• Hasta el jueves 5 de septiembre las dependencias académicas y administrativas tienen plazo para presentar el presupuesto para ejecutar en 2014.
• Entre las recomendaciones para su elaboración están destinar los recursos a aquellas actividades que cumplen con los propósitos planteados por la Institución en el Plan Estratégico de Desarrollo 2012-2018.
Todos los años, por esta época, se inicia en la Universidad el proceso de realización del presupuesto institucional, una actividad en la participan las diferentes dependencias, tanto académicas como administrativas.
La idea es clara: destinar de la mejor manera los recursos de la Institución con miras al cumplimiento de sus propósitos. Por esto, en poco más de tres meses, esta actividad producirá el documento final que podrá ser consultado por los eafitenses en el Portal Web de EAFIT.
La eficiencia y la optimización de los recursos serán claves en la elaboración de estos informes, tal como lo indica Luz Estela Espinosa Ayala, jefa del Departamento de Costos y Presupuestos.
“Es importante tener en cuenta estas premisas a la hora de decidir a cuáles gastos se le va a dar prioridad, teniendo en cuenta el monto máximo del presupuesto sugerido, que el Departamento de Costos y Presupuestos, entregará a las dependencias de apoyo académico y administrativo. El presupuesto debe procurar un resultado superavitario, para lo que se pide a las distintas dependencias presupuestar pensando en los niveles de eficiencia que van alcanzando, en las economías de escala que pueden hacer, en la consecución de fuentes de financiación para que los ingresos se optimicen y se destinen al mejor uso posible”, señala.
La primera etapa de análisis externo, que hace un estudio comparativo de EAFIT en relación con otras instituciones de educación superior ya está concluida. Allí se revisó cómo está la Universidad en relación con el número de programas académicos, el valor de las matrículas, el número de estudiantes, entre otros aspectos.
“El análisis de estas variables muestra que la Universidad está bien posicionada en el medio y que debe continuar trabajando por la senda de la calidad”, expresa Luz Estela.
Por otro lado, el presupuesto debe estar alineado con la ejecución del Plan Estratégico de Desarrollo 2012-2018, en el que EAFIT planteó, entre otros proyectos, la ampliación de sus instalaciones, el mejoramiento de sus programas académicos y la excelencia de su planta docente para ofrecer un excelente servicio a la comunidad académica.
Lo anterior es consecuente con los tres ejes de este plan: preservar la excelencia académica, consolidar la universidad de docencia con investigación, y fortalecer la proyección nacional e internacional.
Al respecto, la recomendación es que cada una de las dependencias, al momento de elaborar el presupuesto, lo haga a la luz de estos tres objetivos. “Las propuestas deben llevar al mejoramiento de la formación docente y de los mismos programas, a que las investigaciones estén acordes a las necesidades del país y a generar resultados tangibles; así como a procurar una correcta representación de la Institución en el ámbito nacional e internacional”.
A presentar el presupuesto
Cada unidad de la Universidad deberá presentar su presupuesto hasta antes del jueves 5 de septiembre. Para su elaboración se recomienda la utilización del Manual Contable Institucional, pero, además, pensar a EAFIT como una sola unidad.
“Hay que pensar que la Universidad es una sola. No se puede construir un presupuesto pensando en lo que ‘yo necesito’, sino en el todo. Este pensamiento hará, posiblemente, que se obtenga un resultado mejor. Por ejemplo, se pueden hacer planes en conjunto que ahorren costos y esfuerzos”, declara la jefa del Departamento de Costos y Presupuestos.
Y agrega: “Hay muchas demandas de recursos, pero a veces muy pocas fuentes de financiación, por eso el mensaje es hacer todo de la manera más razonablemente posible. Se les pide a todas las dependencias que sean muy exigentes con sus metas de ingresos, pero que, a su vez, estas sean viables y que se puedan alcanzar”.
Para la realización del presupuesto se requiere un análisis detallado de las iniciativas y proyectos que se plantean. Los encargados en cada dependencia de esta actividad deben procurar la destinación de los recursos hacia propuestas e innovaciones que cumplan con los propósitos institucionales.
Luego de la entrega de los presupuestos de cada una de las unidades encargadas de hacerlo, vendrán sesiones de análisis por parte del comité de presupuesto que, de manera posterior (en la última semana de octubre), lo expondrá a los consejos Directivo y Superior, en ese orden.
Como un requisito de la Universidad, en noviembre de este año, el Departamento de Costos y Presupuestos le informará al Ministerio de Educación los destinos que tendrán los recursos de EAFIT e informará asuntos como, por ejemplo, los valores de las matrículas. Este documento final se podrá consultar en la Portal Web Institucional para esas fechas.