• La Universidad cuenta con un Reglamento de Contratación que deben cumplir las dependencias académicas y administrativas. Su objetivo es darle transparencia a los procesos de contratación de bienes y servicios.
• Entre algunos asuntos que se destacan están los procedimientos para ejecutar el proceso, las etapas de esta gestión universitaria y los escenarios en los que aplica la reglamentación.
Las pautas para comprar bienes y contratar servicios, la forma de invitar a los posibles oferentes a cotizar, el número de cotizaciones requeridas de acuerdo con los montos, los documentos por solicitar, la evaluación de las alternativas, los conflictos de intereses, las instancias de aprobación y formalización de la negociación, entre otros aspectos, están definidos en el Reglamento de Contratación.
Este documento, que fue aprobado por el Consejo Directivo en septiembre de 2012, surgió por iniciativa de las directivas de la Universidad. La idea, según Gustavo Adolfo López Mendoza, coordinador de Compras, del Departamento de Compras, es darle transparencia a todos los procesos de contratación de bienes y servicios dentro de la Institución.
De esta manera, y como un reglamento institucional, es de obligatorio cumplimiento para toda la comunidad universitaria y esta dependencia es la encargada de hacer seguimiento a este proceso.
“Desde esta unidad se verifica que el Reglamento de Contratación se cumpla de acuerdo con las disposiciones institucionales en lo que tiene que ver con contrataciones con proveedores de bienes y servicios”, anota.
En el texto queda claro que los funcionarios que intervienen en este proceso son: quien sea responsable de la contratación; el titular del centro de costos bajo el que se realizará el pago del bien o servicio contratado; el jefe de departamento, decano o director; los miembros del comité de contratación y el representante legal de la Universidad.
De igual forma, se expresa que la Secretaría General y el Departamento de Contratos y Convenios prestarán asistencia jurídica a las dependencias en el desarrollo de este proceso.
Se menciona, además, al Comité de Contratación que está integrado por el Rector, el secretario general, la directora administrativa y financiera, el jefe del Departamento de Contratos y Convenios, y el jefe del Departamento de Compras o quienes estas personas deleguen.
Algunos asuntos por tener en cuenta
En este reglamento sobresalen, además de las normas que le son inherentes, los procedimientos para cumplir con el proceso, las etapas por las que atraviesa esta gestión universitaria y los escenarios en los que aplica la reglamentación: cuando la Universidad es contratante, y cuando es proveedor o contratista.
De hecho, en el texto es clara la premisa de que, en desarrollo de su objeto social, “la Universidad tiene la capacidad para celebrar toda clase de contratos u otros acuerdos de voluntades, con personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales o extranjeras, reconocidas y establecidas en el derecho público o privado, con sujeción a las disposiciones contenidas en el mismo reglamento”.
Así, durante cualquier proceso de contratación, la Institución, a través de la labor de sus empleados, aplicará principios como la buena fe, la selección objetiva, el equilibrio contractual, la legalidad, la confidencialidad y la responsabilidad social.
Otro aspecto que destaca el documento es que ningún empleado, a excepción del Representante Legal, está autorizado para aceptar donaciones. Estas deberán darse únicamente cuando la oferta del bien o servicio sea pertinente para los fines institucionales y autoriza al Área de Activos Fijos, adscrita al Departamento de Compras, como la única dependencia competente para formalizar donaciones de bienes de propiedad de la Universidad.
También se hace la recomendación para declarar a tiempo, y de manera completa, ante la Secretaría General de la Universidad, director o decano las posibles situaciones de conflicto de intereses.
Finalmente, Gustavo López reitera que “a la hora de contratar, las dependencias deben tener en cuenta que las compras y servicios están centralizados a través del Departamento de Compras”.
Consultar el reglamento
aquí.