Procesos y procedimientos
Algunas recomendaciones
para solicitar taxi por vale
El servicio empresarial por vale se presta en la Institución desde 2008 y con este la idea es ofrecer confiabilidad y seguridad a los empleados eafitenses.
• El servicio, que se presta a través de la empresa Tax Individual, facilita la movilidad de los empleados para el desarrollo de sus actividades laborales. Es importante diligenciar de forma correcta el vale y devolverlo al encargado en cada dependencia.
• Los taxis se pueden solicitar a través de diferentes números fijos, celulares y correos electrónicos. Sin embargo, la recomendación es planear con tiempo las actividades que requieren el servicio, con el fin de prever posibles retrasos derivados de la congestión vehicular.
Algunas veces las actividades laborales se trasladan a otros sitios de la ciudad, ya sea porque se debe realizar visitas a proveedores, asistir a un evento o reunión, realizar trámites o cumplir con compromisos académicos.
Y para facilitar el transporte hacia diferentes sitios de la ciudad, la Institución, en alianza con la empresa Tax Individual, presta el servicio de taxis por vale con el fin de ofrecer seguridad en el transporte y evitar que las personas lleven dinero en efectivo.
La solicitud de los vales de taxi la hace cada dependencia al Departamento de Compras, unidad que asigna la cantidad de vales que serán usados por los empleados, quienes, al momento de utilizar el servicio, deben diligenciar todos los campos que tiene este documento y, cuando termine el recorrido, asegurarse de escribir el valor de la carrera en letras y números.
La copia blanca es para el taxista y la amarilla es para que el empleado la devuelva al encargado de los vales en su dependencia, quien todos los viernes hará la devolución al Departamento de Compras para que este haga el pago a Tax Individual.
“Conservar la copia amarilla es indispensable, pues así es como nosotros podemos validar la factura que nos envía la empresa de taxis. En ocasiones, cuando hay errores de digitación, es con esta copia que podemos verificar la información”, explica María Rocío Londoño Gutiérrez, coordinadora de Contratación de Servicios de este departamento.
Al momento de solicitar el servicio
Son muchas las opciones que tienen los empleados para solicitar este servicio. Una de estas es llamar a la línea 4444444 y marcar la opción 3 –servicio por vale-. En caso de estar registrado en la base de datos la atención es automatizada, de lo contrario tendrá que marcar cero (0) para comunicarse con un operador que tomará todos los datos del usuario y le indicará el móvil que le prestará el servicio.
Otra línea alternativa, con atención las 24 horas, es 4449999. Allí, después de elegir la opción 1 y luego la 2, el usuario se identifica e informa que va a pagar con vale. Además, se puede pedir taxi llamando a los celulares 3164941755 o 3164941760, dos números que, en ocasiones, se van a buzón de mensajes, eso significa que están ocupados, pero el usuario podrá seguir insistiendo para recibir respuesta.
Y si de lo que se trata es de agilizar el tiempo de respuesta de los vehículos que se solicitan a través de la línea de atención, el usuario podrá solicitar el servicio de manera automatizada y sin tener que comunicarse con la operadora, pero antes los datos como nombre completo, cédula, celular, correo electrónico y centro de costos, deben enviarse al Departamento de Compras para que los ingrese en la base de datos.
Mejor con tiempo
De igual forma, a veces es mejor tener el servicio asegurado con tiempo, por eso existe la posibilidad de reservar el móvil con anticipación y hasta programar el taxi de regreso en caso de que sea necesario. Para esto se puede hacer la solicitud por medio de las líneas telefónicas o de manera escrita a través de la página web
www.tax-individual.com.co, en la opción servicio de vale, o a través del correo electrónico
servicio.taxi@tax-individual.com.co.
“Ser previsivos y solicitar el servicio con antelación facilita el proceso, pues hay ocasiones en las que la lluvia o la congestión vehicular retrasa la llegada de los vehículos. Por eso invitamos a la comunidad a que, en la medida de lo posible, programe los taxis”, comenta Sandra Elena Agudelo López, jefa del Departamento de Compras.
Además, desde el mes de noviembre los puntos de recogida en el campus cambiaron y ahora los taxis ingresarán a la Universidad por las porterías de los bloques 18 y 19, y en el barrio La Aguacatala el servicio llegará hasta las casas cuatro, cinco, seis, siete y ocho.
Así, la invitación institucional es a hacer buen uso de este servicio y a planear con tiempo las actividades que requieren el traslado en taxi, pues contratiempos como el clima, movilizaciones ciudadanas o incidentes de tránsito pueden retrasar la llegada de los vehículos.