• El Departamento de Compras reitera la importancia de conocer las directrices dadas para compras o contrataciones cuando se requieren bienes o servicios para la Institución.
• Las solicitudes de servicios de transporte y de hoteles para los empleados se deben hacer, necesariamente, con las empresas con las que la Institución tiene convenio.
Los preparativos de viaje siempre son necesarios. No importa si es un viaje de trabajo largo o corto, si requiere estadía fuera de la ciudad o no, de todos modos lo importante siempre será planearlo.
De hecho, las políticas institucionales relacionadas con los viajes son siempre una buena guía a la hora de tomar decisiones. Por esta razón, y teniendo en cuenta que se debe velar por la seguridad, la optimización de los recursos, el bienestar de las personas y la imagen institucional, EAFIT determina, en ese reglamento, algunos de esos puntos importantes para los viajes de sus empleados e invitados a la Universidad.
“En ocasiones las dependencias se acercan al Departamento de Compras para recibir la orientación sobre la adquisición de un bien o servicio y lo que nosotros hacemos es alinearnos a las políticas ya definidas por la Institución. La obligatoriedad de cumplir estas normas no es exclusiva del departamento, sino de toda la comunidad eafitense”, declara Sandra Agudelo López, jefa del Departamento de Compras.
Así, la directiva señala que, en ocasiones, la negativa ante una solicitud no es por decisión propia de los empleados de esta unidad institucional, sino porque hay ciertas restricciones establecidas y proveedores ya definidos para las compras en la Universidad.
A la hora de viajar, transportarse y hospedarse
Hay una parte de la vida de la Institución que requiere de la movilidad de sus empleados, no solo dentro, sino fuera de la ciudad, lo que implica gastos de viaje como tiquetes aéreos, transporte terrestre, hoteles, entre otros.
En este sentido la Universidad ya tiene definidas las políticas y proveedores que aplican al uso de ese servicio.
En el tema de transporte aéreo, por ejemplo, las compañías que prestan servicio a la Universidad son Swiss Andina y Aviatur, empresas a las que se debe solicitar cotización directamente. Luego de tener definido con cuál opción viajará el empleado, la solicitud se debe registrar en el sistema Sigavi.
En términos de transporte terrestre, este se debe solicitar de manera exclusiva con alguna de las empresas con las que EAFIT tiene contrato de servicios, en los que están siempre vigentes las pólizas de seguros. Estas son Mina Servicios y Cootransures.
Mina Servicios presta el servicio de traslado intermunicipal a los docentes del programa de Sislenguas; también los viajes de empleados desde y hasta el aeropuerto José María Córdova; así como transporte en la capital del país, en lo que se refiere al envío de equipos para clases en lugares diferentes a EAFIT Bogotá.
Cootransures, por su parte, ofrece recorridos desde y hasta el aeropuerto José María Córdova, y entre ciudades del Eje Cafetero como Armenia, Pereira y Manizales.
Para este tipo de transporte, las solicitudes de servicio se deben presentar por escrito, a través de tres opciones: por el sistema Sigavi cuando son al aeropuerto para viajes nacionales; por el sistema Ágora cuando se requiere transporte urbano en Medellín y para servicios en el Eje Cafetero; y por correo electrónico para los viajes internacionales (Mina Servicios:
servicios@minaservicios.com.co y Cootransures:
logística@cootransures.com.co), con copia a
gastosdeviaje@eafit.edu.co . Este último se debe solicitar con mínimo 24 horas de anticipación.
Todos los servicios de transporte deberán ser solicitados necesariamente por escrito, con todos los datos requeridos para que sean efectivos: nombre completo del viajero, número de cédula, números de teléfono (residencia y celular), dirección completa y clara, destino final del transporte solicitado, fecha y hora para la que se requiere el servicio, número de vuelo, aerolínea y destino del mismo; centro de costos que asume el costo, y nombre y teléfono celular de quien hace la solicitud del servicio.
En el tema de los hoteles, estos deben ser elegidos entre los cerca de 29 con los que la Universidad tiene convenio en el país y con los que ya se acordó una tarifa especial. Estos se pueden consultar en el área de Gastos de Viaje.
“Para formalizar las distintas solicitudes al Departamento de Compras, es importante recordar que se debe realizar el respectivo requerimiento por el sistema Neón, si se trata de una compra; por el sistema Ágora, para servicios; y en Sigavi, en el caso de viajes”, reitera Sandra.