• Seguridad, optimización de recursos y bienestar son algunos de los beneficios que se buscan con las directrices dadas para poder solicitar compras en la Universidad.
• En este proceso, los departamentos de Comunicación y de Mercadeo Institucional tienen una función fundamental a la hora de velar por la imagen institucional.
Arreglos florales, regalos institucionales, flores para condolencias y servicios de alimentación son algunos de los productos y servicios que, para su compra o contratación, deben contar con la asesoría del Departamento de Comunicación de la Universidad antes de solicitarlos al Departamento de Compras.
Esta directriz tiene un claro objetivo: cuidar la imagen institucional. Pero, además, se busca garantizar que los productos y servicios tengan la mejor calidad y precios justos.
“Las restricciones que existen al momento de hacer las compras las han definido distintas áreas de acuerdo con su competencia, con propósitos de beneficios institucionales como son seguridad, uniformidad, imagen, optimización de recursos y bienestar humano”, asegura Sandra Agudelo López, jefa del Departamento de Compras de EAFIT.
En este sentido, Alejandra Cárdenas Londoño, asistente de Relaciones Públicas y Eventos, explica que en el caso específico de suvenires y regalos institucionales, el Comité de la Tienda Universitaria, integrado por personas de Mercadeo Institucional, Comunicación y Negocios Institucionales, se encarga de definir una serie de productos para estos casos, los que se pueden consultar directamente en la misma tienda o en los catálogos.
Al definir el producto se debe solicitar, a través de la tienda, las especificaciones de cantidad, marcaciones y demás, y ya esta dependencia se encarga de cotizar para poder realizar el proceso de compra. Sin embargo, Alejandra aclara que aunque el Departamento de Comunicación maneja los regalos institucionales de la Rectoría, desde allí también pueden apoyar a otras dependencias.
“A la Universidad suelen llegar invitados de alto perfil que, si bien lo hacen a través de otras dependencias, podemos apoyar en esa tarea. La idea es que las dependencias tengan un presupuesto disponible para estos casos y prevean estas visitas. Lo que hacemos nosotros es plantear propuestas frente a qué podría ser lo más acertado, dependiendo del perfil de cada persona, o de la situación, o si esta persona ha estado en la Universidad para no repetir regalo, y asuntos de ese estilo”, indica la eafitense.
Eventos
La necesidad de compras de arreglos florales y la solicitud de servicios de alimentación, por su parte, suele surgir en la organización de eventos, actividad que requiere el acompañamiento y la asesoría del Departamento de Comunicación a través del Área de Relaciones Públicas y Eventos.
“En la planeación de los eventos está incluido el tema de flores, de los servicios de alimentación y de otros recursos adicionales que se puedan necesitar. Entonces lo que nosotros hacemos es velar por adquirirlos con proveedores avalados por la Universidad y que sean acordes con la imagen que la Institución quiere proyectar, y que los productos, servicios y precios sean muy buenos y competitivos”, agrega Alejandra.
De otra parte, en el tema de condolencias y de atenciones a personajes especiales, las dependencias deben hacer llegar la información de qué es lo que se necesita, el motivo, y a dónde se debe enviar, al correo acarden4@eafit.edu.co, para que desde el Área de Relaciones Públicas y Eventos se pueda hacer la solicitud.
“Se debe hacer de esta manera porque, finalmente, esta es una manifestación que se tiene en nombre de la Universidad y no en nombre de la dependencia o a título personal. Lo que hacemos, entonces, es que enviamos las flores a nombre de la Universidad EAFIT y no a nombre de la dependencia tal o del jefe de algún departamento, y de ahí la importancia de que esto esté centralizado”, sostiene Alejandra.
Otros elementos que deben contar con el visto bueno de Comunicación y el Departamento de Mercadeo Institucional, antes de realizar la solicitud, son las carteleras y medios de comunicación en términos de publicidad, así como el material impreso: tarjetas de invitación, plegables, divulgación de información y demás.
Finalmente, Sandra Agudelo reitera que los recursos asignados en el presupuesto deben ser utilizados para el logro de los planes operativos de cada área y que, para formalizar las solicitudes en el Departamento de Compras, se debe realizar el respectivo requerimiento por el sistema Neón cuando se trata de productos, por el sistema Ágora para servicios y por el Sigavi en el caso de viajes.