La correspondencia, las actas, los contratos, los acuerdos, los comunicados, las circulares, los memorandos, los informes, los proyectos, las historias clínicas y las laborales, es decir, todos los documentos oficiales de la Universidad, deben tener una copia en el Centro de Administración Documental (CAD).
Esto se debe a que esta dependencia, adscrita a la Dirección Administrativa y Financiera (Diaf), es la que se encarga de guardar toda la información que genera la Institución.
“El CAD es el repositorio administrativo institucional y la idea es que todas las unidades tengan un lugar para guardar sus documentos. Debe quedar una copia y, sobre todo, los originales firmados y conservados”, explica Zulma Alejandra Arias Ríos, coordinadora del CAD.
En este sentido, es importante recordar que todo documento firmado por un funcionario de EAFIT debe estar radicado, pues como lo señala Zulma Alejandra “algún día este se puede necesitar para una consulta o como constancia en una situación determinada”.
Dado el volumen de información que maneja la Universidad, llega un momento en el que, después de la elaboración de un documento por parte de cada dependencia y de conservarlo por un tiempo determinado, es necesario que este se envíe al CAD.
Para lograrlo, se estableció un procedimiento denominado Transferencias al Centro de Administración Documental, que se debe hacer cada año y en un mes específico para cada dependencia.
“Las transferencias las recibe el CAD, y en estas se debe enviar todos los legajos que se han producido en el año y que son para conservación”, añade la coordinadora.
En cuanto al tipo de escritos, estos varían de un área a otra, y cada una tiene la lista actualizada de lo que le corresponde entregar anualmente, así como aquellos documentos que considera como parte de su historia o de su quehacer.
“En principio es cada área la que debe conservarlo. Pasado un año se debe hacer la transferencia, acompañada del formato de Remisión de documentos. En este se detallan, uno por uno, los escritos que se van transferir y en el CAD se revisan, codifican y digitalizan para consulta de los usuarios”, señala Zulma y agrega que luego se devuelven las copias.
Un caso particular ocurre con los comunicados y las circulares que, por ejemplo, hacen parte de la gestión diaria, “entonces lo que hace el CAD es digitalizarlos de manera inmediata”, indica la coordinadora.
También existe un software para elaborar la correspondencia. Este permite, según el tipo de documento, construir el escrito, sin embargo, en la actualidad el CAD continua suministrando, de forma telefónica, el número de radicado para la elaboración de cartas, pues se están desarrollando algunos ajustes al sistema.
“Todas las cartas que genere la Institución deben tener un número de radicado, sin excepción. El original de estas, una vez sean escritas, nos debe llegar para digitalizarlo y, de una vez, dejarlo para consulta en el sistema”.
Por último, Zulma destaca el proyecto visual y fotográfico que, en la actualidad, adelanta el CAD con el Departamento de Comunicación y el Centro Cultural Biblioteca Luis Echavarría Villegas, y con el que se busca recoger la mayor parte de las imágenes que ha producido la Universidad.
“La idea es que nosotros también seamos el repositorio principal de fotografías, donde se puedan hacer consultas y así evitar lo que suele pasar: que todo el mundo tiene imágenes, pero, a la hora de necesitar alguna, no se conoce quién la tiene porque no está identificado un responsable”, puntualiza.