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Intranet EntrenosIntranet Entrenos / NoticiasNoticias 2014JulioProcesos y procedimientos / Tome nota sobre las licencias y los permisos: ¿Cómo proceder?

​Procesos y procedimientos

Tome nota sobre las licencias y los permisos: ¿Cómo proceder?

​El Departamento de Desarrollo de Empleados es el encargado de recibir las autorizaciones que hacen los jefes con respecto a las licencias y los permisos otorgados a los colaboradores. Artículo escrito en conjunto con esta dependencia.

• Licencias o permisos remunerados, y licencias no remuneradas son las situaciones en los que se puede dar una ausencia de un empleado. Sin embargo, para cada caso, debe existir una justificación.

• Cualquiera que sea el motivo, las ausencias de los empleados deben contar con el visto bueno del jefe inmediato, quien luego debe notificarlo al Departamento de Desarrollo de Empleados.

En la vida puede ocurrir que situaciones ajenas a la voluntad interrumpan la rutina laboral y que estas sugieran una ausencia del empleado en la Universidad. Por esto, la Institución tiene establecidas unas formas de actuación, según el caso, para la solicitud de licencias o permisos remunerados, y licencias no remuneradas. ¡Tome nota!
 
Las licencias o permisos remunerados son las que otorga la Universidad cuando a los empleados que ocupan un cargo de planta les suceden eventos como el nacimiento de un hijo, la muerte de familiares (diferentes a los establecidos en la licencia por luto), o matrimonio.
 
En el primer caso se habla de tres días hábiles, contados desde el día del nacimiento; en el segundo la tarde o la mañana para asistir a las exequias; y en el tercero cinco días calendario, contados a partir del día hábil siguiente a la boda.
 
En las tres situaciones se pierde este derecho cuando el nacimiento de los hijos, el matrimonio o la muerte de familiares ocurre si el empleado se encuentra en  vacaciones, licencias de maternidad o paternidad reconocidas por la EPS, incapacidades, o se registren simultáneamente con otros permisos.
 
De otro lado, las licencias remuneradas por luto se dan de acuerdo con lo estipulado en la Ley 1280 de 2009, que otorga cinco días hábiles cuando la muerte le ocurre a relaciones muy cercanas al trabajador como la del cónyuge o compañero permanente; padres; abuelos; hijos; nietos; hermanos; padres e hijos del o la cónyuge o compañero permanente; hijos adoptivos y padres adoptantes.
 
Estos son contados desde la fecha de fallecimiento del familiar e incluyen el día sábado.
 

Licencias no remuneradas

La licencia no remunerada es una suspensión temporal del trabajo en la que se interrumpe para el trabajador la obligación de prestar el servicio para el que fue contratado, y para la Universidad la de pagar al trabajador el salario acordado.
 
Sin embargo, durante la suspensión continúa vigente la obligación de realizar los aportes correspondientes a salud, pensión y solidaridad.
 
Estas licencias se otorgan solo cuando el empleado debe atender situaciones personales o familiares (hasta tres meses), o realizará estudios dentro o fuera del país (el tiempo autorizado estaría sujeto a la duración del programa de estudios).
 
En cualquier caso, es discrecional para la Universidad autorizar o no la licencia no remunerada, independiente de la causa que la motiva. Además, los días destinados para la licencia se descontarán para efectos de la liquidación de vacaciones y cesantías.
 

¿Cómo proceder en caso de necesitarlos?

Todos los permisos o licencias deben estar autorizados por el jefe inmediato, y luego reportados, por medio escrito, al Departamento de Desarrollo de Empleados en el momento que se conceden.
 
Sin embargo, hay que tener en cuenta que en el caso de matrimonio se debe hacer el trámite con 15 días de anticipación. Si fallece un familiar, el empleado deberá reportar el tipo de vínculo y la fecha de muerte, además de entregar, en un lapso de 30 días, los documentos que se exigen para sustentarlo.
 
De igual forma, si la licencia es no remunerada, los jefes deberán tener en cuenta, antes de autorizar, la evaluación de los costos que implica el otorgamiento de la misma.
 
Toda ausencia de un empleado, que sea diferente a un permiso o licencia que se haya otorgado, deberá estar justificada por una incapacidad laboral, que debe reportarse al jefe inmediato dentro del día hábil siguiente, y luego presentarla al Departamento de Desarrollo de Empleados dentro de los primeros cinco días siguientes al inicio de la misma, en formato oficial de la EPS en donde se está afiliado.
Última modificación realizada el 17/07/2018 16:30 por Aura Maria Giraldo Murcia