Procesos y procedimientos
Pago en efectivo, una nueva alternativa para los viajeros
Esta iniciativa busca brindar mayor agilidad y evitar contratiempos dada la alta demanda de viajeros en la Institución.
• Los empleados de la Universidad que requieren desplazarse desde y hacia el aeropuerto José María Córdova ahora pueden escoger entre tres alternativas de transporte: Mina Servicios y Cootransures, o asumirlo de manera personal.
• La Institución les reconocerá en efectivo el costo de este viaje, de acuerdo con los valores establecidos para esto, a quienes elijan esta última opción, es decir, quienes usen su vehículo personal o contraten un transportador de confianza.
Comodidad, seguridad y agilidad en el servicio son algunas de las características que privilegian los viajeros. De ahí que la Universidad le sume una nueva alternativa, para este fin, a los empleados que requieran transporte desde y hacia el aeropuerto José María Córdova, de Rionegro.
De esta manera, además de contar con la opción del servicio que presta la Institución a través de los convenios actuales con las empresas Mina Servicios y Cootransures, los empleados ahora tienen la posibilidad de asumir de manera personal la responsabilidad del viaje, al solicitar el pago de los costos generados a la Universidad.
Para elegir esta opción, los empleados deben firmar, previamente, el formato que, para este fin, estableció la Secretaría General, en el que indican que se hacen responsables de contar con un transporte acorde con los seguros correspondientes y garantizar su llegada oportuna al aeropuerto.
Luego de firmar este formato, que se puede descargar desde la intranet Entrenos o solicitar a través de las secretarias o directamente al Departamento de Compras, se hace llegar al Área de Gastos de Viaje y, a partir de ahí, se puede pedir el transporte en efectivo.
De esta manera, al hacer el requerimiento de viaje, el empleado debe indicar si desea que la Universidad le coordine el transporte o si prefiere hacerlo de manera personal para que la Institución le haga la liquidación del costo de este servicio en efectivo.
Una necesidad sentida
Esta iniciativa surgió de los mismos usuarios, quienes habían manifestado su preferencia por coordinar su propio transporte ya fuera porque prefirieran viajar en su vehículo personal o por tener un transportador de confianza o algún familiar que los pudiera llevar, además porque se consideró como una buena alternativa para evitar dificultades en la programación de las empresas que prestan este servicio, debido a la alta demanda de viajeros.
“Esta es una forma de brindarles otra alternativa a los usuarios: que sean ellos mismos quienes coordinen su tiempo y su medio transporte desde y hacia el aeropuerto, para que no dependan solo de las dos opciones que ofrece la Universidad, las que se han ido quedando cortas por la cantidad de viajeros”, explica Luz Elena Loaiza Henao, analista del Departamento de Compras.
Para tener en cuenta
Para hacer uso de esta nueva opción de transporte, que está a disposición desde el 15 de julio, Luz Elena aclara que es muy importante que los usuarios tengan presente que el valor en efectivo asignado por la Universidad será el equivalente al que la Institución paga por el mismo servicio a las dos empresas con las que actualmente tiene los convenios.
Así mismo, se informa que, por el momento, se descarta esta posibilidad para los invitados, toda vez que no son viajeros permanentes de la Institución y que no se contaría previamente con el formato firmado por ellos.
Para mayor información al respecto, por favor comunicarse con el Área de Gastos de Viaje, al correogastosdeviaje@eafit.edu.co , y en las extensiones 9207 y 9960.