• El sistema de carteleras es una de las herramientas que permiten la comunicación de la Institución con el público interno y los visitantes ocasionales del campus.
• Es importante conocer el uso correcto y cómo se administran estos espacios, labor que es de competencia del Área de Información y Prensa, del Departamento de Comunicación.
Si se trata de ser oportunos, directos, de llegar a muchas personas y que el mensaje tenga un buen impacto existe un elemento de tradición en muchas organizaciones que sirve de apoyo a los procesos de comunicación. Se trata del sistema de carteleras, una herramienta que facilita la visibilidad de quien origina la información hacia sus diferentes públicos objetivos.
Y, en EAFIT, este canal cuenta con puntos de información, distribuidos en diferentes lugares del campus de Medellín, así como en EAFIT Bogotá, EAFIT Pereira y EAFIT Llanogrande, que se constituyen en un medio de comunicación directa con el público interno y los visitantes que llegan a sus instalaciones.
“El sistema de carteleras permite hacer partícipe a la comunidad de lo que se realiza en EAFIT y contar lo que sucede de manera oportuna”, dice Juan Carlos Luján Sáenz, coordinador del Área de Información y Prensa, del Departamento de Comunicación.
Estos puntos, que solo en Medellín son 27, cumplen un objetivo esencial y es el de informar sobre la dinámica de la Universidad y las diferentes actividades que tienen lugar en la Institución y algunas de la ciudad, promover campañas institucionales y servir de canal entre los diferentes grupos de EAFIT.
“Existen cuatro puntos de información principales, que están ubicados en sitios estratégicos: en la portería peatonal de la avenida Las Vegas, entre la cafetería central y la Librería, en la esquina del bloque 3 y uno contiguo a El Tejadito. En estas se hace difusión de asuntos institucionales, culturales, academia y sobre las actividades de los grupos estudiantiles”, cuenta Jonathan Montoya Correa, analista del Área de Información y Prensa, y encargado de este sistema.
Como complemento hay otras 13 carteleras fabricadas en corcho y dispuestas por todo el campus en las que se publica información general, otras siete que se ubican en los ascensores (en los bloques 18, 27, 38 y en los del Centro Cultural Biblioteca Luis Echavarría Villegas) y tres que son móviles, pues rotan por diversos lugares de la Universidad.
Según Jonathan, se recibe, por lo general, información interna como comunicados, eventos, exposiciones y campañas institucionales; así como externa, que es la que envían otras entidades u organizaciones con su programación académica y cultural.
“La idea es darle prioridad a la información institucional y ubicar el material de acuerdo con el tema de interés, por ejemplo, en las carteleras generales se ubica la información externa y en las principales la institucional o externa cuando la Universidad tiene algún tipo de participación”, señala.
De igual manera, por políticas de EAFIT, no está permitida la publicación de eventos que involucren el consumo de bebidas alcohólicas, cigarrillos o espacios para rumba. Tampoco es conveniente disponer el material informativo en paredes, columnas o lugares no autorizados, razón por la que, de existir el caso, se retirará la información.
¿Cómo solicitar publicación en este medio?
Por lo general, una dependencia que requiere de la publicación de un afiche o de información en este canal institucional, tiene ya listo un diseño elaborado por el Área de Comunicación Creativa, en donde tienen claras las especificaciones de la pieza, tales como tamaño, disposición del logo de EAFIT y otros elementos importantes para la difusión.
Por esto, la recomendación es que, una vez se tenga la pieza gráfica, esta sea enviada al Departamento de Comunicación, ubicado en el sexto piso del bloque 18, como mínimo ocho días antes de ocurrir el evento o, de manera oportuna, en el caso de las campañas. De cada uno de los afiches de interés para la Universidad se enviarán dos copias a EAFIT Bogotá, EAFIT Pereira y EAFIT Llanogrande.
“Lo importante es que nos llegue la información con anterioridad para que los monitores de EPM, que nos apoyan con la actualización de las carteleras, tengan el tiempo suficiente para distribuirla”, cuenta Jonathan y agrega que cuando las piezas no son realizadas en el Área de Comunicación Creativa o son externas, deben tener un sello que autoriza su publicación por parte del Departamento de Comunicación.
Otra de las recomendaciones es que no se envíen afiches muy grandes y que estos no estén en papel adhesivo, ya que dañan la superficie de las carteleras; así como asegurarse de que la información esté completa (fechas, lugar, identificación de la dependencia responsable de la información). Además, la cantidad de cada envío no debe superar los 20 afiches si son de EAFIT y los 12 en el caso de entidades externas.
Por último, hay algunas dependencias, como por ejemplo las escuelas, Admisiones y Registro, Centro de Egresados, entre otras, que tienen sus propias carteleras, las que administran de forma directa, pero con las directrices de la Universidad. Para velar porque estos lineamientos se cumplan en todo el campus, el Área de Información y Prensa hace una actualización diaria, en la que se elimina aquella información obsoleta, deteriorada o inapropiada.
Según los resultados de un diagnóstico reciente que se elaboró sobre la efectividad de estos puntos de información, uno de los retos que vienen para el sistema es el de reubicar algunos puntos y disponer de otros más que respondan al crecimiento del campus.
| Desde 2013 este sistema de información se complementa con ocho nuevas pantallas, una herramienta que apoya la difusión de la información institucional como academia, cultural, campañas y otros eventos de interés.
Estas están ubicadas así: dos en la portería de la avenida Las Vegas, dos en la portería del bloque 19, una en la entrada del Edificio de Ingenierías, una en el bloque 29, otra junto al bloque 18 y otra más en la cafetería central.
Para solicitar publicación a través de este medio se debe enviar un correo a Juan Carlos Luján Sáenz a jlujans@eafit.edu.co. |