Procesos y procedimientos
Desde octubre hay cambios en la aplicación Autogestión
El acceso al sistema, que se asemejará a una página web, se seguirá haciendo con el usuario y clave personal de cada empelado.
• Autogestión es la aplicación web en la que los empleados pueden solicitar certificados, comprobantes de pago de nómina y cartas laborales, entre otras consultas.
• La actualización consiste en que la plataforma ahora es web y el acceso podrá hacerse desde cualquier computador, dentro o fuera de la Universidad. También hay cambios en algunos campos de consulta.
Autogestión y el sistema Queryx tienen mucho en común. La primera es la aplicación web que conocen los empleados eafitenses y que les permite consultar sus comprobantes de pago quincenales, imprimir certificados como el de ingresos y retenciones, constancias laborales y aportes a seguridad social, entre otros. El segundo es un sistema que soporta los procesos de los departamentos de Desarrollo de Empleados, y Beneficios y Compensación, y que tiene algunos de sus datos reflejados en Autogestión.
Pues bien. El Centro de Informática y estas dos dependencias, adscritas a la Dirección de Desarrollo Humano-Bienestar Universitario, realizaron algunos cambios en esta aplicación. Uno de los más importantes es que ahora se podrá acceder a esta desde cualquier equipo de cómputo y en el navegador que se desee.
Carolina Pabón Ramírez, coordinadora del Área de Desarrollo de Software del Centro de Informática, comenta que esta dependencia viene haciendo cambios importantes en todos los servidores y bases de datos y, desde hace dos años, trabaja en la nueva versión del sistema Queryx.
Y es que es a través de este que el Departamento de Desarrollo de Empleados ingresa los datos de todas las personas que inician una vida laboral en EAFIT. Allí se especifican los tipos de contrato que tiene cada eafitense y se registran los datos personales de los empleados, entre otros.
De otro lado, el Departamento de Beneficios y Compensación obtiene en este sistema los insumos que le permiten hacer la liquidación de nómina, generar los comprobantes de pago, que luego pueden ser consultados por los empleados.
Cambios en la información
El trabajo del Centro de Informática y las dependencias involucradas consistió en atender dos frentes: uno relacionado con las personas que gestionan el sistema y le proveen información, y otro de cara al usuario, al que ya le será más fácil acceder a algunos campos de búsqueda de información.
Por ejemplo, si un docente de cátedra o un empleado de medio tiempo necesitan un certificado o una constancia, no tendrá que estar en la Universidad para acceder a esta información, sino que podrá hacer sus consultas e imprimir desde cualquier equipo.
“Además se mejoró la presentación que tiene el sistema, la estructura visual es más amena y llamativa para el usuario, será más entendible y funcionará como una página web”, asegura Carlos Mario Muñoz Blandón, coordinador del Área de Compensación.
Otros cambios en la información también serán visibles por los usuarios. Uno tiene que ver con los conceptos de salud, pensión y fondo de solidaridad, detallados en el comprobante de pago, que ahora aparecerán con sus cifras exactas, es decir, si el valor era 25.048 pesos, ahora será 25.050 pesos. Lo anterior dado que era necesario este ajuste por una disposición de ley en la que los aportes a estas entidades deben enviarse en valores redondeados.
En el caso de las incapacidades, los empleados podían visualizar solo un concepto, ahora serán dos: el que paga la Institución y el que asume la EPS de cada eafitense.
Además, los empleados que reciben un salario integral podían ver en el comprobante el concepto de ese pago y el factor prestacional de forma independiente, pero, con esta actualización, se unificaron estos dos valores.
“Nos guiamos por las recomendaciones del proveedor para que el programa quedara más estandarizado, en comparación a como está hoy en día, y así continuamos con el proceso de actualización tecnológica que se lidera desde el Cinfo”, anota Carolina.
Según la coordinadora, en 2015 vendrán más cambios que permitirán mayores facilidades de acceso y manejo.