• Antes de solicitar la adquisición de muebles o enseres, como sillas ergonómicas, equipos de cómputo, vajillas, implementos de cafetería, plantas u objetos decorativos, es importante tener en cuenta algunos aspectos.
• Lo anterior se determina para dar cumplimiento a las políticas, reglamentos institucionales y código de buen gobierno, así como para mirar el número de cotizaciones y el proceso de contratación.
Seguridad, uniformidad, imagen, calidad, legalidad, optimización de recursos y bienestar humano son algunas de las características que se buscan con las directrices institucionales referentes a la compra de bienes y servicios en la Universidad.
“Se han señalado algunos parámetros de control con miras a dar cumplimiento a las políticas, reglamentos institucionales y al código de buen gobierno, en cuanto a un número de cotizaciones, los posibles conflictos de interés, la documentación y al proceso previo requerido para una contratación”, explica Sandra Agudelo López, jefa del Departamento de Compras.
Así mismo, es importante tener en cuenta que los recursos asignados en el presupuesto deben ser utilizados para el logro de los planes operativos de cada área.
Por esto, las solicitudes de productos para la celebración de los cumpleaños de compañeros de oficina, de regalos para personas externas a título personal, de neveras para las dependencias y demás se consideran como solicitudes no procedentes.
A tener en cuenta
Los requerimientos de compra se deben realizar a través del sistema respectivo, lo que garantiza que en la dependencia solicitante se tiene el presupuesto disponible para esa compra y que dicha compra está autorizada.
Al recibir la solicitud el Departamento de Compras verifica que sea coherente con las directrices de la Institución. Si dicha solicitud está por fuera de los lineamientos, el departamento informa sobre la necesidad de anular el requerimiento o, si es del caso, se pide la autorización correspondiente para proceder con la compra.
En el caso específico de muebles y enseres son varios los aspectos que se deben tener en cuenta. Por ejemplo: antes de hacer la solicitud de compra de sillas ergonómicas se debe solicitar una evaluación del puesto de trabajo por parte de Salud Ocupacional en la extensión 9802 o en los correos
servicio.medico@eafit.edu.co,
claraej@eafit.edu.co o
tasprill@eafit.edu.co, con el fin de coordinar la visita de la ARL.
“Para la asignación de una u otra silla se tienen en cuenta aspectos como peso y talla del empleado y antecedentes de enfermedades osteomusculares diagnosticadas”, señala Clara Helena Jaramillo Londoño, jefa de Servicio Médico y Salud Ocupacional de EAFIT.
De esta manera, la evaluación permite ofrecer las recomendaciones correspondientes y la información de cómo proceder ante cada una de estass para hacerlas efectivas.
Con esta información, el responsable de las compras en la dependencia deberá hacer el pedido de la silla a través del sistema Neón.
Los demás muebles, por su parte, deben ser los indicados por Servicios Generales para la uniformidad de la Universidad y, también, de acuerdo con los espacios disponibles para ello, lo que garantiza que no se invadan las zonas de circulación ante una emergencia, y otros aspectos.
De igual manera, las vajillas e implementos de cafetería deben ser los indicados por esta misma dependencia.
Los equipos de cómputo (hardware y software) deben ser los indicados por el Centro de informática, con lo que se busca que sean para uso corporativo, con capacidad suficiente, que se puedan conectar fácilmente con toda la infraestructura tecnológica de la Universidad.
En cuanto al software, se tiene en cuenta que sean licencias educativas o comerciales de acuerdo con el uso que se les va a entregar, que efectivamente sean necesarias y que no haya en la Institución otras licencias que puedan suplir el mismo servicio.
En el caso de las plantas naturales para ornamentación de la oficina, por indicación de Servicios Generales no se deben comprar, porque la Universidad cuenta con jardines amplios y agradables a los que dirige, para su cuidado, todos sus esfuerzos humanos y económicos.
Todas estas indicaciones corresponden a la estandarización, la estructuración, a la buena inversión de los recursos y al cumplimiento de las directrices dadas por la Universidad.
“El actuar de nosotros corresponde al actuar institucional. Muchas veces las personas hacen sus requerimientos desde su deseo personal, desde su imaginario o desde su parecer de cómo deben ser las cosas. Pero debemos pensar que lo que hacemos como empleados es en nombre de la Institución y no a título personal”, concluye Sandra Agudelo.