicitudes es muy importante para la participación en el concurso.

• Sí, desde el 6 de abril todas las personas que gestionan de manera correcta las solicitudes de viaje, a través del sistema Sigavi, están participando en un concurso que incentiva la realización correcta de este proceso.

• Una tableta, un computador portátil, un iPhone y bonos para noches de hotel son algunos de los premios a los que podrán acceder los participantes. El concurso finaliza el 30 de octubre. Los resultados se publicarán en noviembre.

En ocasiones las labores de los empleados eafitenses se trasladan a otras ciudades y países, y para poder viajar es necesario hacer la solicitud en el Área de Gastos de Viaje, del Departamento de Compras. Allí, los encargados revisan la planilla con los datos que envían las secretarias y auxiliares administrativos, y se encargan de hacer las reservas de tiquetes, hoteles y transporte a los aeropuertos.
 
Sin embargo, algunos errores en la elaboración de estas solicitudes pueden generar reprocesos y demoras que hacen que la experiencia del viajero no sea satisfactoria.
 
“En aras de que los requerimientos sean más claros, con menos errores y que nos pidan los viajes con mayor tiempo para poder ir al ritmo de la cantidad de viajes que se requieren, creamos un concurso para incentivar a quienes hacen los requerimientos”, comenta Sandra Elena Agudelo López, jefa del Departamento de Compras. 
 
Por eso, entre el 6 de abril y el 30 de octubre, todas las personas que hacen los requerimientos de viaje por el sistema Sigavi participan por una tableta, un computador portátil, un iPhone, y bonos para noches y cenas de hotel. Estos premios se entregarán en noviembre.
 
“Cada mes revisamos y les avisamos quienes continúan. Sin embargo, como es acumulativo puede que un auxiliar salga un mes, pero ingrese al siguiente si hace bien las solicitudes”, agrega la directiva.
 
Durante el tiempo que lleva el concurso se han visto los cambios, y la idea es, según Luz Elena Loaiza Henao, analista de Área de Gastos de Viaje, continuar con este hábito y que esta labor se realice cada vez mejor.
 
“La invitación es a continuar con la elaboración correcta de estas planillas y hacer una mejor planeación para optimizar gastos en las compras de tiquetes y de aquello que es necesario para el viaje”, dice la analista. 
 

La dinámica del concurso

Para entrar a participar, todos los encargados de enviar los datos deben tener en cuenta hacerlo con ocho días de anticipación para salidas nacionales y con 15 para las internacionales.
 
Allí deben tener presente que la información sobre el tiquete aéreo, la reserva del hotel y la liquidación de viáticos no tenga errores como, por ejemplo, el centro de costos equivocado. Tampoco es posible que la planilla se elabore dos veces, que el nombre de la persona que viaja esté errado, o que haya inconsistencias en el lugar de origen o destino, horarios, fechas o números de vuelo. Este tipo de faltas restarán posibilidades de ganar.
 
Además, los participantes deben tener en cuenta entregar los pasabordos de manera oportuna. Después del regreso tienen tres días hábiles para hacerlos llegar al Área de Gastos de Viaje, en el Departamento de Compras, ubicado en el segundo piso del bloque 7.
 
Durante el tiempo que dure el concurso, y para permanecer en el mismo, solo se podrán aceptar situaciones que se aparten de los criterios de calificación hasta en el cinco por ciento de los viajes solicitados durante el mes.
 
En noviembre de 2015 se realizará un desayuno con los gestores de viajes de todas las dependencias, en el que se hará el reconocimiento a quienes hayan logrado permanecer en el concurso durante los seis meses y se les entregará un certificado por su compromiso.
 
“Con el compromiso de todos, nuestra área puede hacer una mejor planeación de este tipo de eventos que son muy comunes en nuestro día a día, y podremos entregarle al viajero una mejor experiencia con los menores contratiempos posibles”, puntualiza Sandra. 
 
Cualquier inquietud se puede consultar a través del correo electrónico gastosdeviaje@eafit.edu.co.
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Última modificación realizada el 04/06/2015 10:16 por Bibiana Andrea Mona Giraldo