• Para evitar retrasos en el proceso de registro contable de los documentos, los proveedores -y no las dependencias- deben entregar sus facturas en el Centro de Administración Documental (CAD) una vez tengan la orden de servicio.
• Estos documentos se recibirán solo hasta el primer día hábil del mes siguiente, en el horario de 8:00 a 12:00 m. y de 2:00 a 6:00 p.m. El no entregarlos de manera oportuna puede tener implicaciones tributarias y contables.
Facturas, cuentas de cobro y documentos equivalentes deben entregarse en el Departamento de Contabilidad -adscrito a la Dirección Administrativa y Financiera (Diaf)- máximo tres días después de recibidos en cada dependencia.
Así lo explica Yenny Alexandra Estrada Cuartas, auxiliar contable de dicho departamento, al anotar que lo ideal sería que ninguna dependencia demorara los documentos, porque eso tiene implicaciones tributarias y contables.
Lo que se pretende es que todos los servicios se tramiten directamente en el Ágora, el software que se diseñó para este fin.
Este se encuentra en la intranet Entrenos y a este tienen acceso todas las personas que desarrollan el proceso de compras en las dependencias. Este sistema le permite a las diferentes unidades institucionales, responsables de ordenar gasto, hacer las solicitudes de los productos o servicios que requieren, previa revisión de su presupuesto y entregar al proveedor elegido la respectiva orden de servicio que genera el sistema.
“La persona que hace el requerimiento a través de Ágora realiza, de una vez, el traslado desde el centro de costos. Cuando el servicio es entregado a satisfacción, el proveedor presenta en el Centro de Administración Documental (CAD) su factura, relacionando allí el número de orden de servicio que corresponde”, señala Sandra Elena Agudelo López, jefa del Departamento de Compras.
El CAD, a su vez, escanea la factura y la envía virtualmente para aprobación al ordenador de gasto. Luego de esta autorización, se inicia el proceso de programación de pago. Así, en palabras de la empleada administrativa, no habrá opción de que una factura se pierda o se traspapele.
Yenny hace énfasis en que es el proveedor quien, con la orden de servicio, debe entregar directamente su documento de cobro en el CAD y no en la dependencia a la que le prestó el servicio. “Esto evita que los documentos de cobro se queden guardados en las oficinas de las dependencias”, reitera.
Con esto, lo que hace la Universidad es velar porque los documentos de cobro no se pierdan, además de asegurar así los pagos oportunos a los distintos proveedores.
El CAD y Contabilidad
Estas dos unidades hacen parte de la Diaf, la que tiene como misión facilitar a los departamentos académicos y administrativos de la Institución el cumplimiento eficiente y efectivo de sus actividades de docencia, investigación y proyección a la comunidad, mediante el suministro de información confiable y oportuna, y de los recursos financieros y físicos requeridos.
Además del CAD y de Contabilidad, hacen parte de la Diaf los departamentos de Compras, de Tesorería y Cartera, de Costos y Presupuestos, el de Servicios Generales, Negocios Institucionales y el área de Contratos y Convenios.
El no entregar los documentos de manera oportuna también retrasa el proceso de registro contable de los documentos y, en caso de presentarse una revisión por parte de la Dian, la Universidad queda expuesta a una sanción económica por parte de dicha entidad.
Estos documentos se recibirán solo hasta el primer día hábil del mes siguiente en el horario de 8:00 a 12:00 m. y de 2:00 a 6:00 p.m.