Por las dependencias
Algunas recomendaciones para el anuncio de visitantes
En las diferentes porterías de la Universidad se realiza el correspondiente procedimiento de control de entrada. La idea es que las personas que se encuentran en estas tengan conocimiento de las distintas actividades de las dependencias.
• Lo que busca el Departamento de Planta Física es articular el trabajo con las dependencias de modo que se beneficie el desarrollo de las diferentes actividades universitarias.
• Atender estas recomendaciones permite que el ingreso de visitantes al campus sea óptimo, ágil, seguro y que quienes visitan la Universidad dispongan de los recursos requeridos.
Cada día el ingreso de visitantes al campus de EAFIT es mayor. Algunos vienen para reuniones, otros a presenciar eventos como invitados especiales o asistentes, y otros para realizar algún trámite universitario.
En cualquier caso, el personal del Área de Seguridad, adscrita al Departamento de Planta Física, hace la correspondiente labor de control y verificación de la información, la ubicación de las personas dentro del campus y suministra información a quienes llegan.
Pero, en muchos casos, este personal no cuenta con los datos necesarios para ubicar, orientar y permitir el ingreso de los visitantes. Por esto, y con el fin de articular esta labor, la Dirección Administrativa y Financiera (Diaf) hace algunas recomendaciones a las dependencias, de modo que este servicio sea más efectivo, que los invitados lleguen de forma ágil al lugar de encuentro al que se dirigen, y que dispongan de los parqueaderos y los dispositivos de seguridad que se precisen.
Entre algunas de estas están el anunciar a los invitados a los eventos con mínimo dos días hábiles de anticipación, a través del correo electrónico
vigilancia@eafit.edu.co y
monitoreo@eafit.edu.co. Allí se debe detallar el nombre de la actividad, la fecha, la hora de inicio y el lugar en el que se desarrollará.
En el correo se deben incluir los nombres de los invitados especiales que ingresarán a la Universidad (conferencistas, moderadores, organizadores, autoridades gubernamentales, altos directivos, entre otros), así como los números de las placas de sus vehículos, entre otros datos de relevancia.
Así mismo, si alguna de estas personalidades tiene dificultades de movilidad es necesario que el coordinador del encuentro especifique esta condición de manera clara, con el fin de reservar celdas para personas en situación de discapacidad.
De otro lado, se debe informar a los invitados especiales que deben ingresar al campus por la portería vehicular de empleados que se encuentra en la avenida Las Vegas, donde encontrarán los espacios de parqueo que se hayan reservado para ellos.
Los invitados especiales y asistentes a los eventos que lleguen a la Universidad en transporte público solo podrán ingresar al campus por las porterías peatonales en las que se puede proceder con el registro de personas externas: portería principal de Las Vegas, y las contiguas al bloque 19 y puente de la 4 sur.
Las dependencias deben también informar a quienes los visitarán sobre la medida de pico y placa que se maneja en la Institución, incluso, esta información se puede incluir en las piezas de convocatoria a la actividad o socializarse cuando se haga la confirmación de asistencia.
Es un asunto de imagen
Parte fundamental de esta sinergia pretende mantener una comunicación clara y oportuna entre las diferentes áreas de la Institución para coordinar las actividades, de modo que se facilite la gestión de cada área involucrada, pero, además, que se proyecte una buena imagen institucional.
Por último, en caso de existir algún inconveniente con el ingreso de algún visitante, anunciado de manera previa, se debe informar de la situación a Johan Sánchez, coordinador del Área de Seguridad, a través del correo
jsanch64@eafit.edu.co, con el fin de que se tomen las acciones de mejora necesarias para una futura oportunidad.