• La comunicación de eventos, campañas, lineamientos, oportunidades de formación y otros contenidos de interés es más eficiente, en la actualidad, gracias a los cambios que se realizaron en el sistema Mercurio.
• De esta manera, se busca darle mayor énfasis al contenido temático de cada información antes que al emisor. Este lineamiento es coherente con el Manual de Marca de la Universidad.
Saber el contenido temático de una comunicación es más importante para el público que conocer su emisor.
Este es uno de los principales puntos que se tuvieron en cuenta cuando se decidió introducirle algunos cambios al sistema Mercurio, canal en el que, a través de correos electrónicos dirigidos a un público objetivo, se envía información institucional relacionada con eventos, comunicados, campañas, procesos, lineamientos, oportunidades de formación y otros contenidos de interés que emiten las diferentes dependencias de la Universidad.
A su vez, con dichos cambios se consideró pertinente definir unos ejes temáticos que les permitieran a los usuarios de este sistema saber de qué se trata la información que reciben, además de involucrar algunos elementos que también les posibiliten conocer quién emite el mensaje sin que este último sea la prioridad.
La idea, de igual manera, es hacer más eficiente este canal con una mejora de la navegabilidad y soportar la arquitectura de marca de la Universidad en relación con la divulgación de información a través de correo electrónico, dos de los puntos que también motivaron cambios en el sistema.
“Estos lineamientos son coherentes con lo que se planteó en el Manual de Marca de la Universidad, es decir, EAFIT es una sola y como tal se debe comunicar”, señala Juan Carlos Luján Sáenz, coordinador del Área de Información y Prensa al referirse a la importancia de este cambio. En ese sentido, también se le apunta a que haya mayor precisión y claridad, principios fundamentales de la información en EAFIT, como se expresa en el manual, y como se definió también en la arquitectura de marca para este sistema, que antes se denominaba CRM.
Uso de Mercurio
De esta manera, Academia, EAFIT Bogotá, EAFIT Pereira, EAFIT Llanogrande, Investigación, Soporte y desarrollo tecnológico, Idiomas, Educación Continua, Bienestar Universitario, Cultura, Internacionalización, Gestión administrativa, Egresados, Servicios empresariales, Información institucional y Fomune son los ejes temáticos definidos.
En cuanto a las solicitudes, Édgar Alirio Realpe Usama, analista de Mercurio, anota que los mensajes del sistema están integrados por cabezote gráfico, mensaje de: (dependencia que emite el mensaje), para (destinatario del mensaje), título del mensaje, mensaje (puede ser en texto o gráfico), y mayores informes (departamento o área encargada de emitir el mensaje directamente y sus datos de contacto).
Para asuntos de seguimiento y control de las solicitudes se tiene un formulario en línea al que pueden acceder los interesados a través de www.eafit.edu.co/formulariomercurio. Allí el usuario sigue los pasos básicos y registra la información necesaria para, posteriormente, divulgar a los destinatarios. Se requiere, entonces, que las solicitudes se hagan con tres días hábiles de anticipación al momento del registro.
Una vez se suba la información se envía al solicitante un modelo previo con el fin de validar o hacer algún ajuste. Este tiempo puede ser menor o mayor de acuerdo con el volumen o al flujo de los envíos.
Con estos cambios en Mercurio, de acuerdo con Édgar, se tiene una versión más cercana con lo que plantea el Manual de Marca. Así mismo, se han mejorado los tiempos de respuesta en el sistema, con lo que se logró una reducción aproximada del 50 por ciento para la gestión de un material: “Inicialmente se demoraba de 30 a 35 minutos y con la nueva versión se demora entre 15 y 20 minutos”, asegura el analista.
Finalmente, se destaca que los beneficios que este cambio le trae a los empleados de la Institución es que se facilitará que la información divulgada logre el objetivo esperado por las dependencias que la originaron y una mayor satisfacción de los usuarios de la Universidad que emiten o reciben la información a través de Mercurio.
Y como punto importante a la hora de las solicitudes, se requiere que las dependencias emisoras sean incluyentes, es decir, que en un solo mensaje se pueden vincular varios temas para los destinatarios. “Muy pronto haremos la invitación a las personas que tienen relación con este aplicativo con el fin de socializar estos cambios y responder a las inquietudes”, concluye Édgar.