• El calendario para el reporte de novedades de nómina de 2013 ya se encuentra disponible para su consulta permanente. Para verlo haga clic aquí.
• El Departamento de Beneficios y Compensación es el responsable de aplicar en los pagos de cada quincena las novedades reportadas dentro de estas fechas.
Cada quincena, la mayoría de empleados eafitenses recibe como pago de su salario un valor que no cambia. Pero, en ocasiones, a esa retribución que la Universidad hace se le deben aplicar deducciones o remuneraciones adicionales que, al ser esporádicas, requieren de una notificación previa.
A esta situación se le conoce como novedad de nómina, un término que indica que un rubro, distinto al acostumbrado, interfiere, en una fecha específica, en el valor que se paga al colaborador.
Para que esto suceda es importante dar aviso con anticipación al Departamento de Beneficios y Compensación, adscrito a la Dirección de Desarrollo Humano-Bienestar Universitario que, en aras de optimizar la gestión de liquidación de nómina, ha establecido unas fechas límite para el reporte de estos cambios.
Vacaciones, bonificaciones especiales, ahorro en pensión voluntaria, pagos extras, entre otras, son algunas de esas novedades que se deben informar de manera oportuna.
También están las novedades que llegan al sistema, alimentadas directamente por el Departamento de Desarrollo de Empleados, como son los ingresos de nuevas personas, las licencias por luto y por matrimonio, las jubilaciones, la consignación de cesantías, los cambios de salario, entre otros.
“Hay novedades que las reporta, por lo general, el jefe directo porque tienen que ver con pagos especiales o bonificaciones; y hay otras que debe notificar el empleado cuando se trate de deducciones que desea aplicar a su quincena porque, por ejemplo, adquirió un producto o servicio a través de este mecanismo”, explica Carlos Mario Muñoz Blandón, asistente de compensación del Departamento de Beneficios y Compensación.
Para ambos casos las fechas son las mismas (dos al mes) y están definidas, en lo posible, ocho días o más antes de la consignación del pago a los empleados.
Carlos Mario indica que, además de los plazos establecidos por la Institución, en el calendario se encuentran otras fechas que se exigen por ley para algunos trámites como son la entrega de certificados para disminución de la retención en la fuente, por ejemplo.
“En términos generales el comportamiento de la comunidad universitaria es adecuado, pero es bueno recordar este tema porque somos conscientes de que, entre muchas ocupaciones, puede pasarse por alto este proceso”, comenta el asistente.
Y es que tener las novedades en la fecha que se requieren es de mucha utilidad para la Universidad, pues la liquidación de la nómina se entrega con anticipación a Tesorería, que debe conocer cuánto costará el desembolso por ese rubro.
¿Cómo reportar una novedad?
Estos cambios eventuales en el salario que requieren notificación previa son de dos tipos: el de pagos adicionales o el de deducción. El primero casi siempre tiene que ver con bonificaciones, retribuciones ocasionales, horas extras, entre otros. Será el jefe inmediato quien deba reportar la novedad.
El segundo es el que el empleado autoriza, mediante el sistema o de forma física, porque accedió a algún producto o servicio en la Universidad y por esto espera el descuento o, cuando, por su voluntad, decide hacer un ahorro o destinar parte del salario a otros rubros.
En las dos situaciones se debe indicar, en primera instancia, el nombre del eafitense, el concepto y el valor, además de la firma del responsable.
“Todos tenemos que ver con el calendario de novedades, por eso, vale la pena tenerlo presente”, expresa Carlos Mario.
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