• Este medio de comunicación institucional estrena nueva imagen. Los cambios, además de visuales, ofrecen más facilidades al personal docente y administrativo en temas como estructura, contenidos, servicios y navegación.
• El canal cuenta ahora con una sección sobre servicios, procesos y procedimientos, que buscan apoyar la gestión académica y administrativa. Entre sus propósitos se encuentra ser un repositorio de información.
Son muchas más las preguntas que, desde hoy lunes 20 de mayo, puede resolver la intranet Entrenos a los empleados docentes y administrativos de la Universidad.
¿Cómo inscribirse a Fomune?, ¿cuál es el procedimiento para llevar un caso al Consultorio Jurídico?, ¿cómo matricularse a un curso o taller de Desarrollo Artístico?, ¿qué proceso hay que seguir para reservar una estación de aseo y cafetería?, ¿dónde se encuentran las políticas de viaje, las presentaciones institucionales o el logo actualizado de la Universidad? E, incluso, ¿cuáles fueron las noticias y acontecimientos más relevantes en el último mes?
Estas y otras inquietudes han tenido respuesta, de manera tradicional, en este medio de comunicación institucional, pero, a partir de hoy, los empleados eafitenses podrán resolverlas a través de un canal completamente nuevo y actualizado.
Ahora, en la plataforma virtual están reflejadas todas las áreas, dependencias y unidades administrativas y académicas de la Universidad; también su documentación, sus procedimientos y sus servicios; el diseño es más fácil, llamativo y funcional; y se puede consultar dentro y fuera del campus, desde cualquier navegador y utilizando únicamente la clave y contraseña del correo electrónico.
“La intranet Entrenos se transformó para ofrecer más facilidades y posibilidades de información a los eafitenses, y los nuevos cambios abarcan aspectos como los colores, la estructura y los contenidos”, comenta Bibiana Andrea Moná Giraldo, comunicadora de Información Interna, del Área de Información y Prensa.
Según la periodista, este espacio había tenido su última reforma en 2009, pero era necesario darle un enfoque mayor hacia el tema de los servicios y el apoyo a la gestión académica y administrativa, que es el principal objetivo que debe cumplir una intranet dentro de una organización.
“El nuevo canal está dividido en dos grandes niveles de contenidos; por un lado, el componente informativo que responde a lo que es EAFIT y quiénes somos como familia; y el segundo al tema de servicios y recursos para el apoyo a la labor académica y administrativa”, señala Bibiana Andrea.
De esta manera, los grupos de trabajo y sus funciones, las áreas en las que están divididos, la información institucional, el Plan Estratégico de Desarrollo, los reglamentos, los estatutos, los programas acreditados, las certificaciones a procesos administrativos, la presencia en otras ciudades, las cifras de crecimiento más relevantes, los mapas de ubicación y el Plan Maestro en infraestructura conforman el grueso del componente informativo.
“También continuaremos con la generación de las noticias y contenidos periodísticos, que han sido un distintivo de la intranet, y que llegarán a los correos de los eafitenses a través de un newsletter diario, también actualizado de acuerdo con la nueva imagen”, enfatiza la comunicadora.
El segundo nivel estará dirigido a los recursos para apoyo académico y administrativo; la documentación, los procedimientos, políticas y los servicios que facilitan el día a día de los empleados.
El nuevo diseño también contempla cambios en el tema de colores. En este caso se eligieron el azul y el naranjado, los mismos utilizados el boletín impreso SOMOS. Según Bibiana Andrea, esta decisión obedece al propósito de darle una mayor unidad visual e identidad a los medios dirigidos al personal docente y administrativos
Una tarea cumplida
Una de las principales responsabilidades del Área de Información y Prensa, del Departamento de Comunicación, es ofrecer medios y contenidos de calidad para los estudiantes, docentes, administrativos, egresados y para el público en general. Por ese motivo Juan Carlos Luján Sáenz, coordinador de esta dependencia, afirma que la reforma de la intranet Entrenos era una tarea pendiente.
En 2011 y 2012 se realizaron cerca de ocho grupos focales con empleados de diferentes unidades académicas y administrativas para conocer sus necesidades, sugerencias y recomendaciones. De esta manera, se determinó actualizar la estructura del canal para ofrecerles mayores facilidades y apoyar sus respectivos procesos.
“Mantenemos la línea de un producto informativo de calidad, innovado en los temas de diseño y contenidos. Esta es la tercera ocasión en que renovamos el medio, y lo hicimos escuchando a los eafitenses, conociendo cómo son, qué querían mostrar y qué querían ver. Este proceso de diagnóstico nos permitió realizar reformas que responde a sus inquietudes”, expresa el comunicador.
Por su parte, Alejandro Cárdenas Franco, administrador de contenidos digitales y responsable del Portal Web Institucional, comenta que, además, de la actualización, también se realizaron ajustes para permitir una consulta más rápida desde cualquier navegador.
“La clasificación por unidades, servicios, documentos y procedimientos, permite una búsqueda más rápida. De igual manera, los docentes y administrativos podrán ingresar a la intranet en el campus o desde sus casas, usando el usuario y contraseña de sus correos electrónicos”, explica.
Según Alejandro, esta renovación es solo la primera etapa de todo un proceso en el que se busca convertir a esta plataforma en un repositorio de información para la Institución.
El administrador del Portal Web Institucional enfatiza en que se cuenta con un grupo de siete monitores para apoyar a las dependencias en sus procesos de actualización, pero es necesario que en cada una de estas unidades exista un responsable o apoderado de los contenidos.